Definitie

De cate ori ti s-a intamplat sa auzi sau chiar sa fii implicat intr-un proiect care a esuat ingrozitor ? Poate nu a fost un proiect […]

De cate ori ti s-a intamplat sa auzi sau chiar sa fii implicat intr-un proiect care a esuat ingrozitor ? Poate nu a fost un proiect suficient de reusit. Dar te-ai straduit vreodata sa gasesti cauzele care au determinat esecul ?

Daca da, atunci cu siguranta ai considerat ca solutia ar fi fost sa fi acorzat o mai mare importanta planificarilor. Majoritatea proiectelor au un termen final, care se pare ca devine din ce in ce mai scurt.

Stabilirea unui termen final apropiat creeaza presiuni asupra Managerului de Proiect, iar inceperea proiectului va avea loc cat mai repede. Totusi, inainte ca proiectul sa fie inceput, trebuie sa se stabileasca planurile de lucru care ajuta la intelegerea corecta a atributiilor. Timpul alocat planificarilor nu poate fi considerat inutil sau pierdut. Este o perioada de timp in care Managerului de Proiect se asigura ca echipa si clientii au inteles rostul proiectului, costurile, data finalizarii, felul in care va fi efectuata activitatea si de catre cine.

Beneficiile planificarilor vor putea fi remarcate si constatate abia la finalizarea unui proiect dificil. Totusi, e bine ca si beneficiile sa fie cunoscute dinainte. La un nivel inalt, beneficiile pot fi:

 Intelegerea si acceptarea obiectivelor, finalizarii, scopului, riscurilor, costurilor si a modului de abordare a proiectului. (Conform Definitiei Proiectului)

 Determinarea validitatii cazului afacerii originale. De exemplu, un proiect care necesita 10 mii de ore de activitatea poate fi considerat adecvat, pe cand planificarea lui pentru 20 mii de ore va deveni nepotrivita.

 Asigura-te ca resursele de care vei avea nevoie vor fi disponibile la momentul potrivit.

 Stabilirea unui standard inalt, in functie de care sa fie stabilit progresul.

 Stabilirea din timp impreuna cu clientul a proceselor folosite in executarea proiectului.

Conform celor afirmate pana acum, reiese ca pentru proiectele mici e nevoie de mai putin timp alocat planificarilor, iar proiectele mari necesita un ciclu de planificari mai indelungat. Pentru a putea planifica proiectul, trebuie analizate detaliie care necesita intelegere si documentare. Timpul alocat definirii muncii depinde de timpul necesar identificarii informatiilor si de timpul necesar pentru obtinerea acordului clientului cu privire la scop, termen final si costuri. Exact acesta este motivul pentru care acest tip de activitatea se efectueaza cu mult inaintea inceperii proiectului. Gandeste-te cate probleme ar putea aparea in momentul in care nu a-i putea ajunge la o intelegere cu clientul in legatura cu scopul si costurile proiectului, in cazul in care acesta ar fi deja inceput.

Exista numerosi factori care trebuie stabiliti inainte de inceperea proiectului. In cazul proiectelor mici, multe dintre aceste conditii apar implicit sau informal. Totusi, cu cat este mai mare proiectul, cu atat devine mai important ca criteriile sa fie stabilite formal si explicit.

 Acceptarea planului – In mod normal, se presupune ca acceptarea implicita are loc la inceput. Totusi, daca proiectul nu a avut un plan de afaceri stabilit si daca acesta nu a trecut printr-un proces de prioritizare, inseamna ca acceptarea explicita trebuie sa fie identificata pentru a incepe planificarea proiectului.

 Definirea proiectului – Detaliile despre acest proces apar in Definitia proiectului, unde sunt specificate obiectivele, scopurile, ipotezele, furnizarea, bugetul si multe altele. (In cazul proiectelor mici sau mijlocii, acestea ar putea fi gasite in Definitia abreviata a proiectului sau Cererea de servicii).

 Aceeptarea afacerii pentru a incepe proiectul – Declara prin semnatura, se specifica in Definitia proiectului. Sponsorul trebuie sa semneze actele in care se specifica ca e de acord.

 Planul de activitatea pentru proiect – Planul trebuie pregatit si folosit pentru a asigura administrarea eficienta a efortului. Trebuie sa includa puncte de control pentru ca proiectul sa poata fi evaluat si pentru a afla daca tehnica abordata e cea mai eficienta.

 Procedurile managementului proiectului – Trebuie sa se refere la modul in care vor fi abordate problemele, comunicarea, riscurile, calitatea, scopul. Se utilizeaza mai mult la proiectele mari si devin din ce in ce mai putin importante, pe masura ce proiectele scad in marime.

 Echipa – Pentru a putea duce la bun sfarsit proiectul, vei avea nevoie de o echipa potrivita. Se intampla ca unele proiecte valide, aprobate sa fie amanate din cauza indisponibilitatii unor membri competenti.