10 obiceiuri deprinse în ultimii 3 ani care-ți pot afecta productivitatea

În ultimii trei ani, ți-ai dezvoltat poate abilitățile digitale și cele de coordonare cu echipa ta. Dar, pe de altă parte, ai deprins și unele practici de lucru care te pot împiedica acum să-ți faci treaba în mod eficient. Care sunt acestea și cum îți poți spori productivitatea, afli în cele ce urmează.

Cauți probabil modalitați prin care poți să-ți simplifici și să-ți eficientizezi munca, însă simți că pe parcursul zilei consumi multe resurse cognitive pentru a-ți finaliza task-urile. Acestea sunt necesare pentru a te concentra, pentru a bloca distragerile, pentru a rezolva problemele și pentru a regla emoțiile și stresul. Și parcă nivelul de resurse, dar și cel de energie nu sunt așa cum ți-ai dori după ce în ultimii 3 ani ai jonglat poate cu jobul și cu viața de familie în același spațiu. Poate chiar această perioadă intensă te-a solicitat mult și ți-a adus și câteva obiceiuri nu tocmai sănătoase care te împiedică să fii eficient acum. Merită să le analizăm împreună și să vedem ce putem face mai bine pe mai departe. 

1. Participarea la un șir lung de întâlniri online 

Ai menținut poate anumite obiceiuri din pandemie de a te grăbi de la o întâlnire online la alta și de a amâna până la sfârșitul zilei task-urile pe care le ai. Oricât de util este ar fi să rămâi la curent cu anumite proiecte sau să afli ce mai ai de făcut, prea multe ședințe sunt contraproductive.

Cercetarea realizată de Otter.AI, tool-ul de transcriere și colaborare pentru ședințe, arată că profesioniștii petrec de obicei 18 ore pe săptămână în întâlniri, timpul crescând la 22,5 ore pentru managerii cu cel puțin 4 subordonați direcți. Iar asta înseamnă aproape 3 zile din timpul lor de muncă. Totodată s-a remarcat o creștere a timpului dedicat ședințelor cu aproximativ 13% față de nivelurile pre-pandemie. Aceeași cercetare arată că aproximativ o treime dintre întâlniri sunt inutile. Cum menții însă echilibrul între ședințe și productivitate?

Fără îndoială, unele întâlniri sunt necesare și reprezintă o oportunitate (când lucrezi hibrid sau remote) de a te întâlni și de a colabora cu echipa pe un proiect,  dar trebuie să fie interactive și să aibă un obiectiv clar. Pentru întâlnirile destinate exclusiv schimbului de informații, discută în echipă pentru a le transforma într-un e-mail informativ. De asemenea, poți susține obiceiuri mai sănătoase legate de ședințe, cum ar fi întâlnirile mai scurte  sau, reducerea numărului de participanți (de exemplu, poți solicita să participi doar la acele părți ale întâlnirii relevante pentru tine).

2. Intrarea în zona de confort din spatele camerelor

Zoom, Teams, Google Hangouts și alte aplicații similare au devenit vitale în urmă cu trei ani când întâlnirea în persoană nu a fost posibilă. Și continuăm să le folosim, însă pot fi și o scuză pentru a nu ne întâlni fizic cu oamenii din echipă. Și cu cât te ascunzi mai mult în spatele tool-urilor digitale, cu atât îți pierzi abilitățile de comunicare, ceea ce poate fi o piedică în dezvoltarea carierei. Caută oportunități de a interacționa fizic cu ai tăi colegi, alege să mergi la birou în locul unei întâlniri online. De asemenea, poți apela la un program de mentorat în echipă (în cadrul căruia să înveți de la un coleg mai experimentat) sau la mentoratul invers (în care tu ajuți colegii noi să deprindă cunoștințe și abilități).

