5 secrete de time management, pentru a lucra mai eficient

Reușești să îți stabilești un program și să te ții de el sau ai mereu senzația că nu îți ajunge timpul pentru toate sarcinile? Trainerul Alin Comșa te învață secrete de time management.

Cel mai probabil, te-ai confruntat până acum fie cu organizarea priorităților, fie cu respectarea termenelor limită, fie cu randamentul pe care îl dai într-un program fix. Pe scurt, ai avut sau ai în continuare probleme cu managementul timpului. În timp ce unii colegi fac totul să pară așa de ușor, își termină sarcinile rapid și rezolvă cu succes situațiile imprevizibile, sunt alții care abia dacă se încadrează în timpul de lucru sau nici nu reușesc să își termine treburile zilnice, nu pot ține o agendă și se simt copleșiți când apar evenimente neprevăzute. Dacă te afli în a doua categorie, înseamnă că ai nevoie să îți dezvolți abilitățile de time management, pentru a fi mai organizat la job și a lucra mai eficient.

„Dacă ar fi să dau o singură recomandare, ar fi aceasta – află ce este important pentru tine, cu adevărat important pentru tine și urmărește acea direcție. De obicei, oamenii nu se gândesc foarte mult la ce este important pentru ei. De aceea, ajungem să copiem obiective unii de la ceilalți.  Va fi inutil, chiar dacă ești un om organizat în general, dacă nu știi prea bine care este scopul urmărit”, explică trainerul Alin Comșa. Însă el ne dă mai mult de o recomandare. Ne oferă 5 sfaturi de time management, simplu de pus în practică și folositoare în orice activitate.

1. Stabilește-ți obiectivele

„Sunt foarte multe instrumente sau tehnici care pot ajuta în organizarea eficientă a timpului. Totuși, niciuna nu va funcționa dacă nu am stabilit foarte concret care este obiectivul urmărit.” Pentru a ne ajuta să ne conștientizăm mai bine, trainerul ne oferă un acronim ușor de reținut și de aplicat și foarte util în activitățile de zi cu zi. El sugerează că orice obiectiv ar trebui să fie structurat SMART („deștept” în engleză):

• Specific;
• Măsurabil;
• Adecvat;
• Realist;
• Încadrat în Timp.

„Seneca sintetizează foarte bine această idee: dacă lipsește ținta viața e o rătăcire.”

„Se pare că lumea funcționează pe legea lui Pareto – 20% cu 80%. Rezultatele noastre sunt în proporție de 80% generate de 20% dintre activități. Întreabă-te care sunt activitățile care reprezintă acele 20 de procente ce generează cea mai mare parte dintre rezultate. Dacă ai să le afli îți va fi mai ușor să-ți organizezi timpul în direcția  activităților productive iar acest fapt va duce la folosirea timpului tău cu rost”, adaugă Alin Comșa.

2. Fă-ți o listă cu hoții de timp

Probabil că mulți dintre cei care au încercat să lucreze într-un stil mai organizat au apelat și la cel mai de bază instrument din time management: lista. Fie că facem liste de cumpărături ca să nu ne pierdem în marea de produse din hypermarketuri, fie că ne organizăm activitățile de la job la începutul fiecărei zile, cert este că, pe cât posibil, ne bazăm pe liste pentru a ne scoate din haosul în care oricum intrăm singuri. Și, deși listele sunt foarte utile pentru a ne aminti ce avem de făcut, ele nu ne indică și activitățile care ne mănâncă timpul.

„Toată lumea, în general, știe să facă o listă de tip TO DO. Unii chiar au câte două sau trei liste care devin greu de urmărit, în primul rând din cauza faptului că sunt multe. Ceea ce nu fac oamenii este să se preocupe de ceea ce se numește NOT TO DO LIST. Fiecare dintre noi poate identifica unde și cum anume pierde cel mai mult timp”, este opinia trainerului. El ne dă și câteva exemple clasice, din cotidianul de la birou:

• Cine  te ține de vorbă doar pentru că vrea să-ți povestească ce-a mai făcut ieri?
• Cine îți cere mereu din timpul tău pentru proiecte care nu sunt ale tale?
• Cine te cheamă la o cafea și / sau la o țigară chiar dacă tu nu fumezi și nu prea bei cafea?

