Revizuirea planului de lucru si ajustarea procedurilor

1. Planul de lucru trebuie revizuit o data la doua saptamani. 2. (Optional) Daca proiectul se incadreaza in gradul de efort in ore si costuri estimate, […]

1. Planul de lucru trebuie revizuit o data la doua saptamani.

2. (Optional) Daca proiectul se incadreaza in gradul de efort in ore si costuri estimate, inseamna ca planul de lucru trebuie ajustat conform acestor informatii.

3. Identifica activitatile care au fost finalizate in perioada anterioara si ajusteaza planul de lucru. Efortul calculat in ore de lucru si stadiul proiectului sunt informatii care ar putea fi culese de catre membrii echipei prin Rapoartele stadiului de lucru si sedintele organizate pe aceasta tema.

4. Afla daca exista si alte activitati care ar trebui finalizate, dar care au ramas in asteptare. Aceste informatii pot fi culese prin intocmirea unor rapoarte adecvate. Va trebui sa colaborezi cu angajatii a caror responsabilitate este sa supravegheze buna desfasurare a proiectului. Afla de cat efort suplimentar si de ce perioada de timp este nevoie pentru a finaliza activitatea si pentru a ajusta planul.

5. Dupa ce planul de lucru a fost ajustat conform realitatii curente, afla daca proiectul va putea fi finalizat in timpul, eforturile si costurile propuse.

6. Incepe rapoarte suplimentare cu ajutorul optiunii de administrare a proiectului si analizeaza progresul muncii.

7. Analizeaza bugetul. (Din cauza felului in care este intocmit raportul financiar, va trebui sa administrezi bugetul o data pe luna, chiar daca ajustarea planului de lucru se face saptamanal.) Daca exista diferente, identifica cauza si afla daca e nevoie de corectari. Cauta sa identifici si alte tipuri de semnale care ar putea perturba realizarea proiectului. Iata cateva exemle:

 Activitati care tind sa depaseasca bugetul sau sa iasa din programul stabilit mai devreme in proiect.
 Chiar si cea mai mica diferenta se poate transforma intr-o problema serioasa.
 Descoperi ca activitatile pe care le-ai considerat finalizate mai necesita activitatea.
 Trebuie sa te bazezi pe timpul suplimentar neprogramat care nu a fost prevazut in termenul limita.
 Moralul si increderea echipei incepe sa cedeze.
 Calitatea serviciilor incepe sa se deterioreze.
 Etapele de controlare a calitatii, activitatile de testare si administrarea proiectului ajung sa se desfasoare in afara programului stabilit.

8. Daca incep sa apara astfel de situatii, inseamna ca a crescut si gradul de risc. Creeaza un plan de administrare a riscurilor pentru a te asigura ca activitatile proiectului se incadreaza in programul stabilit la inceput.

9. Evalueaza partile critice ale proiectului. Daca data de finalizare a proiectului a fost depasita, inseamna ca a existat cel putin o activitate care a depasit durata stabilita.

10. Ajusteaza planul de activitatea astfel incat sa reflecte exact realitatea activitatilor ce trebuie finalizate in continuare. Prima prioritate ar trebui sa fie finalizarea proiectului in estimarile de efort, durata si costuri realizate la inceput.

11. Daca nici o coordonata estimata la inceput nu poate fi realizata conform planului, inseamna ca trebui efectuate noi estimari, care trebuie apoi comunicate echipei de management si clientilor. E important pentru clienti sa afle de aceste detalii deoarece, de exemplu, ar putea decide sa reduca din cerintele comunicate la inceput, astfel incat proiectul sa fie finalizat la timp.

12. In fiecare luna trebuie sa ajustezi informatiile referitoare la sarcinile viitoare si informatiile aditionale. Activitatile pot fi explicate mai eficient, cu mentionarea detaliilor noi si relevante in planul de activitatea.