Tehnici.

Managementul riscului: Strategii Alternative la Planul de Tratare a Riscurilor O data ce riscurile au fost identificate exista o serie de optiuni pe care Managerul de […]

Managementul riscului: Strategii Alternative la Planul de Tratare a Riscurilor

O data ce riscurile au fost identificate exista o serie de optiuni pe care Managerul de Proiect le poate adopta ca solutii.

1. Lasa-l deoparte: In aceasta abordare, Managerul de Proiect examineaza impactul pe l-ar avea situatia de risc asupra proiectului si hotaraste ca riscul nu trebuie sa fie tratat. Aceasta abordare ar trebui sa fie utilizata doar in situatiile cand impactul riscului este scazut sau probabilitatea ca riscul sa aiba loc este foarte scazuta. Aceasta abordare este periculoasa pentru riscurile de nivel mediu sau inalt.

2. Monitorizeaza riscul: In acest caz, Managerul de Proiect nu trateaza riscul in mod “pro-activ”, ci il monitorizeaza pentru a vedea daca este mai mult sau mai putin probabil pe parcursul trecerii timpului. Daca riscul pare mai probabil, atunci echipa trebuie sa-l trateze ulterior. Aceasta abordare se aplica riscurilor puternice cu probabilitate scazuta de intamplare. Mai degraba decat sa elaboreze imediat un plan, Managerul de Proiect prefera sa creeze un plan doar daca probabilitatea ca riscul sa aiba loc este mare. Avantajul este ca resursele limitate sunt cheltuite doar pentru riscurile cele mai probabile. Dezavantajul este ca intarzierea in abordarea riscului poate scadea probabilitatea tratarii cu succes a riscului pe viitor.

3. Evita riscul: A evita riscul inseamna a elimina conditia care se afla la baza problemei. Spre exemplu, daca unei parti a proiectului ii sunt asociate riscuri inalte, atunci respectiva parte este eliminata din proiect. Riscurile asociate cu persoana vanzatorului pot fi inlaturate daca respectivul vanzator este inlocuit cu un altul. Aceasta este o metoda foarte eficienta de eliminare a riscului, dar bineinteles ca nu poate fi utilizata decat in anumite situatii.

4. Paseaza riscul: In anumite situatii, responsabilitatea privind Managementul riscului poate fi inlaturata din sfera proiectului catre o alta entitate sau terta parte. Spre exemplu, riscurile de instalare pot fi inlaturate daca aceasta functie este delegata unei terte parti. Aceasta poate avea o experienta speciala care-i permite sa lucreze fara riscuri. Sau chiar daca riscul este inca prezent, el se afla acum pe seama altora.

5. Trateaza riscul: In majoritatea cazurilor, aceasta este abordarea recomandata. Daca au fost identificate riscuri la adresa proiectului, de obicei trebuie sa fie luate masuri “pro-active” pentru ca riscurile sa nu aiba loc. Un alt scop al acestei tratari este ca impactul riscului sa fie minim in cazul in care acesta are loc.

Clientul Nu Se Asteapta la Riscuri Nule

Totul are un anumit grad de risc in viata. Traversarea unei strazi poate fi riscanta. In mod similar, clientii nu se asteapta ca proiectele lor sa fie lipsite de orice risc. Fii atent sa realizezi o evaluare a riscului impreuna cu echipa de lucru si cu clientul. Daca esti norocos e posibil sa ai surpriza ca toate riscurile sa fie de nivel scazut. Cu toate acestea, exercitiul acesta ii previne pe client si pe membrii echipei asupra riscurilor de nivel mediu sau inalt care ar putea cauza probleme pe viitor. Riscurile trebuie sa fie identificate din timp. Prima data inainte de inceperea proiectului. Apoi identificarea riscurilor trebuie sa fie continuata pe tot parcursul proiectului. Nu exista nici un motiv suficient de bun pentru a evita acest exercitiu – clientul nu se asteapta ca proiectul sa fie lipsit de riscuri.

Este Riscul un Lucru Rau in Mod Inerent ?

Riscul nu este neaparat un lucru rau, din moment ce reprezinta o trasatura tipica pentru toate proiectele. Toate proiectele au un anumit grad de nesiguranta datorita presupunerilor care le sunt asociate si mediului in care sunt realizate. Desi riscurile nu pot fi eliminate complet, multe dintre ele pot fi anticipate si solutionate din timp. Scopul Managementului riscului este acela de a identifica factorii de risc pentru un anumit proiect si apoi de a stabili un plan de management al riscului pentru a minimaliza probabilitatea ca riscul sa devina realitate.

Trebuie sa existe Putina Nesiguranta in privinta Riscului

Daca un eveniment este identificat drept un risc potential, trebuie sa existe putina nesiguranta in aceasta privinta. Cu alte cuvinte, daca un eveniment are probabilitatea zero de a avea loc, atunci nu ar a avea nici un sens sa fie luat drept risc. Nu este nici macar un risc scazut. Nu este deloc un risc. Pe de alta parte, daca un eveniment are probabilitatea 100% de a avea loc, atunci evenimentul nu reprezinta un risc. Nu este nici macar un risc de nivel inalt. Este un fapt. (Cateodata aceste evenimente 100% sunt numite constrangeri. O constrangere este un fapt care are impact asupra proiectului tau si trebuie sa fie planificata din timp. Spre exemplu, s-ar putea sa nu poti face rost de o anumita resursa de care nu ai nevoie decat dupa 30 de zile de la inceperea proiectului. Aceasta este o constrangere.) Fara sa intram prea mult in amanunte, putem spune ca un risc are o probabilitate de a avea loc intre 1% si 99%. Daca are o probabilitate de 100% de a avea loc, avem de-a face cu un fapt (si poate chiar cu o constrangere). In procesul de management al riscului, fii atent sa te concentrezi asupra riscurilor si nu asupra faptelor.

