Procesul de administrare a planului de lucru la proiecte mijlocii si mari.

Revizuieste procesul asociat cu proiectele mici. Cu toate ca un proiect mic ar putea contine 20 de activitati, iar unul mare – 5.000, ambele sfarsesc prin […]

Revizuieste procesul asociat cu proiectele mici. Cu toate ca un proiect mic ar putea contine 20 de activitati, iar unul mare – 5.000, ambele sfarsesc prin a folosi aceleasi procese. Pe masura ce cresc in marime, proiectele cresc si in dificultate. In cazul proiectelor mari, ar putea exista o persoana responsabila de ajustarile necesare Planului de lucru pentru proiect. Persoana respectiva trebuie sa noteze toate rezultate noi si sa intocmeasca rapoarte care vor fi prezentate Managerului de Proiect pentru evaluare si analiza.

1. Revizuieste planul de lucru in mod regulat. In cazul proiectelor mijlocii, procesul poate fi repetat saptamanal. In cazul celor mari, trebuie repetat o data la doua saptamani. Sa nu cresti frecventa peste doua saptamani. O luna ar putea fi prea mult deja. Exista mult prea multe activitati in curs de realizare, iar daca apar probleme, ar putea trece prea mult pana ce ar fi solutionate.

2. Daca proiectul cuprinde efortul real exprimat in ore si costuri, va trebui sa ajustezi planul cu aceste informatii. Identifica activitatile care au fost finalizate in perioada de timp anterioara si ajusteaza planul pentru a mentiona ca au fost realizate. Membrii echipei sunt cei care trebuie sa anunte situatia si efortul calculat in numar de ore. Informatiile vor fi transmise in cadrul intalnirilor sau prin Rapoartele referitoare la situatie. Se poate intampla ca programul sa fie setat astfel incat membrii echipei sa ajusteze planul direct.

3. Afla daca exista si alte activitati care ar trebui finalizate, si de care nu se ocupa nimeni. Aceste informatii pot fi culese cu ajutorul programului automat de administrare a proiectului, cu conditia sa fie atasate rapoartele corespunzatoare. Ar putea exista probleme care necesita solutionare sau poate durata necesara realizarii a fost estimata gresit. Afla de cat efort suplimentar e nevoie pentru a finaliza activitatea si pentru a ajusta planul.

4. Dupa ce planul a fost ajustat corespunzator la realitatea curenta, lasa programul sa restabileasca activitatea. Astfel vei afla daca proiectul va putea fi finalizat la timp, incadrandu-te in efortul, costurile si durata prevazute.

5. Initiaza rapoarte suplimentare ale programului de administrare a proiectului pentru a afla detalii despre progresul activitatii. De exemplu, urmareste cu atentie repartizarea surselor. Proiectul ar putea fi realizat la termen pentru ca o parte dintre membrii echipei lucreaza 80 de ore pe saptamana. Daca ai pastrat versiunea initiala a planului de lucru, poti incepe rapoarte pentru a compara planul curent cu varianta initiala.

6. Analizeaza bugetul. Din cauza felului in care e realizat raportul financiar, s-ar putea sa fii nevoit sa administrezi bugetul lunar, chiar daca planul de lucru este ajustat saptamanal sau bi-saptamanal. Ajusteaza programul astfel incat sa reflecte toate platile si datele la care au fost facute. Trebuie sa includa cheltuielile cu activitatea, echipamente si materiale. Apoi compara bugetul cu numerele rezultate. Exista mai multi factori legati de aceasta comparatie.

– Unele cheltuieli trebuie repartizate din buget, dar din alta perioada. Daca ai cumparat un obiect de valoare in aceasta perioada, dar care a fost programat pentru perioada urmatoare, nu trebuie sa te surpinda faptul ca esti in afara bugetului. Acest tip ce cheltuiala se amortizeaza in timp.

– Se poate sa nu fi depasit bugetul, in cazul in care ai depasit si programarea activitatilor. Daca proiectul tau se incadreaza in program, dar nu si in buget, inseamna ca ai o problema reala. Totusi, daca proiectul tau a depasit programarea, nu ar fi nici o problema daca ai lua-o inainte cu bugetul. De exemplu, sa zicem ca ai platit anticipat un furnizor si ai depasit bugetul. Va trebui sa analizezi si sa calculezi si vei ajunge la concluzia ca cheltuielile sunt aceleasi, deci bugetul general nu e depasit.

