Cum să delegi taskurile la serviciu

Pentru cei mai perfecţionişti, delegarea sarcinilor de lucru poate fi un exerciţiu cu multe necunoscute. Cu încredere în sine şi relaxare, poţi demonta miturile.

Cele 100 de e-mailuri din inbox şi cele 20 de întâlniri care se activează rând pe rând în Google Calendar, sunt mult mai simpatice când sunt împărţite în echipă. Pentru ca rezultatele să fie dintre cele mai bune, este important să înţelegi că nu poţi controla totul şi nu poţi fi acel micro manager care îşi schimbă colegii odată la câteva luni.
Iar zâmbetele la birou vin şi mai uşor dacă delegi lucrurile potrivite oamenilor potriviţi, ţinând cont şi de preferinţele lor. Informaţiile îţi vor fi utile şi din postura ta de angajat mai ales când ai un manager cu dificultăţi în delegarea sarcinilor sau aşteptări mult prea mari.

Cele mai cunoscute mituri despre delegarea sarcinilor

Evit să deleg sarcinile pentru că echipa mea nu le poate gestiona.  Principalul motiv pentru care echipa ta nu are această abilitate este chiar ezitarea ta în a o responsabiliza. Acceptă faptul că va greşi în primă fază, dar îşi va forma deprinderi pe viitor. Pe măsura ce îţi vei implica mai mult colegii, vor câştiga mai multe experienţe şi vor fi mai competenţi.
Delegarea sarcinilor îmi ia prea mult timp. Îţi va lua mai mult timp la început, însă pe termen lung vei avea de câştigat. Colegii se vor obişnui cu sarcinile de lucru şi vor deprinde rapiditate în rezolvarea lor.
Nu deleg pentru că ai mei colegi nu fac bine sarcinile de lucru. Înainte de a-ţi forma o astfel de părere este bine să te întrebi dacă ai acordat timp şi te-ai implicat în trainingul lor sau dacă ţi-ai selectat cu atenţie colegii în procesul de recrutare.
E mai bine să fac eu cât de multe sarcini decât să existe îndoieli în privinţa mea. Rolul de manager presupune să ai şi abilitatea de a ghida o echipă şi de a atribui taskuri potrivite colegilor tăi.
Îmi place să deţin controlul, nu să deleg taskurile. Dacă îţi place să ţii atât din scurt lucrurile, atunci rolul de manager nu este tocmai potrivit pentru tine. Este important să ai încredere în echipa ta şi în abilităţile sale, apoi să îţi formezi colegii astfel încât să facă bine sarcinile de lucru, notează Careerealism.com. 

Ce poţi face productiv în delegarea sarcinilor

Alege cea mai bună persoană pentru a-i delega task-urile. Ascultă şi observă colegii. Învaţă care este felul lor de a fi, care sunt valorile, ce le place. Împarte sarcinile acelor persoane care livrează bine, creativ şi în timp. Evită să delegi anumitor colegi doar pentru că au timp.
Ai încredere în persoana căreia îi delegi. O colaborare bună începe prin încredere şi primul pas pentru a deprinde încrederea în oamenii din echipa ta este interviul de recrutare. Recrutarea oamenilor potriviţi care prezintă credibilitate te ajută să delegi mai uşor taskurile. Pe lângă încredere, este bine să acorzi oamenilor şi libertatea de a veni cu propriile idei în rezolvare. Evită să impui un anumit stil atunci când regulile nu sunt foarte stricte.
Oferă sfaturi bune şi clare. Important este să oferi explicaţii specifice şi să nu îţi subestimezi interlocutorul. Gândeşte-te la experienţele pe care le-ai avut cu manageri pe care i-ai admirat, dar şi cu acei manageri care nu ţi-au fost tocmai un model, dar ai avut de învăţat din stilul lor.
Stabileşte un deadline şi o modalitate de follow-up. Pentru ca toată echipa să fie fericită, stabileşte deadline-uri clare şi indicatori de evaluare.
Deleagă responsabilitate şi autoritate, nu numai sarcini de lucru. Oferă încredere oamenilor şi putere de decizie pe acea parte din proiect de care răspund. Astfel, se vor simţi şi mai motivaţi, iar zâmbetele şi implicarea vor fi pe termen lung, precizează Forbes.com.