Diferentiaza Riscurile, Cauzele si Efectele
Exista o cauza pentru fiecare risc, si un efect daca riscul are loc. Atunci cand sunt identificate riscurile proiectului, asigura-te ca ai notat riscul insusi, si nu cauza sau efectul riscului. Cauza este o situatie existenta care declanseaza riscul potential. In general, cauza este un fapt sau o certitudine pentru proiect. Pe de alta parte, efectul este rezultatul probabil daca riscul are loc. Examineaza exemplul urmator.

Este necesara implementarea unei solutii in toate sediile companiei din intreaga lume, inclusiv in cele din tarile aflate in curs de dezvoltare. Daca liniile de telecomunicatie nu sunt up-gradate la timp acolo unde este nevoie, solutia nu va putea fi aplicata in acele sedii.

Care este riscul in exemplul precedent ?

• Este riscul faptul ca solutia trebuie sa fie implementata in tarile aflate in curs de dezvoltare ? Nu, aceasta este cauza. Este un fapt sau o cerinta.

• Se refera riscul la faptul ca solutia nu va fi utilizata in anumite tari ? Nu, acesta este efectul potential a ceea ce s-ar putea intampla in acest caz.

• Se refera riscul la faptul ca up-gradarile necesare pentru liniile de telecomunicatie nu pot fi realizate la timp ? Da, aici se afla nesiguranta.

Factori de Risc

Cateodata nu este usor sa rasfoiesti un proiect si sa iti dai seama daca prezinta sau nu riscuri. Cu toate acestea, exista anumite caracteristici ale proiectului care sunt inerent mai riscante decat altele. De exemplu, un proiect la care participa o echipa de 20 de membrii este mai riscant decat unul la care participa o echipa de cinci persoane. Riscul creste o data cu cresterea dimensiunii comunicarii, colaborarii, distribuirii informatiei, si a Managementului persoanelor.

Alocarea unui Buget pentru Riscuri Neprevazute

Pentru proiecte medii si mari e bine sa rezervi o cantitate de timp si o parte din buget pentru riscuri neprevazute in cadrul procesului de evaluare. Acest lucru este valabil mai ales pentru proiectele cu un numar mare de evenimente ce prezinta un nivel de risc inalt. Daca te descurci bine cu reevaluarea periodica a riscurilor, s-ar putea sa descoperi riscuri noi ce trebuie sa fie tratate si care nu fusesera incluse in bugetul original. Exista dovezi in domeniu care arata ca proiectului i se adauga un procent de 5% contingenta pentru riscurile necunoscute in momentul pornirii proiectului.

Identificarea Riscurilor Poate fi o Munca de Echipa

Daca membrii echipei sunt familiarizati cu conditiile in care are loc proiectul, se pot implica activ in identificarea si evaluarea riscurilor proiectului. Participarea unita poate ajuta la identificarea riscurilor, cautarea unor mijloace concrete de management al riscului si poate contribui la stabilirea unui consens si la atragerea unor investitii pentru pornirea proiectului.
Cantareste Costul Planului de Tratare a Riscurilor in Raport cu Nivelul de Risc

Toate proiectele prezinta riscuri, iar planurile de tratare a riscurilor costa. Asigura-te ca efortul si costul asociat cu managementul riscului nu ar depasi costul proiectului in cazul in care riscul ar avea loc. Pentru riscuri de nivel inalt nu se aplica aceasta regula. Cu toate acestea, daca ai de-a face cu riscuri de nivel mediu sau scazut, trebuie sa te asiguri ca beneficiile si costurile sunt adecvate proiectului.

Scuze Utile daca Riscurile Nu Sunt Tratate cu Succes

Managerul de Proiect ar putea sa decida ca nu are timp sa evalueze si sa trateze riscurile, deorece are multe alte lucruri mai importante de facut. De asemenea motivarea clientilor si a membrilor echipei in sensul abordarii riscurilor poate fi dificila. Cu toate acestea, una dintre responsabilitatile Managerului de Proiect este sa se concentreze asupra managementului riscului, din moment ce este mult mai eficient sa elimini aceste probleme potentiale din timp, mai degraba decat sa te confrunti cu ele pe masura ce apar. De fapt, daca nu ai de gand sa te ocupi de managementul riscului in mod eficient ar trebui sa fi pregatit sa recurgi la urmatoarele strategii.

• Adauga informatii in plus la estimarile tale pentru a acoperi costurile si eforturile asociate cu riscurile netratate

• Gandeste-te din timp pe cine sa invinuiesti daca lucrurile ies prost

• Fii gata sa cersesti iertare sustinand ca erai prea ocupat cu livrarea rezultatelor pentru a te mai preocupa de evenimentele viitoare

• Discuta faptul ca nu esti un clarvazator, si ca riscurile nu au putut fi prevazute

• Poarta-te obisnuit si spune ca ‘riscul se mai intampla’- nu poti face nimic in acest sens

• Elimina anumite aspecte din managementul proiectului sau din infrastructura echipei pentru a putea rezolva problemele pe masura ce apar. Aici intra eliminarea unor pasi din cadrul managementului calitatii, testarii, training-ului, comunicarii, etc.