Cum accesezi si implementezi proiecte cu finantare europeana.

Din luna mai 2009 Extreme Training derulează proiectul Business StartUp cofinanţat prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane prin Ministerul Muncii, Familiei şi Egalităţii de şanse şi de Uniunea Europeană prin Fondul Social European.
În interviul de mai jos cu Marian Rujoiu, General Manager Extreme Training, aflaţi detalii despre cum puteţi accesa acest program, despre scrierea şi managementul proiectului, precum şi sfaturi privind implementarea unui proiect cu finanţare europeană.

Cum a luat naştere ideea de proiect?

Proiectul s-a născut din dorinţa Extreme Training de a oferi posibilitatea tuturor celor interesaţi de a-şi dezvolta abilităţile antreprenoriale, fără implicaţii financiare din partea acestora. Totodată, a realiza un proiect cu finanţare din fonduri europene este o dovadă de implicare socială activă din partea unei firme, care conştientizează necesitatea atragerii acestor sume către sectorul privat, pentru dezvoltarea sustenabilă a acestuia. Pe lângă aceste aspecte am luat în calcul si dezvoltarea companiei, proiectul contribuind din plin la împlinirea acestui deziderat.

Cum a decurs procesul de elaboare a proiectului/a cererii de finanţare? Ce dificultăţi aţi întâmpinat în elaborarea proiectului?

Având în vedere că unul din domeniile în care Extreme Training are expertiză este cel de scriere proiect/management de proiect, scrierea proiectului nu a reprezentat o problemă. Trebuie însă acordată o mare atenţie la Ghidul Solicitantului, care trebuie parcurs integral şi corelat în permanenţă cu corrigendum-urile pe care cei de la AM POSDRU obişnuiesc să le dea. Practic trebuie să fii foarte atent şi să accesezi în permanenţă pagina web a Autorităţii de Management pentru că regulile sunt schimbate în timpul jocului, destul de des. De asemenea, sunt multe lucruri în ghidul solicitantului destul de subiective, care lasă loc de intrepretare şi o parte dintre ele nu pot fi clarificate nici măcar de reprezentanţii AM POSDRU.

Care este după părerea dvs cea mai importantă parte din cererea de finanţare/proiect căreia solicitanţii trebuie să îi acorde maximă atenţie?

Bugetul este un element esenţial în cadrul oricărui proiect, după cum reiese şi din punctajul pe care un proiect îl poate obţine la evaluarea bugetului în cadrul POSDRU: 25 de puncte din 100. Practic este necesar ca bugetul să fie unul realist în primul rând, corelat cu preţurile actuale ale pieţei, şi cât mai bine detaliat pentru a putea fi ulterior şi uşor de gestionat. Este foarte important să se respecte toate plafoanele prevăzute în ghidul solicitantului, cum sunt de exemplu costurile de tip FEDR (investiţii, echipamente etc.) costuri care nu trebuie să depăşească 10% din valoarea totală a proiectului pentru axele prioritare 1-5 şi maxim 15% pentru axa prioritară 6. Un algoritm similar se aplică şi costurilor administrative care nu trebuie să depăşească 7% din valoarea costurilor directe ale proiectului. Chiar dacă aplicaţia electronică permite transmiterea bugetului într-o formă foarte sinetizată (se transmit numai totalurile categoriilor de cheluieli, fără a prezenta şi modalitatea de calcul folosită care a generat acele sume) solicitantul are la dispoziţie 7.000 de bytes pentru a justifica bugetul, câmp în care trebuie explicat algoritmul de calcul şi argumentate sumele în cauză.
Un alt element important al cererii de finanţare îl reprezintă justificarea proiectului, câmp în care solicitantul de finanţare trebuie să aducă argumente solide pentru a convinge evaluatorul de necesitatea finanţării şi implementării proiectului.
Practic, trebuie prezentate, detaliate cantitativ şi calitativ nevoile care afectează situaţia grupului ţintă vizat de proiect, beneficiile aduse de proiect şi modul în care proiectul va răspunde sau va încerca să soluţioneze problemele grupului ţintă şi valoarea adăugată a proiectului.
Nu este de neglijat nici capitolul sustenabilităţii, care este de altfel foarte important în convingerea evaluatorului că proiectul îşi va continua efectele asupra grupului ţintă şi după finalizare. Astfel că, trebuie detaliate modalităţile prin care se va autosusţine proiectul din punct de vedere financiar şi din punct de vedere instituţional, după finalizarea acestuia.

Care este efortul de timp pe care un solicitant trebuie să îl aloce pentru redactarea unei cereri de finanţare?

Dacă partenerii sunt deja agreaţi/stabiliţi şi există datele necesare (cantitative şi calitative despre grupul ţintă), aproximativ 8-10 zile sunt suficiente pentru elaborarea proiectului. Nu este însă o regulă generală pentru fiecare proiect, deoarece în funcţie de complexitatea acestuia şi de numărul de parteneri, efortul necesar pentru elaborarea şi definitivarea proiectului poate fi mai mare sau mai mic, depinde de situaţie.

