Strategii de administrare a scopului.

Gruparea cererilor mici Nu e bine sa ii ceri sponsorului sa aprobe toate cererile marunte, mai putin importante. Echipa nu are contact cu sponsorul in fiecare […]

Gruparea cererilor mici

Nu e bine sa ii ceri sponsorului sa aprobe toate cererile marunte, mai putin importante. Echipa nu are contact cu sponsorul in fiecare zi, iar obtinerea interesului lui fata de detalii e dificila. Cel mai bine e sa grupezi toate modificarile mici si doar apoi sa i le prezinti.

Decizia Managerului de Proiect

E mai usor sa obtii aprobarea pentru modificarile mici chiar de la Managerul de Proiect. Poate aproba el modificarile, cu conditia ca proiectului sa fie incadrat in program sau chiar in avans, iar modificarile sa nu afecteze costul, durata si efortul stabilit. Daca exista riscul ca proiectul sa depaseasca limitele estimate si aprobate, Managerul de Proiect va trebui sa refuze modificarile si sa contacteze sponsorul.

Nu te baza pe estimarile intamplatoare pentru modificarea scopului

Una dintre etapele necesare procesului estimarii este adaugarea unor ore, intamplator, care sa reflecte doza de incertitudine asociata cu estimarea. De exemplu, daca efortul in ore a fost estimat la 5. 000, se pot adauga aproximativ 500. Astfel ca factorul de incredere este 90%. Odata aprobate orele din marja, se vor face presiuni asupra Managerului de Proiect pentru a se folosi de aceste ore in loc de altele suplimentare. Clientul ar putea zice: De ce sa invocam o modificare de scop pentru 100 de ore suplimentare cand tu ai estimat 500 !

Rezista tentatiilor si presiunilor ! Scopul orelor reprezinta marja de eroare in cazul activitatilor. Ele vor fi folosite la sfarsit, cand se va constata ca e nevoie de mai mult timp. Modificarile de scop, in schimb, trebuie aprobate, iar apoi mentionate in plan.

Blocarea cererilor de modificarea a scopului

Consideri ca, in timp ce tu de ocupi de administrarea atenta a modificarilor, clientul are dreptul sa ceara el sa se faca modificari ? Modificarile aparute la sfarsitul proiectului vor implica un efort mai mare si necesita mai mult timp. Din acest motiv ai putea considera ca, din moment ce sponsorul e de acord sa mareasca bugetul si timpul, ar trebui sa se ocupe el insusi de modificari. E adevarata afirmatia, dar pana la un punct. Se ajunge la un moment in realizarea proiectului cand schimbarile nu-si mai au rostul. In functie de natura proiectului, blocarea cererilor de modificare pot fi invocate in diferite momente, dar nu mai tarziu de inceperea testarilor. Testarile trebuie sa solicite intreaga atentie a echipei. Modificarile aparute dupa testari ar presupune reluarea intregului proces de testare.

Se intampla deseori ca respectivul client sa ceara inceperea procesului de modificare dupa ce a analizat testele. Cea mai buna varianta e sa pastrazi aceste modificari in rezerva si sa le consideri cereri suplimentare dupa implementarea si stabilizarea solutiei.

Daca obtii aprobarea pentru o blocare de date, echipa ta se va putea concentra mai mult asupra solutiti curente. Desigur, daca e vorba despre o modificare necesara, va trebui sa iei legatura cu sponsorul.

Aprobarea – Sponsorul de Proiect vs utilizatori

O problema tipica aparuta in timpul realizarii proiectelor este aceea ca echipa nu intelege cine este clientul si cine este utilizatorul rezultatului final. In general, Sponsorul de Proiect este cel care finantiaza proiectul. Astfel ca el devine clientul. De obicei detine o functie inalta in organizatie si e greu de contactat. De obicei clientul desemneaza o alta persoana din cadrul organizatiei sa ia deciziile zilnice. Oamenii care alcatuiesc echipa sunt, de obicei, utilizatorii. Nu conteaza cat de importanta este modificarea pentru utilizator. Acesta nu are dreptul sa ia deciziile de modificare a scopului. Dar, daca Sponsorul considera ca modificarea e necesara, va aproba realizarea ei, odata cu rectificarile de buget si durata. Daca nu o va considera importanta, sponsorul are dreptul sa nu o aprobe. El este cel care ia deciziile, nu Managerul de Proiect, echipa sau utilizatorii.