– Proiectul poate fi incadrat in planul initial, dar nu si in buget. Acest lucru s-a intamplat datorita unor activitati care au necesitat mai mult efort decat s-a estimat. Se poate sa fie din cauza muncii suplimentare sau din cauza alocarii mai multor resurse decat a fost prevazut. In acest caz, daca intamplarea are loc si in continuare, bugetul proiectului ar putea fi pus in pericol. Problema ar trebui sa fie considerata un risc si vor trebui luate masuri pentru inlaturarea factorilor care permit acest proces.

– Este foarte posibil ca activitatile obligatorii sau cheltuielile de proiect sa fi fost lasate la o parte cand au fost facute estimarile. Daca este nevoie de o alta activitate sau de alte cheltuieli, dar ele nu au fost incluse in procesul estimativ, s-ar putea sa nu poti invoca o modificare de administrare a scopului. In acest caz ar trebui invocat un risc de buget, asta daca nu poti recupera cheltuiala economisind in alta parte.

– Te-ai gandit ca depasirea bugetului poate fi cauzata de unele activitati aflate in afara Definitiei proiectului si care nu au fost aprobate? Daca exista asemenea situatii, activitatea trebuie oprita pana cand va fi invocata o modificare de administrare a scopului.

7.Cauta indicii care ti-ar putea sugera ca proiectul nu functioneaza cum trebuie. Adica:

– Activitatile care tind sa se iasa din buget sau sa depaseasca programul inca de la inceputul proiectului. Oamenii tind sa creada ca pot recupera, dar, de obicei, reprezinta doar un semn de intrebare asupra problemelor care vor urma si se vor accentua.

– O mica abatere creste in intensitate, mai ales la incepul proiectului.

– Descoperi ca activitati pe care le credeai incheiate sunt inca in derulare.

– Trebuie sa te bazezi pe o perioada de timp neprogramata pentru a te incadra in termenul limita, mai ales la inceputul proiectului.

– Moralul echipei scade.

– Calitatea produselor sau a serviciilor incepe sa se deterioreze.

– Etapele de controlare a calitatii, testarea activitatii si timpul alocat administrarii proiectului incepe sa se detaseze de programul initial.

Daca incep sa apara astfel de situatii, mareste vizibilitatea administrarii riscurilor. Creeaza un plan de administrare a riscurilor pentru a te asigura ca proiectul va fi finalizat cu succes.

8. Evalueaza metoda aleasa pentru situatii critice. Metoda reprezinta o continuitate de activitati care trebuie realizate la timp pentru ca intregul proiect sa fie realizat in cadrul programului stabilit. Daca nu poate fi respectat termenul final, inseamna ca exista cel putin o activitate care nu se incadreaza. E important sa stim care sunt activitatile care pot genera astfel de probleme, pentru a stii care trebuie accelerate pentru a fi finalizate mai devreme. Atribuirea unor resurse suplimentare unor activitati noncritice nu va ajuta la finalizarea mai rapida a proiectului.

9. Ajusteaza planul astfel incat acesta sa reflecte felul in care trebuie realizata activitatea ramasa. Prima prioritate ar trebui sa fie finalizarea proiectului in cadrul estimarilor de effort, durata si costuri facute initial.

10. Daca nu poate fi indeplinita nici o coordonata initiala, vor trebui facute noi estimari care sa fie apoi comunicate departamentului de management si clientilor. Este important sa afle si ei, pentru ca pot exista domenii in care sa-si aduca idei importante. De exemplu, clientul ar putea accepta sa reduca cerintele ramase, astfel ca proiectul va putea fi finalizat in cadrul estimarilor facute initial.

11. Munca ce urmeaza sa fie realizata trebuie ajustat in planul de lucru in fiecare luna. Ea trebuie sa reflecte toate informatiile suplimentare sau detaliile noi relevante. De exempul, cand a fost realizat planul de lucru multe dintre activitatile viitoare erau inca neclare. Aceste informatii trebuie clarificate se detaliate in fiecare luna. Tine cont de faptul ca aceasta etapa se refera la activitatile identificate initial, dar carora nu li se pot atribui suficient de multe informatii. Nu inseamna ca trebui sa adaugi o noua activitate. Nu la acest aspect se refera.