Abilitati pentru sedinte.

Ai participat vreodata la o sedinta care s-a dovedit a fi o pierdere de timp? Nu parea sa se fi stabilit nimic; agenda de lucru era […]

Ai participat vreodata la o sedinta care s-a dovedit a fi o pierdere de timp? Nu parea sa se fi stabilit nimic; agenda de lucru era neclara; oamenii intarziau sau nici macar nu veneau.

Din nefericire acest lucru s-a intamplat multora dintre noi, dar nu inseamna ca tebuie sa fie in continuare asa. Exista si sedinte eficiente.

DE CE SA ORGANIZEZI O SEDINTA? Sedintele sunt un forum important pentru mentinerea canalelor de comunicare deschise. Ne ofera de multe ori cel mai eficace mijloc de impartasire a ideilor si informatiilor. Este important ca o echipa sau un angajat sa aiba o imagine clara cu privire la proiectele ce vor porni in curand si progresele privind lucrarile realizate pana atunci, si de multe ori aceste lucruri se realizeaza cel mai bine prin intermediul sedintelor de personal (sau alte tipuri).

CHIAR AVEM NEVOIE DE SEDINTE? In ciuda utilitatii sedintelor, exista si momente cand sedintele nu sunt cele mai bune optiuni. Poate in astfel de situatii s-ar potrivii mai bine un telefon, sau un mesaj pe e-mail, sau poate ca este nevoie doar de o scurta discutie cu cineva. Evalueaza motivele convocarii sedintei, si ia o decizie in cunostinta de cauza privind solutia cea mai potrivita pentru situatia respectiva.

AM CHEMAT PERSOANELE POTRIVITE? Dupa ce ai hotarat daca o sedinta este sau nu cea mai buna varianta pentru a impartasi informatii sau idei, este important sa te gandesti pe cine sa chemi la sedinta. Cine poseda informatii sau cunostinte relevante? Cine va fi implicat intr-un proces de luare a deciziilor? Cine va fi afectat in mod semnificativ prin deciziile luate? Cine ar putea sa ofere perspective sau idei de valoare?

A avea raspunsuri clare la aceste intrebari reprezinta un bun inceput pentru a obtine sedinte eficace si productive.

INCURAJEAZA PARTICIPAREA

Nu toata lumea se simte in largul ei cand participa la o sedinta. S-ar putea sa fie nesiguri fata de rolul lor sau fata de valoarea sugestiilor lor. Exista totusi cateva modalitati simple de a asigura participarea tuturor:

– Acorda incredere perticipantilor. Oamenii nu se vor simti in largul lor cand vine vorba sa-si expuna ideile daca simt ca li se va face morala sau vor fi luati peste picior. Creeaza o atmosfera in care fiecare sa se simta in siguranta atunci cand contribuie la discutie.
– Creeaza un spatiu in care “sa nu existe reprosuri.” Ai grija sa cauti modalitati de imbunatatire a unui proces mai degraba decat modalitati de invinuire a unei anumite persoane sau departament. Trebuie sa te concentrezi asupra lucrurilor pozitive si nu asupra celor negative.
– Comporta-te ca un “paznic.” Incurajeaza participarea egala dand ocazia unor luari de cuvant si cerand sugestii.
– Asculta. Asculta cu adevarat. Asculta cu atentie mesajul si sentimentele din spatele lui. Exploreaza ideile mai degraba decat sa le pui la indoiala sau sa le aperi.
– Limiteaza divagatiile. Opreste discutiile irelevante si exemplele sau istorisirile lungi si de prisos.
– Incheie discutia cu niste concluzii. Ai grija ca toti participantii sa ramana cu aceleasi idei despre cele discutate, intervenind pentru a inchide sedinta si a lua niste hotarari necesare.
– Testeaza consensul. Rezuma punctul de vedere al grupului si afirma deciziile luate. Intreba-i apoi pe fiecare in ce masura sunt de acord cu rezumatul.

“Un comitet este un grup care se ocupa de lucrurile marunte fara sa rezolve problemele importante.” Milton Berle

Trist, dar nu intotdeauna adevarat. Vestea cea buna este ca nu trebuie sa se-ntample neaparat asa!

VERIFICARE

Pentru a te asigura ca vei obtine cat mai mult de la sedinta ta, incearca sa te intrebi urmatoarele in timp ce te pregatesti pentru sedinta:

1. Va fi aceasta sedinta folositoare in situatia de fata?
2. Vor participa persoanele potrivite?
3. Exista o agenda de lucru care a fost pregatita si distribuita din timp?
4. Ai la dispozitie toate materialele necesare (ex., fapte sau cifre colectate in etapa de pregatire, laolalta cu indicatoare, flip-chart-uri, casete, etc.)?
5. Au fost toti participantii informati cu privire la ora si locul unde va avea loc sedinta?
6. Au indeplinit participantii vreo sarcina necesara pentru sedinta?

“Putem sta aici toata ziua pana cand persoana care a ascuns agenda de lucru o sa recunoasca.”

MATERIALELE VIZUALE POT FI DE AJUTOR

Flipchart-uri. Tabele. Grafice si chart-uri. Retroproiectoare si casete video. Indicatoare colorate. Acestea sunt numai o parte din materialele vizuale pe care le poti utiliza in cursul unei sedinte.

Prezentarea informatiei cu ajutorul materialelor vizuale este de folos pentru cateva motive. In primul rand, este adevarat, o imagine face cat o mie de cuvinte. Utilizarea graficelor ajuta la fixarea conceptelor si a ideilor cheie. In al doilea rand, graficele de orice tip, ajuta la indepartarea monotoniei pe care o implica prezentarea pur verbala a informatiilor. In plus, o mare parte din oameni invata mult mai bine si gandesc mult mai creativ atunci cand lucreaza cu materiale vizuale.

Este o idee buna sa combini cateva moduri diferite de prezentare a informatiilor.

PLAN DE ACTIUNE

Iata cateva sugestii care pot ajuta la o mai buna functionare a sedintelor.

1. Respecta agenda de lucru.
2. Aplica rolurile de lider, persoana care scrie, si persoana care tine evidenta timpului.
3. Incepe si termina sedinta la timp.
4. Stabileste regulile de baza.
5. Incurajeaza participarea completa.
6. Utilizeaza materiale vizuale.
7. Rezuma cele discutate si testeaza consensul.
8. Compune o agenda de lucru pentru sedintaa urmatoare inainte de incheierea sedintei.
9. Cere sugestii pentru a face sedintele urmatoare mai eficace.