Specifica clar ce anume delegi

Oamenii competenti doresc sa-si cunoasca exact responsabilitatile. Experienta lui Charles P. Wiley ilustreaza cum un proprietar-manager a facut acest lucru cu angajatii lui. A inceput infiintandu-si […]

Oamenii competenti doresc sa-si cunoasca exact responsabilitatile. Experienta lui Charles P. Wiley ilustreaza cum un proprietar-manager a facut acest lucru cu angajatii lui. A inceput infiintandu-si o organizatie. Si-a divizat mica companie in trei departamente: un departament de productie, un departament de vanzari, si un departament administrativ.

Managerul care se ocupa de productie era responsabil pentru reclama, solicitarile clientilor, si serviciul cu clientii. Domnul Wiley considera departamentul administrativ drept sediul si unitatea de serviciu pentru celelalte doua departamente. Managerul sau era responsabil de personal, achizitii, si contabilitate.

Domnul Wiley a stabilit impreuna cu angajatii sai practicile si procedurile necesare indeplinirii sarcinilor de lucru. Asistentii sai l-au ajutat mai ales sa identifice orice fel de depasiri sau discrepante in privinta responsabilitatilor delegate. Apoi a pus pe hartie aceste proceduri. Astfel fiecare supraveghetor a capatat o declaratie scrisa asupra functiei fiecarui departament si a autoritatii fiecaruia.

Aceasta declaratie cuprindea un set de actiuni specifice pe care fiecare si le putea asuma din proprie initiativa, si o lista de actiuni care necesitau aprobarea biroului central- Domnul Wiley sau in absenta sa asistentul manager general.

Domnul Wiley s-a gandit si la momentele cand ar putea sa lipseasca din intreprindere. Pentru a se asigura ca lucrurile vor merge bine in continuare, managerul de productie a fost desemnat asistent manager general si i s-a acordat autoritatea de a lua toate deciziile operationale in absenta domnului Wiley.

In privinta acestor perioade de absenta Domnul Wiley a mers un pas mai departe. A instruit fiecare sef de departament sa desemneze si sa pregateasca un asistent care sa poata conduce departamentul daca si atunci cand ar fi nevoie de acest lucru.

Atunci cand specifici ce anume delegi, ai grija ca departamentele sa fie coordonate. Experienta unui alte persoane, posesoare a unei fabrici, Ann Jones, este un caz sugestiv. Ea a crezut ca departamentele sale erau coordonate pana in momentul cand managerul magazinului i-a raportat ca este coplesit de comenzi “pe fuga”.

“Imi este imposibil sa fac tot ceea ce a promis Bill”, a spus seful de magazin. Bill era managerul de la vanzari.

Cand Bill a fost chemat, acesta a spus “A trebuit sa promit livrare prompta pentru a incheia afacerea.”

Doamna Jones a rezolvat problema instruindu-I pe managerul de la vanzari si pe cel de la magazin sa stabileasca impreuna datele de livrare.

Ai grija ca departamentele sa fie coordonate atunci cand specifici responsabilitatile si autoritatea fiecarui manager important. Astefel reduci sansele de confuzie si asiguri pe toata lumea ca nu exista indoieli cu privire la cine raspunde de sarcinile specifice. Apoi, managerul in persoana poate aduce masuri de ajustare pentru a mentine situatia sub control.