Cum să-ți organizezi task-urile înainte de vacanță

Urmează vacanta de Sărbători, iar zilele din această perioadă sunt parcă cele mai obositoare, cu o mulțime de to-do list-uri și prea puțin timp pentru a rezolva toate activitățile.

Întrebări precum: „Oare o să termin la timp? Ce se va întâmpla dacă las ceva neterminat?” sunt la ordinea zilei. Așa că îți prezentăm câteva strategii pe care să le adopți pentru a menține situația sub control și a te bucura din plin de vacanta de Sărbători. Iată cum te organizezi în această perioadă astfel încât să duci la bun sfârșit toate task-urile!

Anunță din timp dacă planifici o vacanta de Sărbători prelungită 

Dacă ai mai multe zile de concediu, probabil te gândești să-ți prelungești vacanța de Sărbători. În acest caz, trimite un e-mail managerului direct și colegilor pentru a le comunica datele în care vei lipsi de la birou. Dacă lipsești mai multe zile decât colegii, stabilește și persoana care îți va prelua task-urile. Astfel vei ști cui va trebui să oferi insight-uri valoroase și vei evita supraîncărcarea în zilele premergătoare vacanței. Vorbește cu persoana care îți poate prelua responsabilitățile și, eventual, propune-i să vă ajutați reciproc în perioada concediilor. Oferă-i informații despre stilul de lucru cu clienții, despre strategia ta, dar și despre personalitatea acestora. Dacă jobul tău este unul complex, poți vorbi în echipă pentru ca task-urile tale să fie împărțite între mai mulți colegi. Planifică întâlniri cu fiecare dintre ei pentru a le comunica responsabilitățile și, eventual, trimite-le câte un e-mail în care să rezumi discuțiile purtate și informațiile esențiale pe care trebuie să le aibă în vedere.

Creează o listă de to-do-uri cu prioritățile aferente!

Sigur vrei să termini task-urile înainte de vacanta de Sărbători, dar stabilește cu managerul și colegii ce este urgent și ce suportă amânare. Este foarte important să agreați prioritățile pentru a evita situațiile neplăcute.

Creează o listă de to-do-uri pe care să le acoperi înainte de vacanta de Sărbători, pentru a nu te aglomera, încearcă în fiecare zi să bifezi un task din acea listă. Bifează-l la finalul zilei, te va ajuta să știi că ești cu un pas mai aproape de concediu.

Iată ce să iei în calcul atunci cand faci lista de to-do-uri:

• Verifică-ți calendarul și stabilește meeting-uri care nu suportă amânare.
• Acordă câte o culoare fiecărui task, roșu pentru task-urile care nu suportă amânare, verde pentru cele care pot aștepta.
• Folosește aplicații „to do” cum ar fi Todoist de la Gmail pentru a controla mai ușor task-urile. Alte opțiuni free sunt: Wunderlist și Any.do.
• Folosește un status pentru fiecare task precum: realizat, în așteptare.
• Anticipează situațiile care se pot întâmpla cât vei lipsi de la birou.

Lasă-ți lucrurile la îndemână pentru colegi 

Trimite colegilor și managerului o listă cu nume, numere de telefon și adrese de e-mail ale clienților și colaboratorilor. Astfel reduci șansele de a fi deranjat în vacanță. De asemenea, setează o alertă în care să menționezi perioada când vei pleca de la birou, precum și un număr de telefon de urgență pentru anumite situații ce nu suportă amânarea. Menționează dacă poți accesa e-mail-ul în anumite condiții sau dacă poți răspunde la telefon.

Uploadează documentele importante pe serverul comun al companiei sau pe Dropbox și notifică-ți colegii de existența acestora. În ultima zi la birou, lasă un status al task-urilor pe care ai reușit să le realizezi, ce nu ai reușit să termini, ce task-uri trebuie acoperite imediat. Astfel, când vei reveni la birou vei avea o imagine de ansamblu asupra ce ai de făcut.

După ce ai pus toate lucrurile la punct a venit momentul în care să te deconectezi de la internet și să te bucuri de vacanta, de cărți bune și de cei dragi! O meriți din plin!

Ți-a plăcut articolul despre organizarea timpului înainte de vacanta de Sărbători? Citește și:

Zile libere în 2023. Află când e următoarea minivacanță!

5 carti in engleza care te vor ajuta să găsești jobul ideal