Cum se educa gandirea proactiva in randul echipei?

Scris de Cosmin Cricleviti Trainer Extreme Training www.traininguri.ro Situațiile neprevăzute și problemele sunt un aspect des întâlnit în viața fiecărei organizații. Modul în care acestea sunt […]

Scris de Cosmin Cricleviti
Trainer Extreme Training
www.traininguri.ro

Situațiile neprevăzute și problemele sunt un aspect des întâlnit în viața fiecărei organizații. Modul în care acestea sunt abordate trebuie să fie un motiv de preocupare pentru fiecare angajat întrucât afectează în mod direct rezultatul activității echipei. Aceste probleme pot fi abordate în trei moduri și în cele ce urmează vom detalia fiecare mod în parte.

1. Gândirea Reactivă – e modul clasic de abordare a problemei, întrucât urmărește să rezolve problema după ce aceasta a fost semnalată. Practic, nu se întâmplă nimic până în momentul în care apare o problemă și ulterior această problemă este rezolvată. Dacă vă aflați într-o situație din această categorie, cel mai bun mod de a soluționa problema este să faceți o analiză aprofundată a problemei, cu scopul de a găsi cauza principală și de a interveni direct asupra ei astfel încât să eliminați problema de la rădăcină. În cadrul acestei analize, e foarte important să vă bazați cât mai mult pe aspecte concrete: fapte, rezultatele analizei problemei în cifre, raportare la situația dorită, etc. Să luăm un exemplu: unul dintre clienții dumneavoastră a primit un document clasificat care nu trebuiă să ajungă sub nicio formă la acel client. Primul pas care trebuie făcut este acela de a limita daunele cauzate de nefericitul eveniment. Este indicat să concepeți cât mai urgent un plan de acțiuni cu rolul de a recupera acel document înainte ca acestă să fie văzut de un număr mare de persoane. După limitarea „daunelor”, urmează descoperirea cauzelor care au dus la apariția problemei. Greșeala făcută frecvent în această etapă este aceea de a căuta persoana vinovată. Vina atribuită unei persoane este valabilă doar atunci când trimiterea documentului a fost intenționată și atunci avem o problemă de loialitate față de organizație. În cazul în care trimiterea a fost accidentală, cauza de bază este cu siguranță o slăbiciune a modului de organizare internă, aspect discutat în articolul anterior.

2. Gândirea Preventivă – este etapa următoare gândirii reactive care este de dorit să fie inclusa în cultura organizațională. În cadrul etapei preventive se pornește de la rezultatul analizei făcute la etapa anterioară și are ca rol principal găsirea unei soluții prin care eroarea apărută să nu mai poată reapărea. Dacă reluăm exemplul de la gândirea reactivă, imediat după ce am identificat slăbiciunea sistemului de organizare internă, trebuie generată o soluție astfel încât niciodată să nu se mai strecoare un document greșit în mapa dedicată unui anumit client. Se poate astfel modifica procedura interna și se introduce o etapă de verificare obligatorie înainte de trimiterea unei mape sau a unui e-mail cu documente atașate la clienți sau la alți colaboratori. Tot în această etapă e de dorit să se verifice în cadrul căror proceduri diferite de cea discutată se mai poate implementa soluția găsita de noi. Acesta este un proces de expansiune orizontală a soluțiilor.

3. Gândirea Proactivă – este cea mai avansată metodă de a combate posibilele probleme și urmărește să le elimine înainte de a se manifesta măcar o dată. E nivelul maxim la care poate ajunge o cultură organizațională în ceea ce privește abordarea problemelor. Raportându-ne la exemplul nostru, acest al treilea pas ar fi fost implementat dacă în cadrul elaborării procedurilor interne, persoana sau echipa care a gândit procedura internă de lucru ar fi prevăzut posibilitatea apariției unei astfel de situații neplăcute și ar fi construit sistemul în așa fel încât să evite această situație. Spre exemplu, soluția găsită la pasul doi – gândirea reactivă ar fi fost implementată de la început.

Dezvoltarea unei astfel de culturi necesită efort și resurse, dar vă va economisi mult mai mult timp și resurse o dată implementată, prin eliminarea problemelor în mod proactiv și, în cazul în care compania din exemplul nostru ar fi fost la acest nivel de dezvoltare, nu am mai fi avut exemplul pe baza căruia am discutat. E un aspect care influențează pozitiv rezultatul final al companiei și totodată unul dintre instrumentele prezentate în cadrul cursului “Optimizarea costurilor si cresterea profitabilitatii .