„Aș vrea să-ți spun ceva foarte important: timpul tău este viața ta! Ai atâta timp cât ai viață și ai atâta timp cât ești în viață. Ai grijă de această resursă care nu poate fi recuperată și dă-ți seama că ești responsabil de timpul tău”, este sfatul său.

3. Ferește-te de întreruperi

Ți s-a întâmplat să te enervezi pe colegul care râdea prea tare la o glumă, în timp ce tu încercai să te concentrezi pe un proiect? Sau ai pățit să îi răspunzi la telefon pentru a treia oară mamei tale și să îi spui să nu te mai deranjeze la serviciu? Sunt factori pe care noi îi percepem ca fiind perturbatori, deși tot noi suntem responsabili de ele.

„Spre deosebire de ce se crede, personajul care ne întrerupe cel mai des din ceea ce facem… suntem chiar noi înșine. Ori de câte ori te oprești din activitate, vei avea o sincopă de învățare / productivitate / eficiență. Ideea că te oprești doar un pic (să te uiți de exemplu la ce mesaje sau notificări ai mai primit) nu-ți salvează deloc timpul. Din moment ce te-ai oprit este evident că ai întrerupt un proces care la reluarea sa va cere efort și timp în plus.”

Sfatul său este să îți organizezi spațiul astfel încât să te poți concentra cât mai bine pe ceea ce faci. Îndepărtează lucrurile care te-ar putea întrerupe (cum ar fi telefonul, rețelele sociale, mesajele) și distanțează-te de situațiile sau persoanele care te deranjează. Ai o problemă cu un coleg? Roagă-l să găsiți împreună o rezolvare. Ți se cere să faci ceva care nu stă în atribuțiile tale și nu face decât să îți mănânce timp? Învață să spui nu și oferă argumente pentru decizia ta.

4. Prioritizează cu pricepere

Ce faci când, pur și simplu, ai prea multe sarcini și, oricât de organizat ai fi, îți dai seama că nu le vei putea termina până la sfârșitul programului?

„Se întâmplă (din păcate din ce în ce mai des) ca sarcinile primite să fie pur și simplu mai mari decât timpul avut la dispoziție. Una dintre metodele care funcționează în astfel de situații, este să te asiguri că ai făcut tot ce era posibil de făcut.” Trainerul ne sugerează să negociem cu managerul direct activitățile pe care le putem îndeplini (fizic) într-o zi și să găsim ce poate fi amânat.

În același timp, o altă soluție ar fi să identificăm oportunitățile de automatizare a proceselor, astfel încât să ne mai eliberăm programul. „Pericolul aici este legat de pierderea a ceea ce numim  factor uman.”

Tot el ne oferă o soluție pentru prioritizarea zilei de lucru în activități grele, medii și ușoare. „E recomandat să începi ziua de lucru cu cele grele, lăsând pe finalul zilei pe cele ușoare. Vei vedea că o să câștigi timp și că lucrurile pe care le considerai  grele vor fi mai ușor de rezolvat decât ai anticipat.”

5. Urmează un curs de time management

Găsirea metodelor eficiente de time management face parte din dezvoltarea personală. Uneori, avem nevoie de ajutor în propria evoluție. Nu este nicio rușine în asta. Putem consulta cărți, putem citi articole, putem vorbi cu oameni care trec prin experiențe similare sau putem apela la un expert în domeniu. Alin Comșa, trainer de peste 15 ani în dezvoltare personală și în pregătire profesională, a avut numeroase programe legate de time management.

„Oamenii vin la cursul de time management pentru a se organiza mai bine, pentru a câștiga timp, pentru a obține mai repede succesul dorit. În cadrul cursului există un moment în care participanții trebuie să prezinte ceea ce e important pentru ei. Aici, o mare parte dintre cei aflați în sală au revelații, în sensul în care nu știu sau nu pot să  prezinte foarte coerent și clar ceea ce e cu adevărat important pentru ei. Apare acest paradox însoțit de o întrebare firească – dacă nu știi ce vrei foarte clar ce rost are să te organizezi foarte bine din punct de vedere timp?! Adevărul este că se întâmplă ca uneori să nu putem atinge obiectivele din simplul motiv că nu le știm sau  nu le-am setat foarte bine”, povestește el. Află despre cursurile lui Alin Comșa pe site-ul său oficial.

Dacă nu reușești să îți identifici obiectivele pe cont propriu, poți apela la un curs sau la un mentor, de unde poți prelua tehnici care să te ajute pe drumul de organizare și time management.