Aprobarea proiectului

Exista mai multe modalitati de a obtine aprobarea formala a unui proiect. La fel ca si in cazul altor activitati, cheia reusitei consta in planificare. In […]

Exista mai multe modalitati de a obtine aprobarea formala a unui proiect. La fel ca si in cazul altor activitati, cheia reusitei consta in planificare. In cazul proiectelor mici, e suficienta semnatura clientului principal sau a sponsorului proiectului. In cazul proiectelor mari, trebuie ceruta permisiunea managerului si a sponsorului care trebuie sa aiba aprobarea explicita a Definitiei Proiectului – ce trebuie sa se bazeze pe aprobarea implicita. In general, va recomand sa folositi urmatoarele moduri de abordare pentru a incepe.

– Sponsorul de Proiect si alte persoane cu drept de decizie – primirea unei aprobari explicite. Aceasta poate consta intr-o semnatura formala pe una dintre copiile Definitiei proiectului. Ar putea consta, de asemenea, intr-un mesaj electronic in care sa se specifice aprobarea. In MS Exchange sau Lotus ar putea exista si alte tipuri de aprobari. Ideea este ca aceasta sa fie explicita si ca tu sa pastrezi o copie a acesteia, drept dovada.

– Alte persoane cu drept de decizie – obtinerea unei aprobari implicite. Trimite-le o copie dupa Definitia proiectului. Anunta-i ca doresti sa-i informezi si sa le iei in considerare reactia, chiar daca sunt de acord cu proiectul sau daca au nelamuriri. Trimite-le o adresa pentru a-ti raspunde si spune-le ca, daca se va intampla sa nu primesti nici un raspuns, il vei considera drept aprobare. Daca te contacteaza in legatura cu unele nelamuriri, fa-le legatura cu Sponsorul de Proiect pentru a le rezolva impreuna.

– Alte persoane interesate – trimite-le o copie a Definitiei proiectului. Anunta-i ca este doar pentru a-i informa si ca esti dispus sa discuti cu ei despre continutul acesteia, pentru a-i ajuta sa inteleaga. Totusi, trebuie sa stie ca nu au drept de decizie.

E posibil ca unii clienti sa nu fie suficient de bine informati.

Se intampla ca Managerul de Proiect sa considere ca unii clienti trebuie sa inteleaga cat mai bine toate aspectele proiectului inainte de a-l demara. Ar trebui sa stie toate cerintele. Totusi, e un lucru care se intampla mult prea rar. Clientii, mai ales in cazul proiectelor mari, isi formeaza dinainte o idee asupra rezultatului final. Managerul de Proiect s-ar putea simti nevoit sa estimeze eforturile si durata. Dar cea mai buna si eficienta solutie este impartirea proiectului in altele mai mici. Chiar daca nu poate fi definit cu precizie rezultatul final, vor exista suficient de multe sarcini care sa poata fi definite si care, la randul lor, vor duce la rezultatul final. Defineste proiectul doar prin informatiile pe care le detii deja. De exemplu, intr-un proiect de dezvoltare IT, asta ar putea insemna ca proiectul este definit pentru a acoperi doar cerintele legate de afaceri. Odata finalizat, poate fi intocmit un alt proiect care sa se refere la restul ciclului vietii. Daca si atunci raman prea multe necunoscute, defineste un al doilea proiect care sa acopere schitarea rezultatului. Apoi, un al treilea proiect poate fi propus pentru a incheia activitatea.