3. Prezenteismul

Printre acele obiceiuri deprinse în ultimii 3 ani se numără și prezența la ședințele online, dar absența mentală din cauza stresului, epuizării sau a unei probleme de sănătate. Faptul că lucrai de acasă, din confortul patului, parcă nu-ți dădea motive să-ți iei concediu medical. Și poate nici managerii nu priveau cu ochi buni acest concediu în condițiile în care erau multe schimbări și incertitudini în business. Posibil să ai aceeași abordare și acum, când nu te simți bine, anunți echipa că vei lucra de acasă. Însă acest obicei îți poate întârzia recuperarea. În plus, poți face greșeli. E mult mai eficient să discuți cu managerul tău pentru a te deconecta complet atunci când nu te simți bine. Astfel vei putea să revii într-o stare mai bună și să fii productiv.

4. Conectarea permanentă la muncă

Relaxarea vine când te detașezi complet de serviciu. Or, în ultimii ani, odată cu multe schimbări în activitatea ta, ai resimțit poate că e greu să nu te gândești la job. „Acest lucru te împiedică de fapt să-ți recuperezi resursele cognitive”, spune  Russell E. Johnson, profesor de management la Broad College of Business din cadrul Universității de Stat din Michigan. „În mod surprinzător, acest lucru se întâmplă chiar și atunci când oamenii au intenții bune.” De exemplu, poți să trimiți  e-mailuri sau să revezi anumite documente legate de job înainte de a merge la culcare. Acest obiceiuri ți-ar putea epuiza resursele pentru a doua zi dimineață, iar performanța ta ar putea avea de suferit. În schimb, Johnson recomandă să faci activități care nu țin de job. Un puzzle, practicarea unui sport sau un hobby cum ar fi grădinăritul, prepararea unui fel de mâncare îți oferă plăcere și o pauză de la muncă.

5. Lipsa unei linii de demarcație între job și familie

Ai lucrat poate doi ani alături de familie și e posibil să ai această tendință de a nu pune limite între job și viața de familie. Deși uneori este imposibil să le separi complet pe cele două, există însă un dezavantaj în a jongla cu ambele în același timp.

„Ai laptopul deschis și copiii alergând”, spune coach-ul Elliot Wise. „Distragerea poate fi dăunătoare obiectivelor tale.” Wise recomandă crearea unui program de lucru și a unui spațiu de lucru separat, dacă este posibil. Alege să mergi la birou sau la un hub de lucru, iar după terminarea programului să te dedici familiei. „Oamenii cred că acasă petrec mai mult timp cu copiii, dar, în esență, nu sunt cu adevărat în cameră”, spune Wise. „De asemenea, nu prea funcționează. Aceștia ajung să fie ineficienți pe ambele fronturi. A fi strict și a separa munca de familie este un obicei eficient.”

6. Instinctul de a răspunde imediat ce primești un e-mail

În ultimii ani s-a creat un efect de FOMO (fear of missing out, trad.: teama de a nu pierde ceva) alimentat poate și de mediul de lucru. Ai avut senzația în munca remote că dacă nu răspunzi în 10-15 minute de la primirea unui e-mai, colegii sau managerul vor suspecta că nu lucrezi. Și aceeași senzație o poți avea și acum când alegi să lucrezi de acasă. Însă acest obicei poate fi neproductiv. Pentru a putea să te concentrezi asupra task-urilor, o soluție este să dezactivezi notificările de e-mail sau să limitezi verificarea e-mailului la anumite intervale.

Dacă îți faci griji că vei pierde un e-mail important, în Gmail poți activa opțiunea „Notificări importante prin e-mail” și vei primi notificare pentru e-mailurile pe care le consideră importante pe baza activității tale anterioare. Poți folosi și Metoda lui Andreas Klinger pentru trierea e-mailului în Gmail. Premisa din spatele metodei sale este să triezi corespondența în e-mailuri urgente care necesită acțiune/răspuns, e-mailuri nu atât de urgente, dar care în cele din urmă necesită acțiune/răspuns, e-mailuri care așteaptă răspuns și e-mailuri pe care le delegi altcuiva.

