10 sfaturi pentru planificarea si desfasurarea sedintelor.

1. Planifica fiecare sedinta cu grija. – Informeaza-i pe membrii cu privire la scopuri/ obiective. Asigura-te ca obiectivele sedintei sunt specificate cu claritate. Daca nu ai […]

1. Planifica fiecare sedinta cu grija.

– Informeaza-i pe membrii cu privire la scopuri/ obiective. Asigura-te ca obiectivele sedintei sunt specificate cu claritate. Daca nu ai un scop precis nu convoca sedinta.

– Pregateste si distribuie agenda de lucru tuturor membrilor (cu minim doua zile in avans).

– Ofera informatii adecvate.

– Ia in considerare resursele disponibile si limitele existente in privinta anumitor proiecte discutate.

– Materialele vizuale sunt eficiente. Incearca sa folosesti un retroproiector, flip chart-uri/ sau slide-uri. Cercetarile arata ca materialele vizuale utilizate ca si complemente pot reduce durata sedintelor. Pot facilita fixarea si intelegerea ideilor.

– Desemneaza o persoana/ secretara care sa inregistreze sedinta, daca nu ai o astfel de persoana inca.

2.Rezerva sala din timp si specifica cum doresti sa fie aranjata.

– Incearca sa ajungi mai devreme pentru a aranja sala complet.

3. Incepe la timp.

4. Prezinta membrii, in special nou venitii.

5. Clarifica rolurile si responsabilitatile.

6. Stabileste reguli sau proceduri operationale cum ar fi limitele discutiilor.

– Invata regulile si procedurile de tip parlamentar.

7. Concentreaza-te asupra problemelor din agenda de lucru.

– Accepta diferentele de opinie, dar mentine-le sub control.

– Promoveaza invatarea din conflicte.

– Nu lasa discutia sa se impotmoleasca.

– Incheie fiecare subiect inainte de a trece la urmatorul.

8. Prezinta un rezumat al problemelor discutate inainte de incheierea sedintei.

– Recapituleaza deciziile luate, sarcinile hotarate si termenele limita stabilite.

– Stabileste ora, data si locul unde va avea loc urmatoarea sedinta.

9. Incheie la timp.

10. Noteaza ordinea desfasurarii sedintei sau rezumatul celor discutate.

– Trimite-le tuturor membrilor notitele respective.