Sponsorii tind sa refuze

Unul dintre lucrurile negative ale dreptului de decizie al Sponsorului este faptul ca acesta va tinde intotdeauna sa te refuze. Nu uita ca sponsorul este un membru important in organizatie, o persoana careia nu-i place sa aiba de-a face cu cereri mici. Sponsorul vrea ca proiectul sa fie finalizat in cadrul duratei, costurilor si efortului stabilit.

Disolutia scopului

Majoritatea Managerilor de Proiect prefera sa invoce procedeele de modificarea a administrarii scopului cand li se cere sa-i adauge proiectului o noua functie majora. Totusi, se intampla ca invocarea procedeelor sa nu fie potrivita, mai ales in cazul proiectelor mici. Acest termen este folosit pentru a defini o serie de modificari minore aplicate fara a se invoca procedeele de modificarea a scopului. Sa faci o singura modificare, fara impact semnificativ asupra proiectului, poate parea neimportant. Sa faci doua modificari, fara impact semnificativ asupra proiectului, poate parea la fel de neimportant. Chiar si trei sau mai multe. Dar ce se intampla in momentul in care o serie de modificari minore, nici una cu impact semnificativ asupra proiectului, se acumuleaza ? Impactul asupra proiectului creste foarte mult. Multe proiecte esueaza din acest motiv. Managerul de Proiect trebuie sa fie foarte atent cand le administreaza.

Dupa cum am mentionat mai devreme, Managerul de Proiect este destul de rezervat in ceea ce priveste aprobarea micilor modificari, a acelora care nu afecteaza bugetul sau programul. Dar, chiar si in acest caz, modificarile ar trebui aprobate in functie de procedee. Daca avem de-a face cu un proiect care risca sa depaseasca termenul, cel mai bine ar fi ca toate modificarile minore sa fie transformate intr-o cerere mare. Astfel ca modificarea va fi invocata pentru acea unitate mare.

Toata echipa trebuie sa raspunda de procesul administrarii scopului

Unele procese de administrare a scopului sunt eficiente, din punctul de vedere al realizarilor Managerului de Proiect, dar ajung sa fie compromise de membrii echipei. Daca Managerul de Proiect are grija ca regulile de modificare a scopului sa fie intelese corect, clientul poate discuta direct cu membrii echipei. De exemplu, cand un raport aprobat este trimis spre revizuire, clientul poate sa ceara un alt raport, mai clar. Membrii echipei ar putea fi de acord sa il realizeze ei. Rezultatul se va transforma intr-o activitate prea lunga, iar resursele care ar fi putut aplica pentru o activitatea cu prioritate mai mare ar putea ajunge sa se ocupe de o activitate din afara ariei de scop.

Concluzia este ca toti trebuie sa cunoasca detaliile din cadrul procesului. Membrii echipei trebuie sa inteleaga la ce se refera procesul si motivul pentru care este important. Clientul trebuie sa inteleaga de asemenea procesul si importanta lui. Nu trebuie sa crezi ca procedeele sunt semnificative doar pentru Managerul de Proiect si Sponsor. Trebuie sa intelegi importanta comunicarii informatiilor intregii echipe.

Comisia de controlare a modificarilor

Se intampla ca proiectul sa fie foarte mare, iar Sponsorul de Proiect sa doreasca sa ia deciziile impreuna cu alte persoane. Situatia apare mai ales cand efectul modificarii ar putea avea impact asupra altor organizatii. E posibil ca mai multe organizatii sa participe sau sa contribuie la realizarea proiectului, astfel incat vor vrea sa aiba si ei un cuvant de spus. In acest scop, va fi nevoie de un grup de oameni care sa dezbata aprobarea. Acest grup se numeste Comisia de controlare a modificarilor. Daca e sa ai de-a face cu o asemenea comisie, sa stii ca e foarte dificil. Si, cu toate astea, procesul nu va suferi modificari majore. Rolul comisiei este sa analizeze impactul, valoarea proiectului, temporizarea, dupa care trebuie sa hotarasca daca cererea este acceptata sau nu.

Planul de modificare a scopului trebuie sa fie unul sofisticat. Va trebuie sa contina informatii despre membrii comisiei, frecventa intalnirilor lor, felul in care au luat decizia (consens, majoritate, unanimitate).

Rezerva

S-ar putea ca cererile de modificare a scopului sa nu fie aprobate de sponsor, dar sa ramane cereri valide care pot fi aplicate mai tarziu. Acest tip de cereri ar trebui incluse in lista de rezerve. Dupa ce proiectul este finalizat si se trece la productie, ar putea fi aplicat in faza a doua. Dar se vor aplica doar daca vor fi aprobate si daca vor exista fonduri.