Stategii de rezolvare a problemelor.

Oamenii s-au confruntat dintotdeauna cu probleme si au reusit sa gaseasca solutiile potrivite. In ultimele decenii au aparut si s-au dezvoltat anumite strategii formale care ajuta in procesul de solutionare a problemelor. Aceste strategii pot fi foarte utile in cazul problemelor aparute in proiectul tau.

Oamenii s-au confruntat dintotdeauna cu probleme si au reusit sa gaseasca solutiile potrivite. In ultimele decenii au aparut si s-au dezvoltat anumite strategii formale care ajuta in procesul de solutionare a problemelor. Aceste strategii pot fi foarte utile in cazul problemelor aparute in proiectul tau.

Solutioneaza rapid problemele

Definitia unei probleme o descrie ca fiind un lucru daunator succesului proiectului si care nu poate fi solutionata intern, de catre membrii echipei. Aceasta definitie sugereaza faptul ca o problema trebuie solutionata cat mai repede. Managerul de Proiect sau unul dintre membrii echipei trebuie sa-si asume responsabilitatea solutionarii ei cat mai repede posibil.

Managerul de Proiect ar trebui sa aiba alocat timp in fiecare saptamana pentru analizarea statutului problemelor si pentru a se asigura ca sunt solutionate corespunzator. Daca problema nu reprezinta o prioritate sau daca ati descoperit ca e prezenta si activa de mai multa vreme, va sugerez sa analizati din nou situatia pentru a afla daca este vorba intradevar despre o problema. Ar putea fi vorba desre o potentiala problema, un risc sau un detaliu care necesita rezolvare la un moment dat. Problemele adevarate trebuie solutionate urgent.

In unele cazuri, problemele aparute prezinta dificultati in solutionare. Nu din cauza lipsei optiunilor, ci din cauza dificultatii de a obtine aprobarea si solutia potrivita. Se intampla sa nu existe alternative bune, iar solutia aleasa sa fie cea mai putin daunatoare. In aceste situatii, incearca sa-i determini pe cei care trebuie sa aprobe sa inteleaga riscurile unei intarzieri in luarea deciziei. Intarzierile pot afecta si scadea eficienta solutiilor. Managerul de Proiect trebuie sa faca tot posibilul pentru a gasi o solutie rapida si eficienta, care sa permita continuarea realizarii proiectului.

Incearca sa rezolvi cauza principala, nu doar simptomele

Odata aparute, problemele trebuie solutionate cat mai rapid. Totusi, fii atent si rezolva cauza care creeaza problema, nu simptomele. Astfel nu vei risca ca problema sa reapara. Cauza principala poate fi identificata prin gasirea unei serii de intrebari care sa raspunda la ‘De ce’. De ce a aparut aceasta problema? Odata gasit raspunsul la acea intrebare, intreaba din nou ‘de ce’. Cand nu mai poti raspunde la intrebarea ‘de ce’, inseamna ca te-ai apropiat foarte mult de cauza reala care a provocat aparitia problemei.

Cum sa iei decizia corecta ?

In unele cazuri, problemele aparute prezinta dificultati in solutionare. Nu din cauza lipsei optiunilor, ci din cauza dificultatii de a obtine aprobarea si solutia potrivita. Se intampla sa nu existe alternative bune, iar solutia aleasa sa fie cea mai putin daunatoare. In aceste situatii, incearca sa-i determini pe cei care trebuie sa aprobe sa inteleaga riscurile unei intarzieri in luarea deciziei. Intarzierile pot afecta si scadea eficienta solutiilor. Managerul de Proiect trebuie sa faca tot posibilul pentru a gasi o solutie rapida si eficienta, care sa permita continuarea realizarii proiectului.

Cand au dreptul la decizie membrii echipei?

Dupa ce am subliniat importanta ce trebuie acordata prezentarii problemelor si a potentialelor modificari de scop Managerului de Proiect, s-ar putea intelege sa membrii echipei nu sunt capabili sa ia o decizie. Incearca sa eviti orice posibilitate de interpretare gresita. Ca Manager de Proiect, este responsabilitatea ta sa ii incurajezi pe oameni sa-si accepte responsabilitatile si sa ia decizii doar cand e necesar. Astfel, echipa va deveni mai eficienta si le va permite membrilor sa se dezvolte profesional.