Cum apreciaţi modalitatea de transmitere a proiectelor specific POS DRU, prin utilizarea aplicaţiei online action web?

Este o modalitate mult mai la îndemâna beneficiarilor şi care contribuie la realizarea unor economii în termen de timp, resurse financiare şi umane, faţă de depunerea clasică a unui proiect, de regulă în 3 copii şi un original cu toate documentele aferente, ajungându-se de cele mai multe ori la tone de hârtie consumate inutil. Pe de altă parte, limitarea dimensiunii câmpurilor din cererea de finanţare, practice, încadrarea în numărul maxim de bytes permişi reprezintă o adevărată provocare pentru că trebuie să convingi evaluatorul că proiectul propus este necesar şi merită finanaţarea. Aşa că, în cuvinte puţine trebuie detaliat cât mai exact cu date concrete că nevoile cu care se confruntă grupul ţintă nu sunt satisfăcute prin intermediul altor activităţi şi că proiectul îşi justifică necesitatea.

{article-3428.jpg}

Cât de mult a durat perioada de evaluare/aprobare a proiectului?

De la momentul depunerii proiectului până la iniţierea procedurii de contractare şi semnare a contractului de finanţare a trecut o perioadă de aproximativ 8 luni. Proiectul a fost depus în iulie 2008, iar contractul de finanţare l-am semnat la începutul lui 2009.

Cum a decurs procedura de contractare? Cât de uşor aţi intrat în posesia prefinanţării?

În perioada de contractare ne-au fost solicitate o serie de documente justificative, care să dovedească statutul firmei, situaţia economică a acesteia cât şi a partenerilor din proiect. Trebuie mare atenţie la documentele solicitate şi trebuie obţinute foarte repede deoarece timpul de depunere al acestora este foarte scurt, de regulă 10-12 zile calendaristice. Practic, după ce ai semnat contractul poţi intra în posesia prefinanţării realizând o cerere prin care o soliciţi. În cazul nostru, banii din prefinanţare ne-au fost viraţi destul de repede în contul proiectului. În momentul de faţă suntem la depunerea primei cereri de rambursare, la care s-a muncit destul de mult având în vedere toate documentele solicitate. Cel mai dificil este cu fişa de identificare a grupului ţintă, deoarece pentru fiecare persoană implicată în activităţile proiectului este necesar să prezinţi autorităţii de management un formular individual cu datele de identificare ale acesteia. Astfel că, dacă ai un grup ţintă de 1.000 persoane vei avea de realizat cel puţin 1.000 de astfel de formulare.

Cum decurge implementarea proiectului? Care este modalitatea agreată de Autoritatea de Management în privinţa utilizării contribuţiei proprii în proiect?

Implementarea proiectului a decurs fără probleme până în acest moment, toate activităţile realizate fiind conforme cu graficul de activităţi. În primele 6 luni de implementare am achiziţionat materialele şi echipamentele bugetate în proiect, a fost realizat web-site-ul proiectului şi s-a demarat campania de informare a grupului ţintă cu privire la oportunităţile proiectului. Din toamnă vor începe cursurile. În privinţa prefinanţării nu există o regulă aplicabilă tuturor beneficiarilor, sau cel puţin nouă nu ne-a fost comunicată de AM POSDRU. Noi am mers pe varianta în care am asigurat partea de contribuţie proprie pentru prima transă de rambursare, ceea ce înseamnă că din suma solicitată vom primi cu 5% mai puţin.

Ce sfat puteţi acorda potenţialilor beneficiari de finanţare în ceea ce priveşte procesul de elaborare, contractare şi implementare a proiectului?

Să lucreze cu multă atenţie faţă de documentele importante: ghidul solicitantului, corrigendum-uri etc, să ceară în permanenţă clarificări la AMPOSDRU atunci când aspecte din ghid par foarte subiective şi să menţină lucrurile cât mai simple şi pe înţelesul evaluatorilor. Cu atât mai mult cu cât există limitarea de spaţiu pentru cererea de finanţare. Având în vedere experienta noastră am hotărât organizarea de sesiuni de training pentru împartasirea experientei noastre în detaliu. Detalii despre cursuri pot fi gasite pe www.traininguri.ro. Extreme Training este o companie ce oferă servicii de training în domeniul managementului şi negocierii înfiinţată în 2005. Misiunea Extreme Training este de a crea angajaţi mai performanţi, de a dezvolta abilităţi şi de a găsi soluţii.
Sperăm ca aceste informatii să vă fie de un real folos!

Interviu acordat de Marian Rujoiu
Trainer Manager Extreme Training

www.traininguri.ro
www.marian-rujoiu.ro