Organizarea timpului: 10 sfaturi pentru a profita din plin de ziua de lucru

De câte ori ai zis „Nu am timp”? Deși ne ghidăm cu toții după același ceas cu 24 de ore, mulți dintre noi se simt într-o perpetuă criză de timp și tind să amâne diversele sarcini.

Următoarele sfaturi îți pot îmbunătăți abilitățile pentru organizarea timpului, ajutându-te să delimitezi lucrurile importante de cele opționale, să creezi un sistem funcțional și să îndepărtezi unul câte unul factorii care-ți mănâncă minute prețioase.

Delimitează-ți prioritățile!

Ce speri să realizezi într-o zi sau într-o lună ori într-un an? Ce angajamente ți-ai luat deja și în ce activități noi ai dori să te implici? De exemplu, ți-ar plăcea să faci parte dintr-un proiect de colaborare între mai multe departamente sau să te familiarizezi cu noile tehnologii? Pune aceste obiective și altele asemănătoare în ordinea priorităților și încearcă să estimezi cât timp ți-ar lua fiecare în parte.

Realizează o evidență a organizării timpului

Ține un jurnal zilnic pe parcursul celor 5 zile lucrătoare. Înregistrează-ți în fiecare moment cum îți petreci timpul. Apoi la sfârșitul săptămânii, analizează-ți obiceiurile în privința organizării timpului. Este nivelul de importanță al activității potrivit cu timpul pe care îl aloci acesteia? Să zicem ca ai petrecut două ore, stergând mesaje mai vechi de pe e-mail, deși aveai lucruri mai importante de fșcut. Acesta este un exemplu de irosire a timpului cu sarcini care nu duc la rezultatele dorite.

Dedică-te unui sistem pe care chiar îl vei pune în aplicare

Găsești instrumente atât online, cât și offline care te ajută să respecți sedințele programate și să îți compui un orar de lucru detaliat. Indiferent de sistemul pe care alegi să-l aplici (un calendar obișnuit sau un asistent digital), acesta va funcționa numai dacă îl vei folosi cu rigurozitate. Ceea ce contează nu este instrumentul sau aplicația în sine, ci obiceiurile și disciplina pe care ți le impui.

Schitează-ți un plan de lucru în fiecare zi

Foarte mulți experți în organizarea timpului consideră ca oamenii ar trebui să petreacă 10 până la 15 minute pentru a-și stabili prioritățile la începutul fiecărei zile. Programul tău nu este bătut în cuie; poți să-l mai schimbi pe parcursul zilei. Și, cunoscând aceste informații, vei putea să profiți mai bine de ocazii pe măsură ce apar.

Grupează sarcinile asemănătoare

Programează sarcinile care necesită eforturi sau resurse similare în același interval de timp. De exemplu, s-ar putea să-ți fie mai ușor să faci cercetări online pentru 3 sau 4 proiecte importante în același interval. În mod similar ocupă-te de e-mailuri și alte tipuri de corespondență într-un interval de timp atent determinat.

Observă-ți momentele când ești mai productiv

Când ești mai creativ și ai un randament mai bun? Dimineața devreme, la prânz sau după-amiaza târziu? Pe de altă parte când ai momentele cele mai proaste? Devenind conștient de orele la care dai randament sau nu, îți poți programa sarcinile pentru momentele potrivite. De exemplu, dacă ai un moment să-i spunem neproductiv la ora 15 după-amiaza, s-ar putea să fie mai bine să aranjezi dosarele decât să redactezi un document important.

Controlează factorii care te distrag

Deși întreruperile la locul de muncă sunt inevitabile, impactul lor poate fi limitat. În timpul perioadelor aglomerate, selectează apelurile la care răspunzi. De asemenea, rezistă tentației de a-ți verifica e-mailul sau de a răspunde imediat unui mesaj.

Rezistă tentației de a face multitasking

Acesta este unul dintre cele mai simple sfaturi pentru organizarea timpului, dar poate fi, totodată, unul dintre cele mai grele de urmat. Concentrează-te pe sarcina în cauză și blochează toate distragerile. Poate fi tentant să faci mai multe sarcini, dar doar te autosabotezi când încerci să faci asta. Pierzi timp și scazi productivitatea acțiunilor tale atunci când treci de la o sarcină la alta.

Nu mai amâna!

În loc să amâni un proiect de amploare, separă-l în pași mai mici, mai ușor de gestionat. Dacă tot te copleșește, caută să delegi anumite părți din el sau cere ajutorul colegilor.

Învață să spui „nu”!

Dacă o sarcină sau solicitare nu are o importanță majoră pentru jobul tău sau pentru obiectivele tale profesionale și ai foarte multe sarcini deja în așteptare, refuză politicos. Totuși, ai putea să-i oferi persoanei respective câteva soluții alternative, în semn de considerație și spirit de echipă.

Obiectivul principal al perfecționării abilităților tale pentru organizarea timpului este de a avea un randament cât mai bun în fiecare zi. Respectând sugestiile de mai sus, s-ar putea să descoperi că ai tot timpul de care ai nevoie pentru problemele cele mai importante. Însă dacă și după aplicarea acestor recomandări tot simți că nu faci față volumului de muncă, poate ar fi momentul să te reorientezi către un alt loc de muncă. Nu de alta, dar opțiuni există! Spre exemplu, pe eJobs.ro ai la dispoziție în acest moment peste 35.000 de poziții scoase la bătaie!