7. Lucrul din pat sau canapea

Lucrezi probabil hibrid sau remote și ți se pare mai confortabil uneori să-ți iei laptopul în pat sau pe canapea. Deși poate părea confortabil, obiceiul acesta îți poate reduce capacitatea de concentrare. E mult mai eficient să-ți creezi un spațiu de lucru, ca la birou, pe care mintea să-l asocieze cu spațiul în care te concentrezi.

8. Lipsa unei rutine de somn

Ne-am obișnuit în ultimii ani cu un program haotic, iar perspectiva că a doua zi lucrezi de acasă te poate îndemna să stai până mai târziu în noapte la un film. Însă ceea ce faci după muncă îți poate afecta performanța în timpul zilei. Analizează ce obiceiuri ai înainte de somn și încearcă să renunți la cele care îți pot întârzia sau perturba somnul (de ex. folosirea telefonului, tabletei, vizionarea filmelor).

9. Lipsa unei pauze de masă

Când lucrezi remote îți iei o oră pentru pauza de masă sau mănânci în bucătărie? Tentația când lucrezi de acasă este să stai mai puțin pauza de masă sau să mănânci la birou, în timp ce trimiți un e-mail important. Dar cercetările arată că pauza de prânz te poate întineri psihic și te ajută să fii mai productiv. Cea mai bună modalitate de a lua o pauză de prânz, chiar și când lucrezi remote, este să te îndepărtezi de la birou sau de la spațiul de lucru și să mănânci în altă parte, în bucătărie sau la restaurant. Și pentru ca pauza să fie mai plăcută și asemănătoare cu cea de la birou, îți poți stabili o întâlnire cu un coleg.

10. Multitasking-ul

Poate cea mai exersată abilitate în ultimii trei ani, în contextul muncii remote sau hibrid a fost multitasking-ul. Ai încercat să îmbini jobul cu sarcinile personale și poate ai simțit probabil că nu ai avut eficiență în niciunul dintre aceste aspecte. Multitasking-ul poate părea inevitabil în stilurile noastre de viață, în care mereu trebuie să fim conectați cu ce apare nou. Și inevitabil îl continuăm chiar dacă nu mai lucrăm poate exlusiv de acasă. Dar cercetările arată că ne poate face mai puțin eficienți, poate crește greșelile și stresul.

Doar 2% din populație este capabilă să facă multitasking eficient. Ceilalți 98% sunt cu 40% mai puțin productivi și fac cu 50% mai multe greșeli decât cei care se concentrează pe o singură sarcină, arată un test făcut de David Strayer, profesor de psihologie la Universitatea din Utah.

Ieșirea din obiceiul de a face multitasking este dificilă, dar cu siguranță eficientă. Creează câteva obiceiuri sănătoase: renunță la telefon cât lucrezi și folosește tehnica Pomodoro. Lucrează intens timp de 25 de minute și ia-ți o pauză de 5 minute. Finalizează 4 circuite Pomodoro și ia-ți o pauză mai lungă.

Schimbările nu sunt ușoare, căci vin la pachet cu o mulțime de temeri. Dacă simți că anumite obiceiuri sunt încurajate de jobul actual și nu poți să creezi limite între job și viața personală, nu te poți detașa de task-uri sau nu te poți deconecta de tool-uri după terminarea programului, poți căuta un job care să-ți ofere mai multă flexibilitate. Îți suntem alături cu joburile potrivite pentru tine pe eJobs.ro! Curaj! Aplică!

Ți-a plăcut articolul „10 obiceiuri deprinse în ultimii 3 ani care îți pot afecta productivitatea”? S-ar putea să-ți placă și:

Cum să ai succes în carieră în 2023: idei pentru satisfacție la job

Ce câștigi dacă te concentrezi asupra procesului și nu asupra rezultatelor