Cum dezvolti un management modern si eficient ?

Articol scris de Marian Rujoiu, Manager Trainer Extreme Training The way to excellence www.traininguri.ro www.marian-rujoiu.ro Tehnicile de management se actualizează permanent. Fiecare companie este în căutare […]

Articol scris de Marian Rujoiu,
Manager Trainer Extreme Training
The way to excellence
www.traininguri.ro
www.marian-rujoiu.ro

Tehnicile de management se actualizează permanent. Fiecare companie este în căutare de instrumente care nu trebuie doar să fie moderne ci si să răspundă nevoilor actuale. Atunci când te hotărăsti să implementezi o idee în companie, fie că esti manager sau sef de echipă, vrei rezultate, vrei mărirea eficientei.

Am întâlnit companii care s-au plâns că au încercat fel si fel de softuri pentru cresterea eficientei sau pentru îmbunătătirea comunicării. Principalul impediment constatat este că se alege o solutie astăzi, însă mâine ea nu mai corespunde cerintelor. Disney, o companie renumită pentru inovatie a găsit rapid o solutie. Aceasta nu a fost un soft performant si nici super indicatori de măsurare sau formule complicate. Solutia este mai aproape decât credem si aceasta se numeste blog intern al companiei.

Da, ati înteles bine, prin crearea unui blog intern poti creste eficienta unei companii si poti îmbunătătii comunicarea între membrii echipei.

S-a constatat că folosirea unor softuri comportă trei dezavantaje majore:

1. nevoile companiei sunt în schimbare permanentă (lipsă de dinamică)
2. sunt plictisitoare, nu permit discutie sau un flux al ideilor
3. stopează creativitatea si nu fructifică potentialul fiecărui membru al echipei

La fel, folosirea emailului pentru cresterea performantei comportă o serie de dezavantaje cum ar fi:

– este greu de găsit exact emailul care te interesează
– firul discutiei în cadrul unei echipe este greu de urmărit
– sunt greu de găsit unele tipizate sau documente (ultima variantă)
– feedbackul este primit (în cel mai bun caz) doar de cel care a trimis emailul
– emailul nu este un istrument care asigură memoria organizatiei (cand angajatul pleacă, este înlocuit sau este în concediu), cu greu poate continua cineva munca
– se primesc multe emailuri nedorite astfel că, sortarea si separarea lor de cele importante ale companiei devine groaie

Lista dezavantajelor poate continua atât în cazul emailurilor cât si în cazul softurilor. Atentie, vreau să precizez că atât emailul cât si softurile îti pot asigura anumite avantaje, astfel că ele trebuie păstrate. Blogul intern răspune avantajelor astfel că emailurile vor fi doar reduse si nicidecum eliminate.

Un blog intern, protejat cu parolă va fi accesat doar de angajati si de manager. În acest fel oricine va putea fi la curent cu orice idee din companie si poate avea acces instant la orice resursă sau document postat. Folosirea unui blog intern duce la o îmbunătătire a managementului pe două paliere (comunicare si administrare).

La nivel de comunicare, blogul intern poate fi folosit în următoarele moduri:

– managerul pune în discutie o idee, primeste feedback, care poate fi văzut de toti ceilalti. Întotdeauna de la o idee, îti vine alta si asa mai departe, astfel încât feedbackul devine mult mai consistent
– prin postarea unei informatii, toti angajatii sunt informati în timp record, iar atunci când este vorba de o problemă cineva poate veni cu o solutie rapid si are ocazia să primească feedback la fel de rapid
– printr-un blog intern se asigură paternitatea ideilor. Dispare astfel discutia atât de întâlnită privind paternitatea unei idei
– prin intermediul blogului intern pot fi puse la dispozitia angajatilor fie de către angajator, fie de către angajati, diferite informatii de ordin personal (discounturi, oferte speciale, locuri în care au mers, etc)
– blogul intern oferă fiecărui angajat ocazia de a-si expune o idee (nu toti angajatii cu idei bune vor lua cuvântul în sedinte si-si vor spune părerea). Ideea poate fi astfel scrisă, analizată si văzută de toti, începând de la manager până la colegul de birou
– un blog intern poate asigura o dinamică a echipelor, o consolidare a acestora si o valorificare mai mare a potentialului fiecărui individ, crescând în acest fel apartenenta lor la valorile companiei.

La nivel administrativ blogul intern oferă instrumente prin care poate fi îmbunătătit managementul:

– organizarea fisierelor si indexarea lor rapidă
– oricine, în orice moment (în functie de eventualele restrictii necesare) va avea acces la documentul potrivit
– găsirea rapidă a unor solutii
– semnalarea unor probleme foarte rapid
– ideile pot fi îmbunătătite si discutate, de la egal la egal
– orice angajat nou, poate avea acces la memoria organizatiei
– se pot aduce oricând informări privind stadiul sau progresul într-un anumit moment (într-un soft veti pune doar o cifră corespondentă si nu este suficient)
– regulamente interne, tipizate, etc, toate pot fi arhivate si accesate rapid
– dispare problema ”ultimei variante” a unui document
– se pot trasa sarcini foarte rapid si se poate oferi feedback

Listele pot continua, blogul intern fiind un instrument performant. Blogul asa cum este el gândit este flexibil, în orce moment îi poti adăuga diferite optiuni sau un nou design. El poate răspunde oricărei provocări, tocmai pentru că nu este standardizat. Flexibilitatea este cuvântul cheie care defineste blogul intern. Vă recomand Jeremy Wright – Blog marketing pentru a afla mai multe despre puterea blogului intern si a blogului corporate.

S-ar putea obiecta că în acest fel angajatii pot oferi oricui din afară acces la acest blog prin transmiterea unui user si a unei parole. Si aici departamentul IT poate avea solutii, însă această problemă oricum există în cazul emailului sau prin folosirea unui stick. Blogul intern nu este o solutie pentru cresterea sigurantei datelor ci pentru inovatie, performantă si comunicare.

Blogul intern reprezintă un plus, un instrument la care poate apela orice companie indiferent de numărul angajatilor. În concluzie, repet câteva motive pricipale pentru care ai putea apela la această solutie:

1. este rapidă
2. presupune costuri foarte reduse
3. oferă flexibilitate maximă
4. motivează non-financiar angajatii
5. creste performanta
6. consolidează echipele
7. eficientizează din punct de vedere adminsitrativ
8. valorifică potentialul fiecărui membru al echipei
9. asigură o comunicare autentică între angajati –angajtori si între angajati-angajati
10. poate fi accesat de angajati din orice loc unde există internet si poate fi actualizat permanent.

Îti doresc mult success în implementarea acestei solutii! Poti oricând să-mi oferi feedbackul printr-un comentariu sau printr-un email la adresa rujoiu@traininguri.ro. De asemenea, putem oricând să dezvoltăm un dialog plăcut pe blogul meu personal www.marian-rujoiu.ro

Aminteste-ti că în general ai doar două variante: te adaptezi sau dispari, până la urmă este o alegere pe care trebuie să o faci! Lipsa alegerii, reprezintă de fapt tot o alegere!
Iti doresc forta si vointa de a reusi!

Articol scris de Marian Rujoiu,
Manager Trainer Extreme Training
The way to excellence
www.traininguri.ro
www.marian-rujoiu.ro