Ca Manager de Proiect, trebuie sa-i convingi sa se ocupe de problemele minore aparute zilnic. Tie trebuie sa iti prezinte doar cazurile grave, tot asa cum tu le vorbesti superiorilor tai doar despre exceptiile daunatoare. In general, membrii echipei trebuie sa incerce sa gaseasca ei insisi solutia si doar apoi sa vada daca au nevoie de ajutor.

· Exista impact asupra eforului, duratei sau costurilor? Daca da, inseamna ca a venit momentul ca Managerul de Proiect sa se implice.

· Va fi nevoie de o modificare a scopului sau deviere a programului stabilit? Daca da, inseamna ca a venit momentul ca Managerul de Proiect sa se implice.

· Este o situatie riscanta? Daca da, inseamna ca a venit momentul ca Managerul de Proiect sa se implice.

· Voi fi nevoit sa neglijez o sarcina importanta din cauza situatiei ? Daca da, inseamna ca a venit momentul ca Managerul de Proiect sa se implice.

· Oare decizia mea ar putea pune in pericol demersul proiectului? Daca da, inseamna ca a venit momentul ca Managerul de Proiect sa se implice.

Sa presupunem ca nici una dintre aceste conditii nu este reala. Oare atunci are dreptul echipa sa ia o decizie? Da, pentru ca majoritatea deciziilor luate zi de zi sunt de catre membrii echipei. Problemele nu indeplinesc descrierile de mai sus si pot fi solutionate eficient de echipa sau de unul dintre membrii ei.

Probleme vs Situatii de control

De multe ori, cele doua se confunda. Situatiile de control sunt situatiile care necesita solutionare la un moment dat. Ele pot sau nu include probleme. Evolutia lor trebuie urmarita separat, intr-un capitol special. Sau pot fi incluse in planul de lucru.

Identificarea problemelor si a solutiilor

Problemele pot fi cauzate de membrii echipei, clienti sau sefi. E bine ca oamenii sa se obisnuiasca sa ajute la solutionarea problemelor. Asa ca, de fiecare data cand un membru identifica o potentiala problema, va trebui sa le ceara celorlalti una sau mai multe idei de solutii. Daca una sau mai multe dintre acele solutii sunt viabile, problema poate fi rezolvata doar cu ajutorul Managerului de Proiect.

Clientul trebuie sa se implice in administrarea problemelor

Problemele sunt administrate mai usor daca intreaga echipa accepta sa colaboreze inca de la inceput. Daca problemele apar la inceput, aplica procedeele de administrarea a problemelor si determina-l pe client sa-ti ofere o solutie. Problemele cresc in dificultate si devin mai urgente odata ce proiectul se apropie de sfarsit. Dar clientul trebuie sa fie obisnuit cu ideea de a se implica activ. Daca va fi pus in fata unor probleme inca de la inceput, clientul va tinde sa le considere simple obstacole temporare care trebuie depasite.
Dar, daca nu e obisnuit sa se implice in administrarea problemelor, poate ajunge sa iti ofere mai mult solutii gresite decat eficiente, intr-un moment in care ai nevoie de ajutor cu
adevarat.

Intarzierea gasirii solutiei problemelor mari

Daca o problema mare pare foarte dificil de rezolvat, incearca sa o fragmentezi in mai multe subdiviziuni. In multe situatii, solutia pentru remedierea unei subdiviziuni poate ajuta la rezolvarea intregii probleme. Daca nu, cu siguranta ii va ajuta pe oameni sa-i inteleaga componentele, astfel incat vor putea fi solutionate individual.

Solutionarea problemelor multiple ?

Se intampla ca problemele sa apara in pereche sau sa apara mai multe intr-o scurta perioada de timp. In primul rand, afla daca ai legatura intre ele. Daca au, incearca sa solutionezi problema care pare a fi cauza principala a tuturor. Rezolvarea ei poate duce la rezolvarea altora de aseme nea. Daca problemele par independente, incearca sa le rezolvi pe cele cu cel mai mare impact negativ asupra proiectului.