Cum să vă eficientizaţi echipa

Autor: Ana Hodoş, Dynamic Human Resources De multe ori când întrebăm managerii ce îşi doresc de la un program de eficientizare al echipei ne spun: distracţie, […]

Autor: Ana Hodoş, Dynamic Human Resources

De multe ori când întrebăm managerii ce îşi doresc de la un program de eficientizare al echipei ne spun: distracţie, echipa să se simtă bine, să se recreeze, etc. Unii răspund aşa pentru că au mai participat în programe axate doar pe distracţie – şi atunci când îi întrebăm cu ce au rămas, ce le-a adus un astfel de program, după un răgaz de gândire răspunsul vine: “Nimic, nimic care să poată fi folosit în viitor” – alţii pentru că nu vor să solicite echipa, gândindu-se că este vorba de timpul liber al angajaţilor (cu toate că vorbim de banii companiei!), alţii pentru că nu ştiu ce vor, motivaţiile putând fi nenumărate.

Departe de mine gândul că o astfel de acţiune, cunoscută mai mult sub denumirea de team-building, nu poate crea o atmosferă relaxantă, deschisă. Ba din contră, atunci când membrilor echipei le place să se autodescopere, să înveţe, să participe la schimbare, distracţia îşi face aparaţia. Însă procesul de evoluţie, fie că vorbim la nivel individual, fie la nivel de grup, este unul care necesită modificări, restructurări, consum de resurse (energie, timp, bani etc) şi pentru mulţi schimbarea înseamnă efort…

Am organizat de curând un program pentru o echipă managerială, iar printre activităţi s-a numărat un exerciţiu de dezvoltare personală. Fiind un exerciţiu de profunzime, a necesitat un consum energetic mare, crescând şi gradul de oboseală al participanţilor, însă la finele programului echipa a considerat acest exerciţiu ca fiind activitatea care i-a ajutat cel mai mult să se cunoască mai bine, să îşi pună întrebări despre ei înşişi, să evolueze (unii imi spuneau că s-au trezit noaptea având soluţii şi răspunsuri la unele întrebări ale acelui exerciţiu).

{article-2507.jpg}
Sunt (din păcate) destul de puţini manageri care îşi doresc ca astfel de programe să îi ajute în procesul de îmbunătăţire a performanţei echipei şi care văd o astfel de activitate ca pe o etapă necesară pentru a ajunge împreună la rezultate mai bune. Şi astfel vin şi ne roagă să îi ajutăm să îşi îmbunătăţească relaţiile dintre membrii echipei. Însă de multe ori, în urma diagnozei echipelor cu care plecăm în programe şi a discuţiilor din timpul programului ei află că de fapt relaţiile dintre membrii echipei nu sunt o cauză, ci un efect al: lipsei unor obiective bine stabilite, lipsei cunoaşterii rolurilor fiecăruia, a regulilor din organizaţie, a stilurilor de comunicare, de lucru dintre membri echipei, etc.

De aceea, un prim pas pentru a îmbunătăţi rezultatele constă în stabilirea obiectivelor echipei. Un obiectiv este bine formulat atunci când toată lumea care îl citeşte înţelege exact acelaşi lucru (ceea ce se doreşte a fi atins/realizat) şi în ce perioadă de timp. În management, un acronim utilizat des atunci când se stabilesc obiectivele este SMART (Specific, Măsurabil, Abordabil, Relevant, Temporizat). De multe ori se întâmplă însă ca şi obiectivele, mai ales cele individuale, să intre in conflict; de aceea, pentru ca toată lumea să meargă în aceeaşi direcţie ele trebuie aliniate. Apoi, după ce obiectivele sunt clare, stabilite este important ca fiecare membru să ştie şi să înţeleagă ce acţiuni tebuie să facă pentru atingerea obiectivelor (să înţeleagă care este rolul fiecăruia). După ce rolurile au fost clarificate, se stabilesc regulile care se aplică la fel pentru toată lumea. Accentuez ultima parte, tocmai pentru că, mai ales în rândul firmelor mai mici, a celor de familie sau la nivelul managementului superior, regulile capătă “modificări” şi auzim formulări de genul „ Este firma mea, pot face ce vreau!” – lucru adevărat, dar cu efecte nedorite, pentru că angajaţii fac ce face directorul, nu ce zice acesta. Reguli diferite înseamnă conflicte, care conduc la timp investit în rezolvarea lor, diminuarea încrederii între angajaţi, obiective neatinse.

Aşadar, dacă vă doriţi ca echipa să atingă un nivel înalt de performanţă, fiţi siguri că ştiţi ce obiective aveţi, că toată lumea are acelaşi înţeles al acestora, că fiecare cunoaşte ce are de făcut şi după ce reguli (comune pentru toţi). Un program de distracţie de o zi-două nu vă poate ajuta să va eficientizaţi echipa, ci cel mult să o relaxaţi oferindu-i o mini-vacanţă, însă la serviciu aceleaşi probleme vor aştepta să fie rezolvate.

Plecând de la aceste premise, consultanţii Dynamic HR au creat Soluţia strongTeam prin care vă ajutăm să dezvoltaţi echipe puternice care:
– Să înveţe să primească şi să ofere feedback într-un mod constructiv
– Să îşi accepte personalităţile şi să înţeleagă că au stiluri de lucru diferite
– Să utilizeze şi să îşi armonizeze diversitatea stilurilor de lucru în activitatea lor
– Să nu neglijeze faptul că pe lângă îndeplinirea propriilor sarcini au şi datoria de a impulsiona activitatea colegilor de echipă
– Să creeze un mediu în care cei mai puţin performanţi să simtă nevoia de perfecţionare
– Să înţeleagă că sunt într-un angrenaj în care ţelurile echipei au o importanţă majoră şi numai împreună pot obţine rezultatele aşteptate

Soluţiile noastre sunt construite astfel încât participanţii să fie încurajaţi să interacţioneze unii cu ceilalţi, să găsească împreună rezolvări la problemele lor şi să îşi împărtăşească din propriile experienţe legate de munca eficientă în echipă.

Deoarece ne dorim ca investiţia clienţilor noştri să aibă un randament maxim, în cadrul soluţiilor oferite de noi parcurgem următorii paşi:

1. Diagnoza echipei participante la program: identificăm statusul real al echipei (interviuri, observaţii, chestionare etc.) – menite să confere echipei dumneavoastră o imagine asupra punctelor tari şi celor de îmbunătăţit.

2. Folosim rezultatele diagnozei pentru a identifica ariile care necesită îmbunătăţiri.

3. Întocmim un program care să vizeze rezultate specifice:
Pe baza înţelegerii nevoilor echipei, vom alege ce format va fi cel mai potrivit pentru a veni în întâmpinarea nevoilor specifice.
Formatul va depinde de rezultatele diagnozei, experienţa, interesele şi nevoile membrilor echipei şi ale managerului.

4. Vom organiza şi conduce programul
Scopul: să ajutăm echipa să intre într-un proces continuu de auto-examinare, să conştientizeze acei factori care o reţin din a funcţiona efectiv, să planifice acţiunile, să ia decizii şi să acţioneze.
Rezultat: plan de îmbunătăţire a activităţii şi rezumatul discuţiilor.

5. Evaluarea progreselor.

6. Dacă este necesar, vom programa şedinţe de follow up /coaching cu membrii echipei.

Pe curând,

Dynamic HR