Strategii pentru reincadrarea proiectului in buget

Asa cum Managerul de Proiect poate intampina greutati in legatura cu programul, tot asa ai putea si tu sa descoperi ca nu te poti incadra in […]

Asa cum Managerul de Proiect poate intampina greutati in legatura cu programul, tot asa ai putea si tu sa descoperi ca nu te poti incadra in buget. Daca monitorizezi costurile regulat, ar trebui sa afli repede ca risti sa depasesti bugetul. Acest proces de control este, oarecum, mai dificil decat administrarea programului pentru ca ar putea exista o varietate de motive din cauza carora situatia financiara sa nu fie favorabila. In cazul planficarilor, stii de indata daca nu te-ai incadrat intr-un termen. Dar, in cazul bugetului, nu poti afla atat de repede. In primul rand, rareori se intampla sa cheltuiesti sumele estimate. Asa ca va trebui sa intelegi si sa stii care sunt posibilele cheltuieli.

Cu toate ca s-ar putea sa nu ai intotdeauna informatia potrivita la momentul potrivit, exista o serie de strategii pe care le poti aplica pentru a incerca sa te reincadrezi in buget.

• Munca suplimentara neplatita. Aceasta strategie se foloseste atunci cand membrii echipei lucreaza peste program, dar nu sunt platiti pentru orele suplimentare. Este prima strategie pe care o poti aplica. De obicei, membrii echipei vor face tot posibilul pentru ca bugetul sa fie reincadrat. Dar nu e o solutie buna pentru perioade indelungate.

• Resursele de rezerva. S-ar putea inlocui resursele cu salarii foarte mari cu unele care pot face aceeasi activitatea pentru un salariu mai mic. De fapt, daca aspectul financiar este mai important decat cel legat de programare, ai putea accepta ca activitatea sa dureze mai mult, dar cu costuri mai mici.

• Elimina sau inlocuieste costurile care nu tin de activitatea respectiva. Ca si in cazul resurselor umane, ai putea utiliza materie prima mai ieftina. Serviciile, proviziile si materialele cu costuri mai reduse te-ar ajuta sa te reincadrezi in buget. De exemplu, o delegatie s-ar putea caza la un hotel bun, dar nu luxos. Membrii echipei ar putea utiliza hardware updatat deja existent in loc sa foloseasca noi aparaturi. Sau trainingurile bazate pe computere ar putea fi folosite in locul celor formale. S-ar putea deplasa la sediu clientuilui o singura persoana, in loc de trei. In fiecare situatie, vei incerca sa satisfaci nevoia originala, dar prin mijloace mai ieftine.

• Imbunatateste procesul. S-ar putea sa existe costuri suplimentare cauzate de procese interne ineficiente. Afla parerile membrilor echipei si cauta solutii din cadrul procesului intern de control. Daca exista implicatii financiare legate de procesele externe, incearca sa negociezi si sa schimbi procesele viitoare.

• Modificarea scopului „toleranta zero”. Lucreaza cu clientii si membrii echipei pentru a te asigura ca nu exista solicitari pentru servicii necerute, chiar daca ar fi pentru o ora. Toata energia ar trebui concentrata asupra realizarii cerintelor aprobate.

• Recupereaza angajamentele. Lucreaza cu membrii echipei pentru a evalua viitoarea activitate, pentru revalidarea estimarilor si recuperarea angajamentelor necesare finalizarii proiectului in cadrul bugetului existent.

• Bazeaza-te pe posibilele modificari de buget. Daca proiectul tinde sa iasa din buget din cauza subestimarii unei cantitati de activitatea, cauta solutii in estimarile planului.

• Munca pentru sustinerea scopului. Daca bugetul este fix si consideri ca activitatea ramasa nu poate fi realizata in cadrul bugetului existent, considera ca ai o problema. Daca nu gasesti alte variante, incearca sa convingi clientul sa reduca scopul si livrarea. Ajusteaza Definitia proiectului, daca e necesar, si planifica din nou proiectul bazat pe activitatea ramasa.