Cum să menții controlul asupra e-mailului

Zilele de vacanță au adus și numeroase mesaje în căsuța electronică și pentru a le face față ai nevoie de o strategie.

Câteva zile libere înseamnă și multe e-mail-uri, iar unele apar ca prin farmec cum te ridici puțin de la birou. Toate sunt urgente și parcă nu îți dau pace, mai ales când sunt dublate și de un telefon. Iată cum să-ți organizezi căsuța de e-mail astfel încât să te concentrezi asupra priorităților, dar să ai și toate mesajele grupate în momentul în care dedici timp răspunsurilor.

Activează numeroase etichete în Gmail

Dacă primești e-mail-urile de serviciu via Gmail, poți profita la maximum de opțiunile pe care acest furnizor le pune la dispoziție. Grupează e-mail-urile care vin de la anumite companii sau chiar newsletter-ele în etichete. Opțiunea (Create label – Creează etichetă – trad.) o găsești în partea stângă a Gmail, sub Circles (Cercuri – trad.). De exemplu, poți crea etichetă pentru Compania X exact cu numele companiei și să trimiți acolo toate mesajele. Astfel, vei ști că într-o zi nu ai omis e-mail-urile venite din partea anumitor furnizori sau clienți.

Acordă întâietate e-mai-urilor care cer răspunsuri scurte

Dacă unui e-mail îi poți răspunde repede, nu îl amâna. Te vei lua cu mesaje care cer răspunsuri mai elaborate și vei amâna poate o decizie importantă.

Creează o etichetă numită „Citește mai târziu”

Cu siguranță, primești și e-mail-uri interesante despre dezvoltare personală, video-uri, mesaje amuzante sau evenimente care nu au neapărat legătură cu jobul. Pentru a nu-ți aglomera căsuța de e-mail-uri cel mai potrivit este să le grupezi în eticheta numită „Citește mai târziu” și te vei delecta în pauze sau acasă.

Spune stop notificărilor

Pentru a-ți menține căsuța de e-mail cât mai curată, este bine să grupezi aceste notificări în etichete. Poți chiar să oprești mesajele de la rețelele de socializare care nu fac decât să îți distragă atenția. Pe net, există instrucțiuni pentru a face setările corespunzătoare și chiar ghiduri și tutoriale. Inbox-ul tău va fi mai curat și fără newsletterele mai puțin importante de la care te poți dezabona.

Tratează căsuța de e-mail-uri ca pe agenda zilei

Imediat ce primești un e-mail, este bine să iei o decizie pentru el, fie îl trimiți într-un folder potrivit, fie îl răspunzi sau îl ștergi. Pentru a face față numărului mare de e-mail-uri, stabilește ca în fiecare zi, înainte să pleci de la birou, să ai mai puțin de cinci mesaje necitite în inbox și pentru ele să rezervi primele ore ale umătoarei zile. De asemenea, este bine să aloci anumite intervale zilnic în care să răspunzi la e-mail-uri, astfel încât să te poți concentra și asupra altor activități.

Verifică zilnic folder-ul Spam

Când aștepți cu nerăbdare un e-mail și tot încerci să actualizezi inbox-ul, este bine să nu ignori folderul spam. Stabilește un obicei zilnic să verifici acest folder și dacă e-mail-ul important pe care îl aștepți este aici, marchează-l imediat ca nefiind un spam. Astfel, Gmail va ști care să facă diferența dintre e-mail-urile importante și cele mai puțin importante.

Șterge sau arhivează e-mail-urile care nu te mai interesează

În Inbox ai câteva sau poate chiar sute de e-mail-uri necitite care se tot strâng și pot fi un factor de stres. Primul pas către Inbox Zero este să tastezi în Search: „is: inbox is:unread” și îți va afișa toate acele email-uri necitie, pe care le-ai considerat neimportante sau le-ai amânat. O altă opțiune este să arhivezi e-mail-ul dacă știi că îți va fi folositor la un moment dat.

Planifică e-mail-urile de trimis

O altă modalitate prin care poți să menții controlul asupra căsuței de e-mail este folosirea unui program de planificare a trimiterii acestora, cum ar fi Boomeranggmail ușor de instalat în Gmail. Astfel, poți folosi în mod eficient timpul alocat zilnic scrierii e-mail-urilor. Dacă știi că cel mai bun moment pentru ca un e-mail să fie deschis și să ți se răspundă este marți la ora 11.00, atunci, planifică trimiterea mesajului tău pentru ora respectivă.

Outlook-ul poate fi și el ușor de organizat

Folosește funcția Sweep pentru a muta sau a șterge e-mail-urile de la o anumită persoană. Tot de aici poți stabili reguli astfel încât mesajele să fie trimise automat într-un anumit folder. Sweep este util și pentru a arhiva automat e-mail-uri care nu te interesează pe moment. Outlook îți permite să creezi categorii și foldere și, mai mult decât atât, are opțiunea de a planifica săptămânal o ștergere automată a e-mail-urilor mai puțin importante.