O sedinta eficienta in 12 pasi.

de Gabriel Moldovan CEO RRVBIUM hr Managerii işi petrec in medie 20 de ore pe săptămană in şedinte sau intruniri. Studiile arată că din aceste 20 […]

de Gabriel Moldovan
CEO RRVBIUM hr

Managerii işi petrec in medie 20 de ore pe săptămană in şedinte sau intruniri. Studiile arată că din aceste 20 de ore, doar 6 ore sunt cu adevărat eficiente.

Observăm cum in multe organizaţii, şedinţele au devenit un ritual, o indatorire, fiind aproape imposibil să nu participi la ele. Aşadar, din moment ce nu ai de ales… este de datoria ta să te asiguri că şedintele vor folosi timpul intr-un mod productiv şi eficient pentru toată lumea. Dacă eşti doar participant la şedintă, este şi mai provocator pentru tine să reuşeşti intr-un mod subtil să ghidezi grupul spre o activitate productivă.

Iţi propun in continuare 12 strategii care te vor ajuta să creşti productivitatea unei şedinţe sau intruniri:

1. Realizează un program scris pentru fiecare şedinţă. Asigură-te că este distribuită fiecărui participant cu cel puţin 24 de ore inainte. Dacă eşti chemat la o intalnire organizată de altcineva, cere să primeşti dinainte agenda scrisă a şedinţei.

2. Stabileşte clar ora la care incepe şedinţa. Verifică disponibilitatea sălii de şedinţă. Este foarte important să nu amani inceputul şedinţei pentru a-i aştepta pe cei care intarzie. Participanţii vor invăţa astfel că te aştepţi să fie punctuali. Asta dacă tu eşti managerul, in caz contrar… nu se pune. 😉

3. Stabileşte clar ora la care se termină şedinţa. O şedinţă care nu se ştie cat durează predispune spre discuţii prelungite, neesenţiale. Un “timp limită” exact, direcţionează participanţii spre sarcina de rezolvat, lucrand mai eficient, cu mai puţine abateri de la subiect. Dacă timpul acordat şedinţei trebuie să se prelungească, acest lucru necesită acordul tuturor participanţilor. Dacă sedinţa a fost programată de către altcineva, rugaţi dinainte să stabilească şi să vă comunice care este ora terminării şedinţei.

4. Stabileşte cel puţin un scop. O şedinţă fară obiective este pierdere de timp. Trebuie să te concentrezi pe modul in care şedinţa conduce la atingerea obiectivelor necesare realizării scopului.

5. Stabileşte un număr realist de subiecte ce trebuie discutate. Avand deja stabilite orele la care incepe şi la care se termină, precum şi obiectivele de atins, poţi stabili cu uşurinţă un număr rezonabil de subiecte de discuţie. O agendă prea incărcată va conduce la scăderea eficienţei şedintei. Dacă este necesar să acoperi un număr considerabil de teme, ia in considerare următoarele:

– Amană lucrurile care nu sunt urgente pe săptămana următoare.
– Imparte participanţii in sub-grupuri, fiecare concentrandu-se doar asupra anumitor teme de discuţie.
– Organizează o şedinţă separată in care intreg grupul va discuta temele care nu au fost clarificate.

6. Nu invita mai multe persoane decat este necesar. Cei care organizează intruniri sunt tentaţi să invite şi persoane care nu sunt direct interesate de temele ce vor fi puse in discuţie. Aceasta este o greşeală serioasă. Timpul necesar pentru a realiza ceva intr-o şedinţă creşte in progresie geometrică, in funcţie de numărul de participanţi. Aşadar fii foarte strict atunci cand hotărăşti ce persoane vor participa la intalnire. Atenţie: şedintele funcţionează cel mai bine cu cel mult şase membri. Cu mai mult de şase participanţi intrunirile devin mai puţin productive datorită diferenţelor de opinii. In general, şedintele care au un număr mare de participanţi doresc să protejeze un stil democratic de luare al deciziilor (sau, cel puţin imaginea acestuia).

7. Nu programa o şedinţă doar pentru a respecta o convenţie. In multe organizaţii este deja o tradiţie “şedinţa de luni dimineaţă”. Unele chiar au nevoie de aceasta, dar trebuie să stai să analizezi: organizaţia ta are nevoie de o şedinţă “fixă”? Sau doar aceste intalniri programate incurajează persoanele care lucrează pentru tine să se gandească şi să-şi pregătească din timp ceea ce vor spune? Dacă este aşa, ar fi timpul să reconsideri acestă tradiţie. De fapt nu o să fie decat anularea unei obligaţii care oricum nu avea decat o foarte mică valoare.

8. Nu desemna un grup de persoane să se ocupe de un lucru pe care l-ar putea realiza cu uşurinţă şi o singură pesoană. Inainte de a programa o şedinţă fă un mic calcul: adună banii pe care ii primesc pe oră fiecare din participanţii la şedinţă şi inmulţeşte suma cu numărul de ore cat ar dura şedinţa. Cred că rezultatul obţinut o să te facă să iei in calcul şi posibilele alternative, cum ar fi anularea şedinţei şi realizarea unei propuneri scrise pe care să o inmanezi persoanelor importante, pentru comentarii şi sugestii.

9. Crează o ambianţă favorabilă. Foloseşte lista de mai jos pentru a verifica dacă ambianţa viitoarei tale şedinţe favorizează productivitatea.
– Este o lumină potrivită?
– Felul in care este aşezat mobilierul (biroul, mesele, scaunele) incurajează comunicare şi lucrul in echipă?
– Scaunele sunt confortabile?
– Temperatura este potrivită? Favorizează concentrarea?
– Echipamentul tehnic necesar este funcţionabil? La locul potrivit?

10. Organizează un centralizator al ideilor. Folosind flipchartul, videoproiectorul sau o tablă, notează toate ideile pe care şedinţa le generează.

11. La sfarşitul şedinţei, sumarizează oral toate concluziile, sarcinile şi deciziile. Este esenţial pentru succesul unei şedinţe ca toţi participanţii să cadă de acord. Acesta este de asemenea momentul in care participanţii pot să pună intrebări clarificatoare, să-şi clarifice sarcinile care le-au fost trasate. De asemenea se va stabili data viitoarei şedinţe.

12. Folosind un sumar scris al şedinţei, notează toţi paşi necesari pentru realizarea a ceea ce s-a stabilit. Anexat acestui e-mail am ataşat un model de sumar scris pe care după ce il vei scoate la imprimantă il vei putea folosi in şedinţă.

CE SE INTAMPLA INSĂ DACĂ NU EŞTI TU ŞEFUL?

Toate aceste linii directoare sunt utile. Dar ce se intamplă dacă tu nu eşti şeful, ci doar un participant? Cum il poţi face pe cel care conduce şedinţa să fie mai eficient?
Poate te poţi oferi voluntar să faci anumite sarcini care să faciliteze eficienţa şedinţei. De exemplu, te poţi oferi să realizezi agenda şedinţei sau ai putea să sugerezi ca data viitoare şedinţa să aibă o durată fixa. Dacă nu poţi spune NU unei şedinţe, poţi cel puţin să spui DA unei şedinţe mai eficiente prin iniţiativă şi exemplul personal.

___________________________________________________________________________
Gabriel Moldovan este Director Executiv la RRVBIUM hr, Orator şi Trainer pe teme de Antreprenoriat, Leadership şi Planificare Strategica. Mai multe despre proiectele şi serviciile RRVBIUM hr la www.rrvbium.ro.

© 2006 Moldovan Gabriel. Toate drepturile rezervate.