Tehnici de construire a planului de activitate.

Analizeaza planurile de lucru anterioare similare si creaza sablonul viitorului plan Procesul descris in construirea Planului de lucru pentru proiecte mijlocii si mici se bazeaza pe […]

Analizeaza planurile de lucru anterioare similare si creaza sablonul viitorului plan

Procesul descris in construirea Planului de lucru pentru proiecte mijlocii si mici se bazeaza pe Structura de Divizare a Muncii. Totusi, cea mai buna modalitate de a construi un nou plan de lucru este bazata pe reutilizarea unuia folosit anterior. De exemplu, daca unul dintre proiectele tale similare a fost finalizat cu succes in trecut, foloseste acel plan de lucru, binenteles cu modificarile necesare. Aceasta te va scuti de efortul asociat cu ‘redescoperirea’ metodei de planificare a muncii. Strategia e utilizabila doar in cazul in care Managerul de Proiect al proiectului anterior a ajustat planul in permanenta.

Daca compania ta se bazeaza pe metodologii formale, se pot folosi sabloane care sa contina anumite caracteristici. De exemlu, ar putea avea un sablon tip pentru implementarea pachetelor de solutii sau a solutiilor pentru Internet sau a aplicatiilor rapide pentru solutii de dezvoltare. In acest caz, verifica daca modul de abordare folosit de tine se potriveste cu acele sabloane. Daca se potriveste, inseamna ca ai un punct de pornire. Sabloanele tip tind sa fie mari si complicate pentru ca sunt destinate tutror proiectelor de acest gen. Dupa ce afli daca sablonul se potriveste, Managerul de Proiect va trebui sa evalueze etapele sablonului si sa afle care sunt potrivite pentru proiectului acesta. Sunt folosite doar cele necesare.

Intotdeauna sa atribui responabilitatea muncii principale unei singure persoane

O greseala des intalnita este sa atribui activitatea de baza la doua sau mai multe persoane, fara sa specifici care are responsabilitatea principala. Lipsa unei responsabilitati principale ar putea scoate in evidenta diferentele dintre unii oameni, ar putea genera probleme, cum sunt amanarea realizarii unor sarcini sau realizarea prioritara a unor activitati cu importanta scazuta. Dar, daca activitatea ii este atribuita unei singure persoane, va fi clar cine este responsabil.

Repartizeaza resursele generale mai intai, iar apoi cele specifice.

Se intampla de multe ori sa nu stii exact care sunt resursele care vor colabora cu echipa. Acest lucru se intampla in special cu resursele necesare la mult timp dupa demararea proiectului, in viitorul departat. In acest caz, va trebui sa folosesti o descriere generala a resursei. De exemplu, sa zicem ca ai nevoie de un modelator de date dupa trei luni de la inceperea proiectului. In planul de lucru va trebui sa mentionezi un nume general, Modelator date #1. Apoi, pe masura ce se apropie momentul in care ai nevoie de acea persoana, poti adauga si numele persoanei cu care stii ca vei colabora in acest sens. Aceasta strategie il va ajuta pe Managerul de Proiect sa estimeze mai eficient activitatea. Se intampla, atunci cand stii cu cine vei colabora, sa ai tendinta sa ii creezi o baza de date estimativa care sa cuprinda un fel de curriculum vitae, realizat de tine. Dar, daca persoana nu va lucra la proiect, datele notate de tine nu vor mai avea nici un rost. Dar, daca vei estima activitatea bazandu-te pe un rol general, vei accepta orice resursa care se incadreaza in descrierea facuta de tine.

Lucreaza cu resurse angajate full-time

De obicei, echipele care lucreaza la proiect se impart intre angajati full-time si angajati part-time. Depinde de marimea organizatiei, a proiectului, de resursele disponibile si de felul in care e organizat departamentul. Totusi, daca ai posibilitatea, trebuie sa angajezi cat de multe resurse full-time. Si acum, ca sa exagerez putin, iti zic ca un anagjat full-time va face mult mai multe lucruri eficiente decat cinci, fiecare avand de realizat 20% din activitate. Trecerea de la un tip de activitatea la altul presupune anumite costuri. Angajatul trebuie sa renunte la o sarcina si sa se acomodeze cu cealalta, putand scadea productivitatea pentru o anumita perioada.

Cine e cel mai potrivit pentru a crea planul de lucru ?

Managerul de Proiect are misiunea de a executa cu succes proiectul. Este si persoana care trebuie sa creeze planul de lucru si sa creada in rezultatele muncii lui. Daca planul trebuie realizat de altcineva, Managerul de Proiect va trebui sa-l revizuiasca si sa faca modificarile necesare pentru a asigura finalizarea proiectului in termenul impus si realizarea tuturor sarcinilor cerute.

Acestea fiind spuse, va mai zic ca Managerul de Proiect nu trebuie sa faca expertize pentru a costrui planul de lucru. Exista doua strategii principale care ajuta la culegerea informatiilor necesare pentru completarea planului.

