Defineste activitatea in procesele mici

Procesul cererii serviciului In proiectele mici, nu se prea face asocierea cu definirea formala a muncii ce trebuie efectuata. Documentul pentru cererea serviciului e relativ mic […]

Procesul cererii serviciului

In proiectele mici, nu se prea face asocierea cu definirea formala a muncii ce trebuie efectuata. Documentul pentru cererea serviciului e relativ mic si simplu. Cu toate acestea, procesul repartizarii sarcinilor este diferit. Un proiect mare poate fi inceput doar dupa ce a fost realizata definirea muncii pentru proiectele mari. Trebuie stabilit un proces de cerere a serviciului si de repartizare a sarcinilor in functie de prioritatile clientului. Deoarece exista sanse ca cererile sa fie numeroase, este important sa stabilim anumite modalitati de identificare. Cererile importante si prioritare trebuie sa fie luate in considerare mai intai. Poate fi folosit urmatorul proces de cerere a serviciului.

1. Clientul, cu ajutorul Managerului de Proiect, va completa un formular de cerere a serviciului. Cererea e importanta pentru deoarece constituie un document formal in care sunt descrise sarcinile viitoare si reprezinta o aprobare din partea clientului.

2. Managerului de Proiect verifica cererea si adreseaza intrebari pentru a afla cat mai exact ce li se cere. Tot Managerului de Proiect este cel care trebuie sa inteleaga importanta cererii si prioritatile.

3. Odata ce Managerului de Proiect intelege exact ce presupune activitatea, poate sa-i ofere clientului o estimare a orelor si duratei realizarii proiectului. Daca nici un membru al echipei nu poate crea o estimare precisa, inseamna ca procesul estimarii se va incadra in categoria sarcinilor nerezolvate. Clientul trebuie sa decida daca eforturile necesare pentru culegerea informatiilor in vederea estimarii muncii reprezinta o prioritate suficient de mare. Odata ce activitatea este repartizata celor competenti, se poate realiza si o estimare detaliata.

4. Managerului de Proiect verifica daca cererea este compatibila cu abilitatile si calitatile echiperi. Astfel se va stabili daca activitatea poate fi demarata in cel mai scurt timp. Daca resursele cerute nu sunt disponibile, inseamna ca negocierile trebuie sa se refere la data de incepere a muncii, la numarul de ore necesare saptamanal, etc. Daca cererea nu reprezinta o prioritate comparativ cu activitatea care se desfasoara in acea perioada, inseamna ca cererea de servicii va trebui pusa pe lista de asteptare. Acea lista va contine toate sarcinile cerute, estimate, in functie de prioritati.

5. Managerului de Proiect si clientul revizuesc lista. Odata ce se stabileste o prioritate si de indata ce resursele necesare sunt disponibile, activitatea poate fi inceputa. Daca o cerere de servicii este mai critica decat activitatea in desfasurare, aceasta din urma trebuie pusa in asteptare in favoarea primei sau va reprezenta o sarcina secundara.

6. De indata ce incepe activitatea, persoana aleasa trebuie sa verifice daca informatiile din cerere sunt corecte si daca evaluarile sunt realiste. Daca nu sunt corecte, va trebui realizata o documentare noua si stabilite de indata detaliie care ar putea avea impact asupra prioritatilor.

7. Odata inceputa, activitatea trebuie realizata conform procesului de administrare a muncii.

Procedurile de administrare a proiectului nu sunt destinate proiectelor mici. Procedurile generice sunt menite sa coordoneze toate sarcinile din cadrul cererii de servicii. Procedeele sunt reunite sub denumirea de Procedee ale proiectelor de Management.