Strategii care ajuta la readucerea unui proiect in programul initial

Doar fiindca iti monitorizezi in permanenta proiectul nu inseamna ca nu pot aparea probleme care sa te impiedice sa-l finalizezi la timp. Avantajul administrarii planului de […]

Doar fiindca iti monitorizezi in permanenta proiectul nu inseamna ca nu pot aparea probleme care sa te impiedice sa-l finalizezi la timp. Avantajul administrarii planului de lucru este ca poti afla in cel mai scurt timp daca te poti incadra in timp. Astfel vei avea ocazia sa pui in aplicare un plan proactiv care sa te ajute sa respecti termenul. Procesul nu este simplu de fiecare data. Totusi, exista anumite strategii care se pot aplica eficient.

• Munca suplimentara. Oare va reusi echipa sa munceasca mai mult pentru a recupera ? Acest aspect poate cauza costuri suplimentare, dar cu siguranta te va ajuta sa te incadrezi in program.

• Foloseste resurse suplimentare in situatiile critice. Mai intai, afla care sunt activitatile critice. Apoi afla ce resurse pot fi transferate de la alt departament pentru a te ajuta sa rezolvi situatia. Aceasta strategie te va ajuta sa revii in termenul stabilit prin intarzierea sau prelungirea unor activitati care pot suporta acest lucru.

• Verifica de doua ori toate dependentele. E posibil ca programul sa fie prelungit din cauza unor activitati dependente. Dependentele invalide pot da impresia ca activitatile pot fi realizate secvential, in moment ce ele pot fi realizate in paralel. Se intampla ca programul software sa adauge din intamplare o dependenta. Sau ca Managerul de Proiect sa adauge o dependenta pentru ca, mai tarziu, sa realizeze ca acea dependenta nu exista. Cel mai bine ar fi ca intreaga echipa sa revizuiasca programul si sa constate ei insisi daca dependentele remarcate de Managerul de Proiect sunt valide. Intotdeauna trebuie sa te asiguri ca faptele sunt corecte.

• Verifica activitatile constranse de timp. Activitatile constranse de timp sunt acelea care nu isi schimba durata, chiar daca se folosesc resurse suplimentare. Toate aceste activitati trebuie verificate pentru a li se valida timpii de realizare. Se poate sa se fii facut unele presupuneri care sa poata fi modififcate prin adoptarea unei atitudini diferite. De exemplu, daca ai alocat trei zile pentru realizarea unui contract, se poate ca activitatea sa se rezume la o singura zi in cazul in care se vor organiza activitati suplimentare.

• Resursele de rezerva. Te-ai intrebat care sunt cauzele intarzierii ? Poate s-a intamplat din cauza membrilor echipei, care sunt mai putin productivi decat altii. Sau poate nu au calitatile necesare. Resursele pot fi inlocuite pentru ca activitatea sa fie productiva.

• Imbunatateste procesul. Pot aparea intarzieri din cauza unui proces intern ineficient. Afla parerea membrilor echipei si gaseste solutii.

• Modifica programul. Modificarea programului inseamna aplicarea unor resurse suplimentare in cazurile critice, astfel incat sa fie optimizate costurile. De exemplu, daca unei persoane i-a fost atribuita o activitate care trebuie finalizata in 10 zile. Intrebarea este daca ar putea doua persoane sa o finalizeze mai devreme. Resursele suplimentare proveni din cadrul echipei sau pot fi aduse din afara, pe termen scurt. Nu uita ca unul dintre scopuri este sa minimalizezi costurile suplimentare.

• Identificare rapida. Acest detaliu se refera la identificarea activitatilor care se desfasoara secvential, la acel moment dat, dar care se pot desfasura in paralel, partial sau total. Aceasta strategie poate ajuta la finalizarea mai rapida a activitatilor, dar duce si la cresterea sporita a costurilor proiectului.

• Modificarea scopului ‘toleranta zero’. Lucreaza cu clientii si membrii echipei pentru a te asigura ca nu exista solicitari pentru servicii necerute, chiar daca ar fi pentru o ora. Toata energia ar trebui concentrata asupra realizarii cerintelor aprobate.

• Recupereaza angajamentele. Lucreaza cu membrii echipei pentru a evalua viitoarea activitatea, pentru revalidarea estimarilor si recuperarea angajamentelor necesare finalizarii proiectului la termen. Atrage atentia membrilor echipei asupra termenelor limita.

• Amelioreaza moralul. Imprieteniti-va, faceti lucruri haioase. Astfel, echipa va lucra mai mult si mai eficient, iar rezultatele vor fi mai bune. Ajuta-i sa fie incantati si fericiti.

• Munca pentru sustinerea scopului. Daca termenul final este fix si consideri ca activitatea ramasa nu poate fi realizata in termen, considera ca ai o problema. Daca nu gasesti alte variante, incearca sa convingi clientul sa reduca scopul si livrarea. Ajusteaza Definitia proiectului, daca e necesar, si planifica din nou proiectul bazat pe activitatea ramasa.