Materiale necesare pentru administrarea comunicarii.

Procesele mici Rapoartele de Stare pot fi formale sau informale pentru proiectele mici. De obicei, clientilor li se trimite varianta formala a Raportului de Stare, in […]

Procesele mici

Rapoartele de Stare pot fi formale sau informale pentru proiectele mici. De obicei, clientilor li se trimite varianta formala a Raportului de Stare, in timp ce Managerul de Proiect poate primi Rapoarte de Stare atat formale cat si informale de la membrii echipei. Daca se trimite un raport formal poate fi utilizat formatul unui proiect de marime medie. Daca raportul trimis este informal, informatiile referitoare la starea proiectului pot fi trimise prin e-mail, mesagerie vocala, bilete scrise de mana, etc.

Procesele mijlocii

(1) Materiale: Agenda de intalniri privind starea proiectului

O intalnire cu membrii echipei de lucru sau cu clientul, privind starea proiectului, ar trebui sa se desfasoare in mod asemanator.

Realizari obtinute de la ultima intalnire pana la momentul respectiv.

Starea generala versus Planul de Lucru al Proiectului (la zi, in urma, in avans)

Reveniri asupra unor actiuni deosebite abordate in intalnirile anterioare.

Discuta problemele de actualitate (nu incerca sa le rezolvi aici, utilizeaza tehnici de management al problemelor)

Discuta cererile de modificare a campului de actiune (nu le rezolva, utilizeaza tehnici de management privind modificarea campului de actiune)

Discuta riscurile posibile pe viitor (nu incerca sa le rezolvi aici, utilizeaza tehnici privind Managementul riscurilor)

Discutie libera, intrebari

Recapitularea problemelor discutate

(2) Materiale: Raportul de Stare al Proiectului

Numele Proiectului: Numele proiectului.

Managerul de Proiect: Numele managerului care se ocupa de proiect.

Durata: Precizeaza perioada de timp pentru care este valabil acest Raport de Stare, spre exemplu 1 mai – 31 mai 20xx.

Descrierea Proiectului: O scurta explicatie referitoare la proiect. Managerii vor avea tendinta sa ceara mai multe Rapoarte de Stare. Acest lucru ii ajuta sa retina corect trasaturile proiectului. Aceasta informatie se formuleaza o singura data si este utilizata in toate rapoartele ulterioare.

Procesele mari

Rezumatul Starii: Prima portiune a raportului trebuie sa contina un rezumat privind proiectul in general. Acesta reprezinta un indiciu pentru cititor in ceea ce priveste starea generala a lucrurilor. Asigura-te ca intrebarile sunt formulate astfel incat proiectul inceput sa raspunda la toate fie afirmativ, fie negativ.

Va fi Proiectul Realizat la Timp ?

Se va Incadra Proiectul in Buget ?

Vor fi Materialele Proiectului Indeplinite potrivit unor Standarde Calitative Acceptabile ?

Sunt Cererile de Modificare a Campului de actiune Tratate cu Succes ?

Sunt Problemele Proiectului Abordate cu Succes ?

Sunt Riscurile Proiectului Reduse cu Succes ?

Sunt Toate Cerintele Clientului Abordate cu Succes ?

Scurt Comentariu: Ofera informatii suplimentare privind intrebarile de mai sus carora li s-a dat un raspuns negativ.

Realizari Semnificative in Aceasta Perioada: Enumera realizarile majore care au avut loc in perioada precedenta.

Realizari Planificate pentru Perioada Urmatoare: Enumera realizarile majore planificate pentru urmatoarea perioada.

Comentarii Suplimentare sau Aspecte Importante care Nu Au Fost Mentionate Mai Sus: Prezinta si alte comentarii pe care cititorul ar trebui sa le afle, dar care nu apar in Raportul de Stare de pana acum.

Anexe: Orice alte anexe care l-ar putea interesa pe cititor. Acestea pot cuprinde:

Rezumat privind Bugetul si Orele de Munca

Cheltuieli pentru perioada anterioara.

Cheltuieli la zi pentru proiect.

Cheltuieli totale estimate pentru realizarea completa a proiectului.

Bugetul total al proiectului.

Valoarea Castigata

Agenda Problemelor

Agenda Modificarilor Campului de actiune

Planul de Lucru al Proiectului

Masuratori / Statistici pentru Proiect

Cerinte Suplimentare din partea Companiei privind Raportul

(1)Material: Raport de Stare Individual (de la membrii echipei pentru Managerul de Proiect)

Numele Proiectului: Numele proiectului.

Numele Membrului Echipei: Numele persoanei care da raportul.

Durata: Precizeaza perioada de timp pentru care este valabil acest Raport de Stare, spre exemplu 1 mai – 31 mai 20xx.

Starea Generala a Proiectului: Enumera orice tip de consideratii generale privind activitatea ta referitoare la probleme, cerinte de modificare a campului de actiune, riscuri identificate, nerespectarea termenelor, etc.

Realizarile din Perioada Precedenta: Enumera realizarile majore din perioada precedenta.

Realizarile Planificate: Enumera realizarile majore planificate pentru perioada urmatoare.

Comentarii Suplimentare sau Aspecte Importante care Nu Au Fost Mentionate Mai Sus: Prezinta si alte comentarii pe care cititorul ar trebui sa le afle, dar care nu apar in Raportul de Stare de pana acum.

(1) Material: Agenda de Intalniri privind Starea Proiectului (la fel ca in cazul proiectelor medii)
(2) Material: Raportul de Stare al Proiectului (la fel ca in cazul proiectelor medii)
(3) Material: Raportul de Stare Individual (la fel ca in cazul proiectelor medii)
(4) Material: Plan de Comunicare

Planul de Comunicare iti arata cum poti comunica mai bine cu toti beneficiarii proiectului. Informatiile care apar in Planul de Comunicare includ tipul de comunicare, tinta comunicarii, modul de prezentare, frecventa prezentarii comunicarii si persoana responsabila de acest lucru.