Procesul in administrarea comunicarii.

Aceasta sectiune descrie procesele folosite in administrarea comunicarii. Aceste procese pot fi modificate in functie de proiect, iar apoi incluse in “Procedee de administrare a proiectului”. […]

Aceasta sectiune descrie procesele folosite in administrarea comunicarii. Aceste procese pot fi modificate in functie de proiect, iar apoi incluse in “Procedee de administrare a proiectului”.

Folosirea termenului “Raport al statutului proiectului” nu se refera neaparat la un raport scris. Comunicarea verbala, voice-mailurile, conferintele telefonice sunt toate mijloace valide de comunicare.

Proiectele mici

In cazul proiectelor mici, de obicei, e nevoie doar de o raportare a statutului de baza. Daca Managerul de Proiect se implica cu adevarat in proiect, inseamna ca stie care este statutul general al acestuia. Totusi, daca nu lucreaza la crearea planului, s-ar putea sa aiba nevoie de un proces de raportare formala a statului. Urmatorul proces este unul tipic pentru aceste cazuri.

1. Ajustarea statutului se poate face de catre membrii echipei, iar apoi trebuie trimise in scris Managerului de Proiect, saptamanal.

2. Managerul de Proiect il trimite mai departe sponsorului, bi-saptamanal sau lunar.

Nota: Ai grija in ceea ce priveste rapoartele lunare. Daca proiectul este foarte mic, se poate intampla ca proiectul sa fie finalizat inainte sa apuci sa-i faci ajustarea clientului. Clientul nu va avea timp sa reactioneze. Astfel ca va trebui sa raportezi bi-saptamanal sau saptamanal.

3. Intreaga echipa trebuie sa participe la sedintele pe tema statutului proiectului. Prin sedinta se va incerca o concentrare a atentiei asupra statutului, in comparatie cu planul de lucru, discutarea problemelor, modificarilor de scop si a potentialelor riscuri. Clientul ar trebui invitat sa participe. Frecventa intalnirilor depinde de termenul proiectului si de nevoia de a obtine informatiile respective. Daca proiectul e pentru trei saptamani, echipa ar trebuie sa se intalneasca de doua ori pe saptamana. Daca e de opt saptamani, sedintele pot fi organizate saptamanal.

Proiectele mijlocii

Comunicarea ar trebui sa includa sedinte formale si Rapoarte de statut. Se accepta sa fie informale, dar numai in cazul proiectelor mai mici. In cazul celor mijlocii, activitatile trebuie formalizate.

1. Sedintele de statut: Clientul trebuie reprezentat la aceste sedinte. Poate exista o sedinta organizata special pentru echipa proiectului si una pentru client. Scopul lor este de a comunica statutul, nu de a rezolva problemele. Sedintele ar trebui tinute saptamanal sau bi-saptamanal, pentru o ora.

2. Rapoartele catre clienti: trebuie sa fie formale, trimise de catre Managerul de Proiect in fiecare luna. Poate cuprinde si situatia financiara.

3. Rapoartele de statut primite de la membrii echipei de catre Managerul de Proiect: trebuie trimise saptamanal sau bisaptamanal.

4. Sedintele cu membrii echipei sunt organizate in fiecare luni sau joi. Astfel, Managerul de Proiect va putea ajusta toate activitatile proiectului si pregati alte sedinte productive cu clientul.

5. In fiecare luna, de obicei dupa ce se incheie sistemul financiar, Managerul de Proiect inainteaza un Raport lunar de statut clientilor. Raportul contine informatii legate de partea financiara a proiectului.

Proiectele mari

In cazul proiectelor mari, toate mijloacele de comunicare sunt realizate in functie de planul si strategia aleasa. E necesara organizarea de Sedinte de statut si de Rapoarte. Pe langa acestea, se iau in considerare multe alte mijloace suplimentare de comunicare. Aceasta comunicare creativa si proactiva este descrisa in Planul Comunicarii.

1. Afla exact cine are drept de decizie. Uneori sunt mai multi, fiind organizati intr-un comitet. Uneori e doar o persoana, sponsorul.

2. Afla care sunt mijloacele de comunicare cerute de fiecare dintre ei.

• Obligatoriu: de obicei include Rapoarte ale statutului proiectului, cerinte legale, rapoarte financiare.

• Informational: Informeaza oamenii in legatura cu ceea ce doresti. Acest tip de informatii apare in scris si le cere cititorilor sa aiba initiativa.

• Marketing: are scopul de a dezvolta entuziasmul pentru proiect. Acest tip de informatii este comunicat persoanelor potrivite. Va fi nevoie de o cultura a organizatiei sau schimbari de tabieturi.

3. Trebuie sa gasesti mijlocul potrivit de comunicare. Afla ce tip de informatii vor sa afle, cat de recente si cum vor sa le fie transmise. Fii creativ! De exemplu, sa zicem ca toti sefii au nevoie de un statut ajustat. Comitetul de organizare doreste sa se intruneasca pentru dezbateri si pentru a gasi o norma strategica in fiecare luna. Sponsorul de Proiect are nevoie lunar de rezumatul deciziilor.

4. Afla de ce eforturi e nevoie pentru a crea si distribui fiecare dintre optiunile identificate de comunicare subliniate in etapa 3. Afla care sunt beneficiile potentiale ale comunicarii.

5. Optiunile de comunicare stabilite mai sus trebuie sa fie prioritare. Nu le folosi pe acelea care presupun mult efort pentru beneficii neesentiale. Toate mijloacele care iti vor aduce beneficii nesemnificative trebuie scoase din planul de comunicare, chiar daca necesita putin efort. Implementeaza optiunile de comunicare care asigura o valoare ridicata.

6. Implementeaza toate optiunile de comunicare necesare proiectului, inclusiv Rapoartele privind statutul proiectului, Rapoartele legale, etc.

7. Adauga activitatile comunicationale rezultate la planul de lucru. Trebuie sa includa frecventa atribuirilor, datele limita, efortul in ore si persoana sau persoanele responsabile pentru fiecare optiune comunicationala implementata.