Cum sa faci ca raportul anual sa lucreze mai mult in favoarea ta

Publicarea raportului anual nu este numai o obligatie statutara – poate fi una dintre cele mai importante oportunitati de marketing si comunicare pe care o vei […]

Publicarea raportului anual nu este numai o obligatie statutara – poate fi una dintre cele mai importante oportunitati de marketing si comunicare pe care o vei avea in fiecare an. Judecata performantei tale va fi facuta pe baza raportului anual. Foloseste-i puterea pentru a-ti trimite mesajul cu impact, pentru a fi tinut minte.

Mesajele

Companiile, departamentele guvernamentale, organizatiile de caritate si organizatiile non-guvernamentale trebuie sa publice informatii statutare despre performantele anuale. Felul in care prezinti aceste informatii si specificarea mesajelor cheie pot avea un impact dramatic asupra cititorului. Pentru obtinerea unui efect maximizant, principalele tale mesaje trebuie sa se lege de toate aspectele raportului anual – coperta, cele mai importante momente ale anului respectiv, designul paginii, tabelele si continutul editorial.

Structura
Majoritatea cititorilor nu vor incepe sa citeasca de la inceput si pana la sfarsit. Structura raportului anual poate conduce cititorul la lectura, prin tehnici cum ar fi:

• Un sumar al anului ‘dintr-o singura privire’.
• Un continut si o numerotare a paginii usor de folosit.
• Tabele care arata cele mai importante momente financiare si operationale.
• Titluri clare ale sectiunilor, pe fiecare pagina.
• ‘Raporturi speciale’ asupra unor subiecte cum ar fi performanta asupra anturajului sau politica oportunitatilor egale.
• O imagine financiara de ansamblu – un sumar concis pentru cei care nu vor studia contabilitatea in detaliu.
• Tabele mici si diagrame pe margini, ilustrand textul adiacent.
• Un glosar al termenilor tehnici.
• Nume si adrese de contact pentru mai multe informatii, incluzand adresa de Website, daca ai una.

Stilul
Cele mai bune rapoarte anuale sunt scrise in stilul unei reviste de afaceri de buna calitate. Majoritatea rapoartelor anuale nu ating acest stil si sunt adeseori plictisitoare si pline de jargon. Presedintii si directorii pot fi printre cei care scriu cel mai prost. Folosirea unui scriitor profesionist va ajuta sa iti faca raportul inteligibil. Parerea unei persoane din afara te poate asigura ca nu faci presupuneri despre cunostintele cititorilor in legatura cu sectorul tau.

Audientele
Ia in considerare cine iti va citi raportul anual. Este, de asemenea, o oportunitate de informare si convingere a unor parti cum ar fi:

– Potentiali fondatori.
– Membrii si donatori.
– Oficiali din Parlament si Guvern.
– Comunitati locale.
– Angajati.
– Furnizori.
– Moderatori.
– Grupuri de protectie a mediului si alte grupari lobby.

Intr-un an, aproape 25 la suta din cititori iti vor vedea raportul pentru prima data. Pentru beneficiul lor, merita sa incluzi informatii de baza despre activitatile si istoria ta.

Fotografii
Cel care rasfoieste in mod intamplator, poate afla multe din fotografii si imagini. Un fotograf talentat incredintat cu aceasta slujba de la inceputul anului, poate surprinde momentele cheie, intr-un mod care nu numai ca va comunica evenimentele anului, dar si personalitatea organizatiei. Sustinute de imagini proaspete, fotografiile sunt deseori cele care atrag cele mai multe priviri si cele mai informative elemente ale paginii.

Managementul productiei
Desi, in ultima instanta, responsabilitatea apartine secretarei companiei, in cele mai multe organizatii, departamentele de comunicare sau PR coordoneaza raportul anual. Cheia succesului este de a incepe devreme si a aplica o disciplina profesionista pentru managementul proiectului. Veti avea sigur nevoie de ajutorul unui designer profesionist. Pentru obtinerea unui raport care se deosebeste de celelalte, trebuie sa te hotarasti asupra mesajelor cheie si a temelor de la inceput si sa incredintezi un singur coordonator pentru a evalua copierea, designul, fotografierea, aprobarea si imprimarea.