Comunicarea – buturuga micuta care rastoarna compania mare.

Programe de instruire, evenimente de team building, regulamente si proceduri interne, toate acestea -si multe altele- vizeaza, printre obiective principale, imbunatatirea comunicarii in cadrul unei companiei. […]

Programe de instruire, evenimente de team building, regulamente si proceduri interne, toate acestea -si multe altele- vizeaza, printre obiective principale, imbunatatirea comunicarii in cadrul unei companiei. Si nici nu e de mirare, atata vreme cat nu sunt deloc putine situatiile in care, de exemplu, vestea angajarii unui nou manager de marketing, de pilda, ajunge la responsabilul de IT dupa 2 saptamani. Neplacut …

Cum s-a petrecut aceasta transformare in randul companiilor, ajungandu-se la o crestere atat de evidenta a importantei unei comunicari eficiente ?

• un prim factor, poate cel mai important, consta in modificarile inregistrate la nivelul raportului cerere-oferta de produse/servicii. Este un fapt bine cunoscut ca in ultimele decenii, oferta de produse/servicii s-a intensificat semnificativ, clientii avand la dispozitie o paleta mult mai larga de bunuri din care, prin comparatii, se ia decizia de cumparare. Din acest motiv, de multe ori, diferenta dintre o companie de succes si una “de pluton” nu o face calitatea produselor (sa nu uitam ca accesul firmelor la tehnologii perfomante s-a intensificat, fapt ce duce la o oarecare uniformizare a calitatii produselor), ci modul in care aceste firme inteleg sa trateze clientii. Astfel numai companiile ale caror angajati sunt in masura sa comunice eficient se vor bucura de clienti fideli;

• al doilea factor ar fi acela ca activitatile angajatilor unei companii ce-si desfasoara activitatea in mediul economic actual sunt din ce in ce mai complexe si, ce este cel mai important, sunt din ce in ce mai intercorelate. Astfel, rezultatele muncii unui angajat sunt, de cele mai multe ori, intrari (resurse) pentru un alt coleg. Cred ca vi s-a intamplat sa va gasiti in situatia de a nu va putea realiza o sarcina pentru simplul motiv ca un coleg nu v-a putut asiguras conditiile necesare (o informatie, suport tehnic etc.). In aceste conditii, atingerea obiectivelor nu se mai datoreaza doar eforturilor individuale ci, mai cu seama, bunei cooperari intre angajati cu grade diferite de experienta si pregatire profesionala. Este crucial, in aceste conditii, ca membrii ai unei comunitati (in cazul de fata – firma) sa comunice eficient pentru armonizarea/integrarea eforturilor lor individuale;

• cel de-al treilea factor este acela ca in mediul de afaceri din zilele noastre, o companie care nu “invata” nu are, practic, nici o sansa de dezvoltare pe termen mediu si lung. Se vorbeste despre infuzia de idei/Know-how datorata procesului de recrutare la nivel de echipa si e bine ca firmele au inteles ca e nevoie sa apeleze la toate mijloacele disponibile pentru dezvoltarea propriilor angajati: creearea, prin recrutarea din exteriorul firmei, de echipe eterogene (din punct de vedere al abilitatilor, experientelor si gradului de pregatire), instruire, intensificarea utilizarii mijloacelor de dezvoltare personala (delegarea, de pilda) etc. Insa aceste instrumente se dovedesc a fi de folos DOAR in conditiile existentei unui climat bazat pe o comunicare eficienta, care poate facilita transferul de cunostinte de la un angajat la altul, in cadrul unei companii. In lumina acestor corelatii, nu mai este atat de suprinzator faptul ca firmele cu cele mai mari bugete alocate imbunatatirii comunicarii sunt clasificate de catre teoreticieni drept “learning organizations”.

Ce implicatii are o comunicare defectuoasa la nivel de companie ?

