Cei 4 magici care asigura succesul unui proiect

Având o experienţă de 3 ani într-un ONG nu aş vrea să fac din acest articol unul cu caracter teoretic … aşa că mă voi adresa […]

Având o experienţă de 3 ani într-un ONG nu aş vrea să fac din acest articol unul cu caracter teoretic … aşa că mă voi adresa acelora dintre voi care împărtăşiţi experienţe similare cu ale mele – adică acelor coordonatori din ONG-urile de tineret. În majoritatea cărţilor care tratează domeniul managementului de proiect veţi găsi funcţii ale managementului sau etape ale unui proiect, în acest articol veţi găsi 4 cuvinte cheie care dacă le veţi înţelege atunci veţi găsi calea spre reuşita oricărui proiect. Aceste cuvinte au puterea unei baghete magice de aceea îmi place să le numesc cei 4 magici. La fel ca orice magie ele funcţionează doar dacă vei avea credinţă în ele.

MAGICIANUL numărul 1: INIŢIATIVĂ

De unde porneşte orice proiect? Din dorinţa noastră de a face ceva … însă nu orice. Acel ceva pe care vrem să-l facem trebuie să aducă o schimbare în bine. În fiecare zi avem şansa de a face o schimbare în mediul în care trăim. Primul pas în a realiza un proiect este de a identifica probleme şi problemele nu sunt nimic altceva decât gropi … gropi care stau în calea ta şi a benenificiarilor tăi. Vreau să te gândeşti la conceptul de groapă ca fiind o lacună în viaţa grupului tău ţintă. Acea groapă este o problemă dacă separă grupul tău ţintă de beneficiile la care el vrea să aibă acces. Pentru a identifica probleme trebuie să-ţi răspunzi la câteva întrebări:

De multe ori am întâlnit manageri de proiecte care spuneau Vreau să fac o conferinţă … o şcoală de vara. Când un proiect nu începe de la o problemă -cum ştiu că ai văzut şi tu întâmplându-se- se poate întâmpla să le oferi beneficiarilor ceva de care ei nu au nevoie, ceva de care mai bine s-ar lipsi. În acest caz, nu numai că nu îţi vei atinge obiectivele dar vei consuma şi resurse care puteau să fie investite într-un proiect care să acopere o nevoie reală a beneficiarilor tăi. Aşa că ce rost are? Începe proiectul de la o problemă.

MAGICIANUL numărul 2: PLANUL

Dacă iniţiativa are rolul de a pune corpul în mişcare de a te stimula să intervii în vederea rezolvării problemei, atunci planul are rolul de a te direcţiona, de a şti ce vrei să faci şi ce vrei să obţii. O definiţie a managementului de proiect care mie mi-a plăcut foarte mult spunea că „a conduce un proiect înseamnă a-ţi lua responsabilitatea pentru succes”. Şi o iniţiativă fără un plan nu are şanse mari de succes. Specialiştii au o regulă constată în urma cercetărilor lor şi care se numeşte 1:10:100. Regula spune că timpul petrecut pentru a rezolva probleme în etapa de implementare a proiectului este de 10 ori mai mare, decât dacă aceasta ar fi fost prevăzută în etapa de planificare şi de 100 de ori mai mare este efortul de a o rezolva în cazul în care nu există un proiect scris deloc.

Defapt un plan surprinde o serie de reguli referitoare la organizare, la succesiunea activităţilor în timp, la gestiunea eficientă a resurselor şi ele înlocuiesc un proces decizional. În cadrul unui proiect vei avea de luat multe decizii aşa că este extrem de important să stabileşti de la început nişte reguli. Dacă nu ai acel plan, vei avea de luat multe decizii în acelaşi timp ceea ce poate fi foarte frustrant. Un plan de acţiune trebuie să îţi ofere răspunsul la întrebarea „CE avem de făcut?”.

