Procesul construirii.

Aceasta sectiune descrie procesul creerii unui plan de lucru. Planul pentru proiectele mici poate fi construit fara prea multe formalitati. In general, strategiile pentru Structura de […]

Aceasta sectiune descrie procesul creerii unui plan de lucru. Planul pentru proiectele mici poate fi construit fara prea multe formalitati. In general, strategiile pentru Structura de Divizare a Muncii (WBS) pot fi utilizate atat in cazul proiectelor mijlocii, cat si in cele mari.

Proiecte mici

Nu prea exista procedee formale folosite in construirea proiectelor mici. Proiectele au o marime mica, de aceea e posibila crearea mentala a etapelor necesare. Nu vor fi implicati multi oameni, eventual unul sau doi, astfel incat nu este dificila atribuirea sarcinilor. In afara de simplitatea proiectului, trebuie sa se respecte regula de documentare a planului de lucru final. In cazul proiectelor mici se pot folosi pachete cum e cel de administrare a proiectului, MS Project. Ideea este sa te asezi alaturi de alti membrii ai echipei si sa descrieti activitatea ce va urma. Astfel veti obtine o estimare a efortului, costurilor si duratei necesare pentru cererea de servicii.

Proiecte mijlocii si mari

Se stie ca, cu cat proiectele sunt mai mari, cu atat e nevoie de mai multa activitate. In sectiunea cu strategiile apar detalii despre cum sa construim planuri de lucru bazandu-ne pe proiectele anterioare. Acest capitol se bazeaza pe supozitia ca planul de lucru va fi construit fara astfel de ajutoare. Astfel ca, cea mai potrivita strategie este sa urmam Structura de Divizare a Muncii (WBS). Apoi va urma procesul descris mai jos.

1. Revizuieste Definitia proiectului pentru a te asigura ca intelegi produsul, temporizarea si echipa disponibila. Se recomanda crearea unei schite pentru planul de lucru chiar daca Definitia proiectului nu este finalizata.In cazul proiectelor mari, definitia proiectului ar trebui sa contina detalii despre modul de abordare, care la randul sau va descrie detaliat procesul realizarii proiectului.

Creeaza o Structura de Divizare a Muncii

2. Mai intai va trebui sa delimitezi sarcinile muncii divizate pentru ca proiectul sa fie realizat mai usor. Nu este foarte important felul in care este impartit. De exemplu, o diviziune traditionala ar putea consta in ’planificare / analiza / design / constuctie / testare / implementare’. Diviziunea poate fi si de genul ’aplicatii online / datele depozitarii / datele pietei / utilizarea agentului de nesiguranta’. Diviziunea se poate baza pe functionalitate ’extragerea datelor / incarcarea datelor / raportarea informatiilor’. Diviziunea trebuie realizata in functie de felul proiectului, astfel incat sa consideri ca este cea mai potrivita pentru acel caz. Ideea strategiei este de a captura toate elementele esentiale ale muncii. In acest caz nu conteaza ordinea. Este important sa estimezi procentajul diviziunii potrivite proiectului repectiv.

3. Dupa ce realizezi prima diviziune a sarcinilor, fa o estimare rapida pentru a afla daca una dintre sectiuni necesita un grad mai ridicat de efort decat s-a estimat mai devreme. Sectiunile de sarcini care necesita mai mult efort decat s-a estimat initial vor trebui impartite in altele mai mici. Cu alte cuvinte, descrie pasii care trebuie urmati pentru a finaliza fiecare unitate de activitatea. Odata finalizat, procesul trebuie sa treaca de o noua estimare.

4. Continua sa divizezi fiecare etapa, pana cand activitatea va fi reprezentata eficient, fara sa existe activitati in afara pragului estimat.

5. Ai realizat deja o estimare riguroasa pentru a afla daca activitatea este mai mare decat pragul estimat. Odata ce Structura de Divizare a Muncii este finalizata, va trebui sa revizuiesti toate activitatile detaliate. Te poti folosi de una dintre strategiile de estimare. De exemplu, ai putea face o constatare profesionista conform careia o anumita activitate necesita 70 de ore de efort. Apoi poti folosi o strategie de analogie pentru a determina daca si alte activitati de marime aproximativ egala cu aceasta necesita tot 70 de ore de efort.

Construieste un grafic de retea

6. Odata finalizata Structura de Divizare a Muncii, se vor crea noi activitati secundare. Activitatile divizate in altele mai mici sunt numite subactivitati. Primul pas necesar convertirii Structurii de Divizare a Muncii intr-un grafic de retea il reprezinta alegerea tuturor activitatilor principale si ordonarea lor cronologic. Acesta este momentul in care trebui sa decizi care sunt activitatile prioritare.

7. Dupa ce ai creat succesiunea, analizeaza din nou rezultatele. Acum va trebui sa identifici relatiile si dependentele dintre activitati. Noteaza daca exista activitati care nu pot fi demarate decat dupa finalizarea altora. Cu toate ca majoritatea vor fi de acest tip, tine minte ca pot exista inca trei tipuri de relatii intre activitati. Se intampla de multe ori ca o activitate sa fie finalizata pentru ca de aceasta depind alte doua-trei. Astfel, tu va trebui sa afli care sunt activitatile dependente de altele. In acelasi timp va trebui sa afli care sunt sarcinile care pot fi realizate in paralel. Etapa descrisa are o mare importanta si este cheia crearii unui plan de lucru solid.

