Eficienta sporită: cum te organizezi pentru a o obține

Timpul este cel mai mare dușman al oamenilor din echipe: pentru unii trece prea încet, iar pentru alții prea repede. Dacă simți că ai mai putea câștiga puncte la capitolul eficienta, atunci acest articol este pentru tine!

Persoanele care nu știu cum să-și gestioneze timpul la birou și nu-și dau seama cum trece acesta, au nevoie de un plan bine conturat prin care să-și organizeze toate activitățile. Este foarte importantă îndeplinirea a cât mai multor dintre ele, deoarece mulți superiori sau clienți nu acceptă ca scuză timpul.

Pentru a-ți manageria mai bine timpul și pentru a-ți spori eficienta trebuie să-ți planifici cu grijă toate activitățile, dar să ții cont și de faptul că pe parcursul zilei apar mereu probleme neprevăzute, care nu trebuie neglijate. Este foarte important să-ți organizezi timpul în așa fel încât să răspunzi la cât mai multe dintre e-mail-uri, telefoane și să-ți găsești concentrarea necesară pentru a-ți asculta activ atât superiorii, cât și colegii.

Nu lăsa pe mai târziu ce poți face chiar acum

Pentru a reuși să-ți crești eficienta și să rezolvi cât mai multe dintre activități, ar fi ideal să nu mai amâni în așteptarea momentului potrivit. Atunci când primești un e-mail este bine să răspunzi imediat, deoarece există posibilitatea să uiți de el pentru câteva zile. Atunci când sună telefonul e ideal să răspunzi pe loc, deoarece apoi sigur vei uita cine te-a sunat, mai ales daca au fost mai multe apeluri la care n-ai răspuns.

De asemenea, este important să-ți impui de unul singur deadline-uri dacă anumite proiecte nu au unele prestabilite. Iar acele termene ar trebui respectate cu strictețe pentru a nu influența negativ următoarele proiecte. Pentru a face față cu brio tuturor activităților trebuie să te cunoști foarte bine și să știi care îți sunt limitele, să îți stabilești cu atenție prioritățile, să știi în ce moment al zilei ești mai activ și să profiți din plin de el.

Limitează întreruperile

Întreruperile te pot distrage pe tot parcursul zilei. Chiar dacă poate te bucuri de discuțiile cu colegii la cafea, mai ales după o lungă perioadă de remote work, pierderea noțiunii timpului din cauza conversațiilor, întâlnirilor informale și rapide poate încetini considerabil fluxul de lucru și-ți poate reduce eficienta. Ia în considerare utilizarea unor strategii pentru a limita numărul de întreruperi din timpul zilei.

Poți alege să lucrezi cu ușa biroului închisă o parte din zi sau, dacă lucrezi într-un open space, poți utiliza căști de anulare a zgomotului pentru a limita sunetele și interacțiunile de la birou. Căștile pot fi, de asemenea, un mod politicos de a-ți informa colegii că trebuie să te concentrezi asupra proiectelor pe care le ai de îndeplinit.

Fă-ți totuși timp și pentru pauze

Pentru a învăța să-ți crești eficienta la job nu e nevoie să muncești peste program sau să încerci să înghesui în agendă mai multe sarcini decât poți duce. Uneori, pauzele luate la momentul potrivit te ajută să faci mai mult și mai bine. Familiarizează-te cu Metoda Pomodoro, care implică un „sprint” de 25 de minute în cadrul căruia lucrezi superconcentrat, urmat de o pauză de cinci minute. În mod ideal, acea pauză ar trebui să implice o anumită activitate fizică, cum ar fi o plimbare sau poate niște exerciții ușoare ce pot fi efectuate și de la birou. Există numeroase studii care arată cât de importantă este o pauză atunci când îți propui să-ți îmbunătățești eficienta. Bineînțeles, pauzele nu ar trebui prelungite peste măsură, dar pauzele scurte, atent monitorizate te pot ajuta să lucrezi mai inteligent.

Pentru a reuși să-ți organizezi timpul cu o eficienta sporită trebuie să urmezi următorii pași:

• Fixează-ți scopurile,
• Stabilește-ți prioritățile,
• Învață să spui NU,
• Concentrează-te pe sarcina care necesită cea mai rapidă rezolvare.

Tot timpul prioritățile noastre se schimbă, de aceea trebuie să ne adaptăm viața și timpul ținând cont de aceste schimbări pentru a lucra cu o eficienta sporită. Cu toții avem zile în care avem o eficienta mai mică de 100% și asta este în regulă. Dar nu te obișnui să fii mereu nevoit să recuperezi și să faci față situațiilor urgente – nu atunci când poți lua măsuri precise pentru a pierde mai puțin timp și a profita mai mult de ziua de lucru.