– Creeaza schite pe care sa le distribui apoi sefilor. Acest aspect presupune ca Managerul de Proiect sa creeze o schita initiala a planului de lucru. Ar putea fi ajutat de o echipa secundara selectata pentru proiect. Odata finalizata, schita trebuie distribuita sefilor, care, la randul lor, isi vor exprima parearea. In timpul procesului de revizuire pot fi adaugate, modificate sau eliminate unele activitati. Daca planul este lung si detaliat, aceasta schita ar putea fi la nivel de sumar. Managerul de Proiect se ocupa de preluarea feedback-ului sefilor si de implementarea noilor idei in plan. Singurul risc ar fi ca sefii, care s-ar putea sa nu cunoasca suficient de multe detalii despre proiect, sa-si exprime anumite pareri eronate, nepotrivite sau invalide.

– Construieste WBS si planul de lucru bazandu-te direct pe implicarea sefilor. Aceasta varianta presupune implicarea mai multor persoane cu drept de decizie in realizarea planului de lucru. S-ar putea organiza o intrunire a tuturor sefilor, pentru a cadea de acord in legatura cu anumite activitati. Daca se lucreaza la un proiect mare, se recomanda sa te intalnesti cu toate persoanele cu drept de decizie odata. De exemplu, ai putea organiza sesiuni de acest gen pentru fiecare departament functional. Fiecare departament are un mod anume de a analiza proiectul. Totusi, planul poate fi realizat doar prin consolidarea rezultatelor diverselor sesiuni. Acest mod a abordare a problemei are avantajul de a implica sefii in mod direct. Astfel vor stii ce au de facut si care este rolul lor. Durata acestei strategii este relativa. Depinde de numarul sesiunilor necesare si de intervalul dintre ele.

Afla din timp termenele limita

Intr-o lume perfecta, termenele de finalizare ale proiectelor ar fi bazate pe cantitatea de activitatea necesara si numarul de resurse disponibile. Totusi, presupun ca ai aflat deja ca regula nu se prea aplica. Se intampla uneori sa existe o data intamplatoare sau foarte valida pana la care activitatea trebuie incheiata. De exemplu, data finalizarii poate fi determinata de regulamentul institutiei, poate fi aleasa de comitetul de conducere sau stabilita de comun acord cu alta companie.

Nu e nimic rau in a avea o data finala fixa. Dimpotriva, confera afacerii un sens si le da tuturor angajatilor sentimentul de urgenta si concentrare. Totusi, poate aparea o problema in momentul in care Managerul de Proiect si echipa sa considera ca termenul nu poate fi respectat datorita cantitatii muncii. In acest caz, Managerul de Proiect trebuie sa ridice aceasta problema. Potentialele rezolvari includ:

– Atribuirea mai multor resurse pentru proiect. Chiar daca fiecare resursa aditionala incepe sa aiba valoare mai scazuta, metoda poate reprezenta o solutie.

– Daca echipa va lucra suplimentar, apare aceeasi problema. Munca nu va fi la fel de eficienta, iar adoptarea acestei solutii pe termen lung poate duce chiar la aparitia unor efecte negative.

– Acceptarea clientului de a elimina unele cerinte in intregime sau de a elimina functionalitatea unor sarcini.

– Se poate incerca amanarea termenului limita. In acest vaz, 90% din solutie poate deveni eficienta, iar activitatea suplimentara ar putea fi realizata chiar inainte de termen.

Strategii de estimare

O parte importanta a construirii planului de lucru o reprezinta acuratetea cu care poate fi estimat timpul alocat activitatilor. Estimarea efortului in ore va ajuta la reducerea costurilor.

Construieste planul de lucru – Mai mult timp alocat la inceput te va ajuta pe viitor

Ai remarcat ca cele mai multe probleme majore aparute in realizarea proiectelor ies la suprafata spre sfarsit, cand se lucreaza deja la construire si la testare ? De fapt, cei mai multi Manageri de Proiect grabesc intentionat planificarea, analizarea si designul, gandindu-se ca mai tarziu, la testari, vor aparea cu siguranta unele erori. E cea mai mare greseala. Cu cat e nevoie de mai mult timp pentru a identifica erorile, cu atat va fi nevoie de mai mult timp alocat remedierii lor. Am trecut de multe ori prin aceasta situatie, iar, de fiecare data, echipa a considerat ca ar fi trebui sa petreaca mai mult timp cu planificarea si sa nu se grabeasca sa inceapa lucrul. Cand construiesti planul de lucru, aloca mai mult timp initial planificarilor si analizarii fragmentelor de lucru. Toate acestea te vor ajuta sa castigi timp si bani. Alocarea unei perioade mai lungi pentru planificari te va ajuta sa economisesti timp pentru analiza. Alocarea unei perioade mai lungi pentru analiza te va ajuta sa realizezi mai usor designul, construirea si testarea. Desigur, nu va fi nevoie de modificari si analize suplimentare. Totusi, activitatea suplimentara pe care o realizezi la inceput trebuie sa fie facuta cu atentie, fara nici o graba. Mai mult timp alocat la inceput te va ajuta pe viitor.