De ce au nevoie companiile de o politică auto

Politica auto este un document strategic pentru managementul unei companii, o afirmație puternică. În timp ce mașina de serviciu, ca beneficiu, continuă să joace un rol […]

Politica auto este un document strategic pentru managementul unei companii, o afirmație puternică. În timp ce mașina de serviciu, ca beneficiu, continuă să joace un rol semnificativ în atragerea și reținerea talentelor, în contextul dificultății de a găsi personal calificat, politica auto este proiectată, de cele mai multe ori, de către managerul de resurse umane împreună cu managerul de mobilitate sau, ideal, în combinație cu un partener extern specializat, cum ar fi Business Lease, și are mai multe scopuri, de la reducerea costului total al proprietății (eng. Total Cost of Ownership) până la motivarea angajaților.

Atunci când angajatorii le dau anumitor angajați mașină de serviciu, o alocație pentru mașină sau le rambursează cheltuielile cu transportul, contribuie indirect la atingerea obiectivelor companiei. La urma urmei, angajații loiali și motivați care primesc beneficii adiționale performează mult mai bine la job și rămân în companie.

Dar mașina ca beneficiu reprezintă mai mult decât un instrument motivațional. Pentru angajații din vânzări sau pe funcții tehnice o mașină de serviciu este obligatorie pentru ca ei să își poată desfășura activitatea. Pentru alți angajați, cum ar fi cei de pe pozițiile de management sau executive, mașina de serviciu reprezintă statut. În final, în multe cazuri, mașina de serviciu reflectă o modalitate a companiilor de a rămâne competitive față de practicile pieței.

„O politică auto prietenoasă și ușor de adoptat este aceea ce permite angajaților să aleagă mașina pe care preferă să o conducă contribuind astfel la creșterea satisfacției, motivației și a retenției.” – Alina Iosif, HR Manager, Business Lease

În orice companie, fie că este scrisă sau nescrisă, o politică auto există. Poate că este prea neclară, poate că este schimbată prea des, însă ea există. Punerea tuturor elementelor împreună într-un document formal poate fi o bătaie de cap, dar și aici poți beneficia de ajutor.

Cinci pași-cheie pentru pregătirea unei politici auto

• Inițiază proiectul. Stabilește prima întâlnire și intervievează principalii actori. Condu o analiză cantitativă și calitativă, gândește-te la alinierea cu strategia de business a companiei și stabilește elementele necesare și scopul politicii auto.
• Fă o analiză a situației de pe piață. Stabilește standardul pentru fiecare nivel și poziție, revizuiește contractele angajaților precum și flexibilitatea fiecărui segment de angajați. Fii atent la articolele din contractele colective de muncă care stipulează prevederi legate de aceste aspecte.
• Analizează impactul politicii, incluzând previzionarea costului. Evaluează implicațiile și opțiunile.
• Creează un cadru preliminar. Dezvoltă principiile universale, pregătește un draft al politicii și testează-l.
• Implementează. Stabilește procesele și fluxul de lucru, comunicarea către angajați, inițiază schimbările contractuale și prevederile pentru noii veniți în companie.

Cel mai important element al unei politici auto este alegerea mașinilor. Din punct de vedere al resurselor umane, mașina trebuie să fie echipată cu accesorii care să asigure confortul și siguranța angajaților, iar imaginea companiei este reflectată de categoria de vehicule care a fost aleasă.

Recomandările legate de responsabilitatea socială, în ceea ce privește emisiile de CO2, sunt la fel de importante și să nu uităm că mașinile cu emisii scăzute de CO2 sunt și eficiente din punct de vedere al consumului de combustibil, rezultând astfel un cost total al proprietății mult mai mic.

O politică auto prietenoasă și ușor de adoptat este aceea ce permite angajaților să aleagă mașina pe care preferă să o conducă. Acest proces are avantaje și dezavantaje. Angajatul simte că este apreciat și că opinia lui este valoroasă. Dezavantajul vine atunci când politica este prea permisivă și angajatul are tendința să testeze cât mai multe modele, consumând timp și făcând decizia mai complicată.  O soluție este aceea de a limita lista de mărci și modelele din care angajatul poate alege. O politică auto care permite angajatului să aleagă mașina pe care dorește să o conducă contribuie la creșterea satisfacției, motivației și a retenției. Dar o politică “user chooser” poate fi folosită doar după definirea bugetului care ia în considerare toți factorii care contribuie la costul total al proprietății (TCO).

Când vine vorba de politici auto, un subiect sensibil este folosirea în scop privat a mașinii, deoarece acest lucru este considerat beneficiu și taxat în concordanță cu prevederile fiscale în vigoare. La nivelul Uniunii Europene, media anuală a numărului de kilometri parcurși în interes personal este de 12.500 și acest lucru poate avea un impact semnificativ în veniturile angajaților.

Politica auto a companiei trebuie să grupeze foarte clar toate responsabilitățile conducătorilor auto, condițiile de eligibilitate dar și limitările. Să nu uităm de manualul șoferului, politica privind uzura normală și contribuțiile la asigurări. După cinci ani de folosire, combustibilul reprezintă 33% din TCO, iar comportamentul șoferului la volan este cel mai important factor care influențează acest cost.

Poate părea complicat la început, dar, odată ce totul este stabilit, operațiunile privind exploatarea flotei auto devin ușoare și eficiente din punct de vedere al costurilor, pentru că o politică auto reprezintă baza inclusiv pentru un bun parteneriat cu compania ta de leasing operațional.

Pentru mai multe informații despre politica auto, contactează Business Lease.

Articol realizat de Alina Iosif, HR Manager, Business Lease