Defineste activitatea in procesele mijlocii

E foarte greu sa realizezi cu succes un proiect mijlociu fara o definitie formala si documentata a proiectului. Totusi, cel mai corect este sa identifici informatiile […]

E foarte greu sa realizezi cu succes un proiect mijlociu fara o definitie formala si documentata a proiectului. Totusi, cel mai corect este sa identifici informatiile necesare.

1. Descopera toate informatiile adecvate acestui proiect. Adica anumite email-uri, memorii ale unor proiecte anterioare. In majoritatea cazurilor, clientul realizeaza o analiza precisa a costurilor / beneficiilor sau a valorii propunerii chiar inainte ca proiectul sa fie demarat. Toate aceste informatii ar trebui colectate si utilizate ca punct de pornire necesar pentru intelegerea sarcinilor.

2. Colaboreaza cu managerul si sponsorul pentru a intelege in ce consta procesul de aprobare. De exemplu, va trebui sa aflii daca sponsorul vrea sa aprobe definitia inaintea altor persoane imputernicite sau poate sponsorul doreste sa fie el cel care are ultimul cuvant. Afla cine este cel care trebuie sa aprobe documentul si cine trebuie sa primeasca doar rezultatul final.

3. Stabileste o intalnire cu persoana imputernicita sa ia o decizie (manageri, clienti) si incearca sa intelegi parerea pe care si-au format-o ei cu privire la cerinte. Trebuie sa fii in tema cu informatiile cerute in Definitia abreviata a proiectului, astfel incat sa intelegi cat mai mult si cat mai bine.

4. Creeaza-ti propria schita a Definitiei abreviate a proiectului. Continutul trebuie sa se refere la beneficiile cititorilor, nu la beneficiile Managerului de Proiect.

5. Trebuie realizata o schita a Planului de realizare a proiecutului, conform informatiilor detinute la acea ora. Informatiile din planul de lucru trebuie folosite pentru introducerea Definitiei abreviate a proiectului. Informatii preluate din Definitia abreviata a proiectului trebuie folosite pentru constituirea planului de lucru.

6. Procura actele necesare pentru Procedee de administrare a proiectului. E mai usor sa te ocupi de modificarea scopului unei cereri tinand cont de procedurile de aprobare decat sa inventezi acele proceduri si sa si modifici scopul in acelasi timp.

7. Distribuie Definitia abreviata a proiectului si Procedee de administrare a proiectului sub forma de schita pentru a putea analiza feedback-ul si parerea majoritatii. Primele schite ar trebui trimise unui grup mai mic de membri interesati. Planul de lucru al proiectului nu e necesar sa fie distribuit, decat daca se specifica clar acest detaliu.

8. Reinnoieste documentele bazate pe feedback-ul acumulat.

9. Optional: Distribuie documentele revizuite unui grup mai mare de membri interesati pentru a primi inca un set de remarci. Apoi reinnoieste documentele bazate pe acest feedback.

10. Incepe procesul de aprobare, dupa metodele stabilite. Citeste fagmentul referitor la tehnici pentru a afla noi informatii despre cum trebuie distribuite documentele.

11. Dupa incheierea procesului de aprobare, distribuie copii ale Definitiei abreviate a proiectului si Procedee de administrare a proiectului tuturor persoanelor imputernicite.

12. Proiectul poate fi inceput oficial.