8. Daca nu ai inclus inca activitatile intr-un program de administrare a proiectului, ar trebui sa o faci acum. Cu cat e proiectul mai mare, cu atat e mai necesara utilizarea unui program automat care sa ajute la construirea planului de activitatea. Cu toate ca activitatile incluse in program pot fi introduse in orice ordine, sunt mai usor de inteles daca sunt ordonate cronologic. Cand introduci activitatile poti introduce si datele de dependenta. Daca activitatile nu sunt ordonate cronologic, va trebui sa introduci mai intai activitatile, iar apoi sa specifici dependentele. Trebuie sa notezi estimarea efortului muncii in cazul fiecarei activitati.

9. Noteaza toate datele limita. Termenele finale trebubuie administrate separat, deoarece ele nu tin de atributiile echipei. De exemplu, o cerinta trebuie realizata ianinte ca, Comitetul de conducere sa se intruneasca.

Repartizeaza resursele

10. Sa presupunem ca ai construit planul in ideea ca vei avea intotdeauna toate resursele necesare la momentul potrivit. Fireste, acest lucru nu se intampla niciodata. Acum va trebui sa repartizezi resursele catre activitatile de lucru. Daca detii deja anumite resurse alocate proiectului, inseamna ca cel mai potrivit lucru ar fi sa le repartizezi direct catre activitatile corespunzatoare. Daca nu ai ai alocat deja toate resursele, cel mai bine sa o faci folosind termeni generici. De exemplu, daca ai nevoie de trei ’dispozitive de programare’, in planul de lucru vor fi numite ’dispozitiv de programare 1’, ’dispozitiv de programare 2’, ’dispozitiv de programare 3’.

11. Daca ai de gand sa folosesti un program pentru planificarile initiale, incepe cu el. Bazandu-se pe efortul in ore, resurse si limite, programul va calcula termenul final.

12. Acum analizeaza limitele resurselor pentru a descoperi daca te incadrezi sau nu. Daca proiectul este mare si nu folosesti un astfel de program, aflarea acestui detaliu va fi aproape imposibila. Dar s-ar putea sa afli ca o resursa va trebui repartizata 100 de ore in prima saptamana si doar 20 de cea de-a doua. Finisarea acestui detaliu se numeste nivelarea resurselor. Tehnica nivelarii resurselor include:

 Planificarea activitatilor secvential ar putea fi realizate in paralel daca nu exista limite de resurse. De exemplu, doua activitati, fiecare estimata la 40 de ore de activitatea, trebuie realizate in acelasi timp. Totusi, e nevoie de aceeasi resursa pentru ambele activitati. In acest caz, una dintre activitati va trebui programata pentru o saptamana, iar cealalta pentru saptamana urmatoare.

 Repartizeaza activitatea, de la un angajat suprasolicitat catre altul, mai putin solicitat, dar care are aceleasi abilitati.

 Analizeaza programul si identifica eventualele zile ineficiente. Va trebui sa le transformi adaugand mai multe sarcini pentru ziua respectiva.

 Modifica structurile ori de cate ori crezi ca e necesar. Daca doi sau mai multi oameni au de realizat o activitate, verifica daca unul dintre ei ar putea fi ales pentru activitatea intr-o alta activitate cu resurse limitate.

Ajusteaza planul si adauga sarcini

13. Dupa ce ai estimat efortul pentru fiecare activitate si dupa ce ai repartizat resursele, poti incepe programarea proiectului pentru a afla cat va dura. Aceasta va fi prima schema a planului de lucru. Daca ai aflat care vor fi costurile resurselor, vei putea identifica si costurile proiectului.

14. Revizuieste planul de lucru si termenul limita pentru a-l analiza cu atentie. Daca tu consideri ca nu e potrivit, modifica si reprogrameaza. De exemplu, programul s-ar putea sa calculeze ca proiectul va dura zece luni, dar tu trebuie sa-l finalzezi in opt. In acest moment, poti analiza diverse alternative, precum adaugarea unor resurse, activitatea suplimentara, indepartarea unor activitati de lucru, etc.

15. Afla cand vor fi finalizate cerintele principale si considera acele date un punct de reper. Reperul trebuie sa ajute la administrarea mai eficienta a muncii. Astfel vei putea afla imediat daca te incadrezi sau nu in termenul programat.

16. Odata ce planul e finalizat si proiectul aprobat, salveaza o copie a planului de lucru actual. Mai tarziu, dupa ce planul a fost administrat, planul rezultat in urma ajustarilor poate fi comparat cu cel original, astfel putandu-se remarca diferentele.

17. Trebuie sa tii evidenta exacta a orelor de efort depus si a costurilor adiacente estimate in planul de lucru. De exemplu, ai estimat ca o activitate presupune 40 de ore de efort si dureaza 10 zile. E usor sa afli ziua in care a fost finalizata, dar nu e suficient. Va trebui sa tii evidenta numarului de ore de asemenea. In cazul mai multor proiecte, costurile se estimeaza in functie de numarul de ore alocate. Acestea ajuta la crearea planului.