Acest plan cuprinde un scop, obiective, activităţi, rezultate, resurse şi buget. Pentru a-ţi realiza un plan de acţiune trebuie să răspunzi la 5 întrebări:

1. Cum arată situaţia indezirabilă?
2. Cum ar arăta această situaţie după intervenţia voastră?
3. Care sunt activităţile prin care veţi realiza această schimbare?
4. Care sunt resursele de care aveţi nevoie pentru a realiza acele activităţi?
5. Care este bugetul de care aveţi nevoie pentru a obţine acele resurse?

MAGICIANUL numărul 3: METODA

Cea de-a treia baghetă magică este metoda. Când am fost în situaţia de a scrie prima cerere de finanţare pe lângă activităţi trebuia să precizez şi metodele folosite. Eram în ceaţă şi nu ştiam să fac diferenţa. Mi-am chinuit şi trainerii cu astfel de întrebări. Explicaţia am găsit-o tot singur. O activitate îţi spune ce ai de făcut în timp ce metoda îţi spune cum vei desfăşura activitatea. Un exemplu ar fi dat de activitatea de mediatizare. Metodele folosite ar putea fi afişe, e-mail, fluturaşe, etc. E important să ştii ce metode vei folosi pentru a-ţi îndeplini activităţile din cadrul proiectului. Iată câteva întrebări pe care trebuie să ţi le pui înainte de a începe implementarea proiectului:

1. Cum vei menţine contactul cu membri echipei de proiect?
2. Cum vei delega responsabilităţile în cadrul echipei?
3. Cum vei aborda prospecţii pentru a obţine sponsorizări?
4. Cum vei face mediatizarea?
5. Cum vei monitoriza stadiul de implementare al proiectului?

Majoritatea activităţilor nu se îndeplinesc în conformitate cu termenul limită fiindcă se organizează şedinţe în care ar trebui să se desfăşoare activităţi ale proiectului dar fără ca liderul să îşi pună întrebarea „cum?”. În acest caz, îndeplinirea activităţii depinde de inspiraţia de moment sau informaţiile pe care le au membrii echipei de proiect. Cred că multe ONG-uri duc lipsă de know-how şi capacitate instituţională, adică ne lipsesc proceduri. Cel mai indicat sfat pe care ţi-l pot oferi în acest caz este că: „Pentru a găsi metode trebuie să citeşti, participi la training-uri, workshop-uri şi să citeşti citeşti, citeşti …”.

MAGICIANUL numărul 4: ECHIPA

Nu există nicio magie mai mare în Univers decât lucrul în echipă. Majoritatea cercetătorilor din domeniul organizaţional au realizat că în loc să ai mai mulţi oameni care lucrează individual, e mult mai productiv să formezi echipe. Fiindcă lucrul în echipă e plin de magie şi nu e matematică, o axiomă în Managementul Resurselor Umane spune că 1+1 face mai mult decât 2 ci mai precis 11. Când mai mulţi oameni ajung să lucreze în comun performanţa echipei poate fi cel puţin de 5 ori mai mare decât dacă ai însuma munca unor oameni care lucrează individual. Cercetătorii au realizat importanţa unei echipe, încât au început să sugereze faptul că un om nu e niciodată responsabil de un eşec ci întotdeauna este echipa din care face parte şi e recomandat să recompensăm echipe, să sancţionăm echipe, să dăm afară echipe.

Din experienţa mea ca şi coordonator de echipe pot spune că un proiect oferă şansa unei echipe de a crea oportunităţi pentru un anumit grup ţintă. Într-un proiect, echipa este cea care conduce, direcţionează calea înspre schimbare, înspre succesul unui grup de beneficiari. Nu strica această magie a proiectului care face ca mai mulţi tineri să aspire şi să se gândească la mai mult decât ceea ce pot face pentru ei înşişi.

Catalin Viorel VACON este Director Vanzari la RRVBIUM hr, Trainer pe teme de Marketing, Mangement de Proiect si Cercetare Stintifica. Mai multe despre proiectele si serviciile RRVBIUM hr la www.rrvbium.ro.
© 2007 Catalin Viorel VACON. Toate drepturile rezervate