Cum sa coordonezi o sedinta de Brainstorming.

Multe sesiuni de brainstorming nu sunt atat de eficiente pe cat ar putea sa fie, deoarece sunt planificate sau conduse incorect. Iata o metoda mai buna! […]

Multe sesiuni de brainstorming nu sunt atat de eficiente pe cat ar putea sa fie, deoarece sunt planificate sau conduse incorect. Iata o metoda mai buna!

Daca asemenea sedinte devin prea rigide sau consuma prea mult timp, gandeste-te mai bine, renunta la structurile predefinite si recreeaza sedintele de brainstorming in avantajul tau.

1) Fixeaza-ti un obiectiv clar, strict orientat asupra problemei

Noteaza o propozitie care sa ilustreze ceea ce vrei sa indeplinesti. Fii specific. Daca acest obiectiv este prea ambiguu, prea general, oamenii nu vor sti de unde sa inceapa.

Imprima acest enunt cu caractere cat mai mari posibil, apoi ataseaza-l de perete sau de sevalet, astfel incat sa poata fi vazut de oricine in timpul sedintei.

Cateva exemple:

“Ce evenimente poate sponsoriza Fila pentru a conferi vestimentatiei atributul de eleganta, pozitionandu-se astfel pe piata?

“Ce tip de oferte cu pret redus i-ar determina pe elevii colegiilor americane sa isi deschida un cont la Banca Americii?”

“Descoperiti trei metode prin care personalitatea marcii Whizz Mints sa reiasa din reclamele noastre!”

“Care sunt cele mai simple metode prin care sa facem cunoscut faptul ca office.com este cel mai bun portal pentru micile intreprinderi?”

2) Selecteaza participantii pentru echipa

– Un lider de echipa. Este acea persoana care enunta obiectivul, organizeaza totul si conduce sedinta.

– Doua sau trei persoane familiare cu proiectul. Selecteaza persoane din compartimentul de creatie si din cel contabil. Chiar din cel de media sau de planificare.

– Doua sau trei persoane care nu cunosc nimic despre proiect. Aceasta este o metoda buna pentru a aduce idei noi. Alege oameni inteligenti. Cu imaginatie. Persoane care fac parte din piata tinta.

Nu depasi cifra de sapte.

Daca doresc sa se implice mai multi oameni, atunci organizeaza mai multe sedinte. Nu invita persoane din conducerea organizatiei; acestea ar putea sa inhibe sau sa domine conversatia.

Trimite un memo sau o invitatie tuturor participantilor, specificand momentul si data. Incurajeaza tinutele neoficiale. Include si obiectivul sedintei, o scurta prezentare si orice informatie aditionala pe care o consideri folositoare.

3) Pregateste-te pentru sedinta

Alege un spatiu care favorizeaza libera exprimare. Probabil un loc departe de birou, cu siguranta unul ferit de intreruperi si de zgomot. Rezerva-ti o perioada de timp rezonabila, de la 2 ore pana la intreaga zi. Durata de 4 ore, de la 10:00 la 14:00, cu pranzul servit in cadrul reuniunii este recomandabila.

Pregateste-ti instrumentele. Vei avea nevoie de markere, coli de hartie de dimensiuni mari, banda adeziva sau pioneze pentru a fixa ideile care apar, pe perete sau pe sevalete. Cauta si niste jucarii. O agentie de publicitate cunoscuta are o cutie cu masti pe care participantii si le pun la inceputul fiecarei sedinte si cateva tobe la care incep sa bata. Un mod extraordinar de a-ti lasa imaginatia in voie. Cauta “generatoare de idei”, precum:

– cataloage cu premii publicitare
– albume cu fotografii
– reviste
– un computer conectat la internet
– un televizor la care sa se deruleze spoturi publicitare in permanenta pe durata sedintei, fara sonor
– jucarii

4) In timpul sedintei

Conducatorul intrunirii incepe cu un cuvant de bun-venit, si o prezentare scurta a proiectului. In continuare, prezinta “ Regulile Brainstorming-ului”. Ele evidentiaza faptul ca in cadrul unei asemenea reuniuni toate ideile sunt binevenite. Este locul unde ideile traznite sunt incurajate. Si unde comentariile negative nu imbraca forma:” Nu, nu imi place acea idee”, sau “Acest concept nu se va potrivi niciodata clientului”. Este o idee buna sa fie asezate aceste reguli pe perete pentru a fi observate de toti participantii in timpul sedintei.

Reguli pentru brainstorming

Idei ciudate, salbatice, excentrice? Binevenite!
Nu fi negativ !
Construieste in baza ideilor.
Nu le respinge.
Nu se admit intreruperi din exterior (inclusiv telefoane mobile).
Se ia o pauza scurta in fiecare ora.

Conducatorul echipei citeste obiectivul principal, incurajeaza primele idei, pe care le noteaza pe afise pentru a fi observate de toti.

Conducatorul echipei :

– Contribuie la conversatie, nu inhiba dialogul si Nu controleaza excesiv.
– Incurajeaza participarea tuturor. Nu lasa o singura persoana sa acapareze conversatia.
– Readuce conversatia la subiectul principal, atunci cand aceasta se abate.
– Introduce “generatoare de idei” cand energia sau entuziasmul se epuizeaza.
– Introduce “jocuri creative” atunci cand se potrivesc.

La jumatatea sedintei, este indicata o pauza pentru o scurta evaluare a ideilor propuse pana atunci.

– Voteaza aprobator sau dezaprobator fiecare idee.
– Elimina ideile proaste
– Priveste apoi fiecare idee buna in parte si intreaba daca ar mai fi metode pentru a le imbunatati, sau vine cu idei similare.

Dupa ce conducatorul echipei a cercetat fiecare idee, sesiunea de brainstorming se reia .

5) Atribuirea sarcinilor viitoare.

Timp de 10-15 minute inainte de final se realizeaza un rezumat al sedintei si al ideilor acceptate si sunt atribuite sarcinile viitoare. In mod normal, vei cere directorilor de creatie artistica si designerilor de marci sa preia cateva idei si sa elaboreze schite ale conceptului. Asigura-te ca ai precizat cine va face asta si cand.

In final, vei trimite un memo tuturor participantilor, multumindu-le si prezentand un rezumat al sedintei.