Materiale in proiectele mari

(1) Material: Definitia proiectului (Alaturi de informatiile cerute pentru un proiect de marime mijlocie, se adauga urmatoarele informatii.) Sumarul executiv: Intreg documentul Definitiei proiectului poate fi […]

(1) Material: Definitia proiectului

(Alaturi de informatiile cerute pentru un proiect de marime mijlocie, se adauga urmatoarele informatii.)

Sumarul executiv: Intreg documentul Definitiei proiectului poate fi prea mare si dificil de inteles. De aceea trebuie inclus un cuprins pe care sa-l rasfoiasca membrii conducerii. Acesta trebuie sa fie un sumar al documentului Definitiei proiectului.

Cuprinsul proiectului: Adauga beneficiile afacerii proiectului. Impartaseste obiectivele si telurile care vor duce la realizarea proiectului.

Obiectivele proiectului: Spune care sunt obiectivele pe care le va atinge proiectul. Ar trebuie sa se refere la scopul si obiectivele afacerii. Cerintele ar trebuie sa sustina Obiectivele proiectului.

Scopul proiectului: Adauga informatii referitoare la elementele pe care nu le va satisface proiectul. Trebuie sa stabilesti care este scopul. Este important ca scopul sa fie bine determinat, pentru a se stii care sunt rezultatele la care te poti astepta. Astfel vei putea administra mult mai usor modificarile de scop aparute pe durata proiectului. Trebuie sa descrii scopurile folosind termeni cat mai specifici:

– Cu ce informatii se va lucra si ce informatii nu sunt incluse in scop?

– Care organizatii vor fi afectate si care nu ?

– Care sunt procesele de afaceri incluse sau excluse din scop ?

– Care sunt tranzactiile incluse sau exluse din scop ?

– Ce alte proiecte sunt afectate si care vor fi lasate la o parte ?

– Orice calificativ relevant.

Estimarea efortului in ore: Trebuie estimat efortul necesar. Trebuie sa oferi informatii despre felul in care a fost realizata estimarea, cum au fost create ipotezele.

Estimarea costurilor: Estimarea costurilor muncii, bazata pe numarul de ore necesare muncii. Apoi se adauga toate cheltuielile adiacente, cum sunt hardware, software, training, deplasari, etc.

Estimarea duratei: Se estimeaza durata necesara finalizarii proiectului din momentul inceperii. Daca se cunoaste data de incepere, inseamna ca se poate estima si data finalizarii.

Ipoteze: De ce evenimente externe este nevoie pentru ca proiectul sa fie de succes ? Cat de probabil este ca evenimentele sa aiba loc ? Daca exista sanse mari sa se intample, inseamna ca pot fi considerate ipoteze. Ipotezele pot fi formulate pe baza informatiilor despre activitati sau evenimente care pot avea loc in cadrul oraganizatiei. Pot fi identificate in sedinte de brainstorming impreuna cu clientii, membrii ai echipei si membrii din conducere sau prin analizarea unor caracteristici care au fost identificate ca fiind de risc scazut in cadrul risclui procesului de management.

Riscuri majore: Pentru fiecare risc identificat, include un plan anume prin care sa demonstrezi ca poti evita asumarea acelui risc. Aceste activitati de administrare a risurilor ar trebui incluse in Planul de lucru al proiectului.

Modul de abordare: Trebuie sa descrii prin cuvinte informatiile reprezentate in Planul de lucru pentru proiect. Este o informatie necesara pentru client si conducere, persoane care nu ar putea interpreta usor planul de lucru actual. Descrie constructii majore de proiect si evolutia muncii. Mentioneaza si explica toate strategiile interesante folosite in proiect.

Organizarea proiectului: Tabelul referitor la organizare cuprinde mai multe coloane, in care sunt reflectate mai direct implicarile diferitelor persoane din conducere. De exemplu, proiectul ar putea avea un Manager de Proiect formal, ar putea exista un Sponsor Executiv la nivel inalt, precum si unul la nivel mai jos. Membrii de baza din conducere ar putea fi organizati intr-un Comitet de organizare care sa ofere strategiile necesare realizarii proiectului.

(2) Material: Procedee ale administrarii proiectului

Acest document contine procedeele care vor fi folosite in administrarea proiectului. Va include sectiuni despre: Managementul etapelor, Managementul modificarii scopului, Managementul comunicarii, Managementul riscurilor, Distribuirea informatiilor, Managementul calitatii.