• “Niciodata nu am informatiile care-mi trebuie …” – cred ca sunteti familiarizati cu aceasta expresie … Pe langa sentimentul de nesiguranta la nivel de post pe care acest fapt il genereaza, efectele economice nu sunt dintre cele pozitive. Iau aici in considerare , in special, scaderea calitatii deciziilor (care, din lipsa de informatii, trebuie adoptate in conditii de incertitudine) etc.;

• “Nu ma inteleg cu colegii, n-avem nimic sa ne spunem … nici nu stiu de ce vin la serviciu …” – am auzit de multe ori exprimarea acestei nemultumiri aparent fara logica atata vreme cat scopul pentru care vin la serviciu nu este sa stau de vorba cu colegii. Pe de alta parte, un climat favorabil de munca este un factor motivational deosebit de puternic. La urma urmei, nimanui nu-i poate face placere sa lucreze intr-un mediu tensionat. Prin urmare, putem concluziona ca deficientele in comunicare duc la scaderea gradului de motivare a angajatilor unei companii;

• “Imi trebuie raportul X. Oare de unde-l iau?” – daca veti avea curiozitatea sa analizati maniera in care va folositi timpul de lucru nu m-ar mira deloc sa aveti surpriza de a constata ca un procent semnificativ din timp il irositi cautand diverse informatii pe la colegi. Nervii irositi nu-i mai punem la socoteala …

• “Nu prea stiu sa duc la bun sfarsit cu aceasta sarcina, imi trebuie un curs” – s-ar putea sa aveti dreptate si, pentru indeplinirea, respectivei activitati (complexe), sa fie necesara un program de instruire. V-ati pus insa problema ca s-ar putea sa aveti un coleg care sa stie sa va indrume in rezolvarea sarcinii? E acel coleg dispus sa va “invete”? Nu veti afla raspunsul la aceste intrebari intr-o companie in care comunicarea este defectuoasa, astfel ca, probabil, veti alege un curs in loc sa apelati la “invatarea din interior” – mai ieftina pentru companie si cel putin la fel de eficienta.

Cum comunicam, totusi, eficient la nivel de organizatie ?

Unul dintre instrumentele la care putem apela este instruirea. In mod normal acesta este DOAR primul pas pentru obinerea unei comunicari eficiente la nivel de organizatie. Programele de training pe teme de comunicare au ca obiectiv sa ii faca pe angajatii unei companii sa stie cum sa comunice eficient. Dezavantajul rezida insa in faptul ca una este sa stii sa faci ceva si alta este sa vrei sa faci. Cu alte cuvinte, un angajat care stie sa comunice s-ar putea sa nu arda de dorinta de a o si face, din diverse considerente (mediul de lucru din companie, raporturile sociale defectuoase dintre angajati etc.).

Aici intervine, cel de-al doilea instrument la care puteti apela – programele de team building, ce au ca obiectiv tocmai cresterea gradului de incredere in abilitatile colegilor de lucru, fapt ce favorizeaza destinderea mediului de lucru si manifestarea comunicarii.

Ne-am asigurat, astfel, ca angajatii stiu sa comunice si ca vor sa o faca. Mai ramane sa vedem daca au cadrul necesar pentru o buna comunicare. Si pentru acest lucru putem apela la ultimul instrument – creearea de proceduri de comunicare, foarte importante, deoarece formalizeaza procesele de comunicare la nivel de organizatie.

Nu cred sa existe companie care sa nu-si doreasca creearea unui mediu care sa favorizeze o comunicare eficienta. Multe dintre aceste companii investesc bugete importante in acest sens. Insa utilizarea disparata a cate unuia dintre instrumentele descrise deja, nu asigura atingerea acestui deziderat. Numai un program coerent, care sa faca apel la toate instrumentele descrise, poate duce la o comunicare eficienta la nivel de organizatie. Altminteri, putem avea supriza sa fi contribuit la stabilizarea unui climat de haos comunicational, ori, si mai grav a unuia ce favorizeaza barfa si “bisericutele” …

Adrian Ciocodan
General Manager
Smartbox – Active Learning Experiences

sursa: www.smartbox.ro