Cum afectează imprimantele productivitatea românilor la job

Un angajat român imprimă, în medie, 38 de pagini zilnic.

Obiceiurile de imprimare ale românilor au un impact direct asupra productivității lor la job. Iar un angajat român imprimă, de regulă, 38 de pagini, într-o zi lucrătoare, după cum arată un studiu realizat în 14 țări (inclusiv România) din regiunea EMEA (Europa, Orientul Mijlociu și Africa), în perioada octombrie 2016 – ianuarie 2017, la cererea Epson Europe.

Simona Decuseară, country manager pentru subsidiarele din România şi Bulgaria ale Epson, unul dintre cei mai mari producători de echipamente de imprimare din lume, a acordat un interviu pentru eJobs, în care vorbește despre cum afectează obieceiurile de imprimare ale românilor productivitatea lor la job.

eJobs: Cât timp pierde, din programul de lucru, un angajat român care imprimă, în medie, 38 de pagini zilnic?

Simona Decuseară: Imprimarea diverselor documente face parte din activitatea zilnică a unui angajat. Angajații nu pierd timp dacă printează 38 de pagini pe zi, ci doar dacă imprimantele pe care le folosesc au probleme tehnice și da atunci putem vorbi despre pierderea timpului. Potrivit cercetării efectuate la comanda Epson Europe, un angajat pierde în medie 8,5 minute pe zi din cauza problemelor cauzate de imprimantele vechi.

eJobs: În ce fel este influentață productivitatea unui angajat român care imprimă 38 de pagini zilnic?

Simona Decuseară: Imprimarea la locul de muncă influențează productivitatea angajaților într-un mod pozitiv, deoarce angajații sunt mai atenți la informațiile pe care le văd pe hârtie. Mai mult decât atât, arhivarea documentelor printate este obligatorie în România, deci printul face parte din taskurile (sarcinile de serviciu – trad.; n.red.) zilnice ale angajaților.

eJobs: Cum apreciați că 36% dintre angajații români intervievați în studiu au spus că productivitatea lor ar scădea dacă nu ar mai putea să imprime? Este reală sau nu temerea respectivilor angajați?

Simona Decuseară: Mulți dintre angajați folosesc documentele imprimate pentru a verifica informațiile sau pentru a le arhiva. Dacă păstrarea documentelor în format tipărit nu ar fi obligatorie, riscul de a pierde documentele importante ale unei companii ar fi foarte mare. Arhivele pot dispărea foarte ușor din calculator, în schimb facturile și contractele rămân îndosariate pe categorii. Totodată, infomațiile pot fi verificare mai ușor dacă sunt urmărite pe hârtie și nu pe ecranul calculatorului.

Simona Decuseară, country manager pentru subsidiarele din România şi Bulgaria ale Epson

eJobs: Ce tipuri de documente imprimă angajații din România care lucrează într-un birou fix comparativ cu cei care lucrează de acasă?

Simona Decuseară: Cele mai populare documente imprimate de angajații români  participanți la studiul Epson sunt contractele (56%), rapoartele și broșurile (45%), dar și documentele atașate emailurilor (41%). Studiul a raportat același tip de documente printate în rândul angajaților, indiferent dacă aceștia lucrează de acasă sau de la birou.

eJobs: Cum apreciați că, așa cum se arată în studiul Epson, angajații din România consideră imprimantele mai vitale pentru job decât desktopurile sau laptopurile?

Simona Decuseară: Majoritatea angajaților participanți la studiu lucrează în zona de retail, o zonă în care imprimarea este esențială la locul de muncă. Documentele importante ale unei companii –  facturi, contracte –  sunt arhivate în format print. În plus, informația este mai ușor de gestionat dacă este într-o formă tipărită. Pe calculator se pot pierde detalii, așadar da, este normal să spunem că imprimantele sunt vitale pentru activitatea de la locul de muncă.

eJobs:  Câte dintre cele 38 de pagini pe care le tipărește un angajat român într-o zi sunt pentru nevoile personale?

Simona Decuseară: Un sfert dintre paginile tipărite de angajați la locul de muncă sunt în general fotografii personale, asta dacă ne referim strict la cei 100 angajați din România care au răspuns la studiu.

eJobs: Câte pagini tipărește, în medie, un angajat român care lucrează de acasă?

Simona Decuseară: Potrivit studiului Epson, imprimantele se află și în preferințele angajaților care lucrează de acasă, iar volumul de documente printate este egal cu cel printat de angajații care lucrează de la birou.

eJobs: Românii lucrează foarte mult peste program. Cât de mult afectează acest lucru obiceiurile lor de tipărire?

Simona Decuseară: Volumul de imprimare depinde, în mod normal, de volumul de lucru al fiecărui angajat în parte. Potrivit cercetării Epson, din totalul angajaților din România care au participat la studiu, 65% au declarat că lucrează peste program, în medie 6,5 ore pe săptămână.

eJobs: Să luăm exemplul unei companii din Romania cu 1.000 de angajați. Ce costuri anuale generate de folosirea tehnologiei de imprimare are respectiva companie, în condițiile în care fiecare angajat tipărește, în medie, 38 de pagini zilnic?

Simona Decuseară: Costurile cu imprimarea sunt diferite de la o companie la alta, fiind influenţate de tehnologia pe care o au la bază imprimantele – laser sau inkjet, de vechimea echipamentelor şi de costul total de exploatare al acestora. De exemplu, o companie cu 1.000 de angajați va avea costuri mult mai reduse dacă va folosi imprimante cu jet de cerneală și nu echipamente laser. Dacă optează pentru modelele Epson WorForce Pro cu sistem de pungi de cerneală (Replaceable Ink Pack System), o companie ar avea un cost per pagină de 0,012 lei. La 1.000 de angajați care printează în total 1.000 de pagini, costul va fi de 12 lei dacă printează o singură pagină pe zi și de 456 de lei dacă printează 38 de pagini pe zi. Costurile anuale diferă de numărul de zile lucrătoare din fiecare companie, așa că nu pot da o cifră exactă.

eJobs: Ce ar trebui să facă o companie astfel încât să-și reducă nivelul costurilor cu imprimarea?

Simona Decuseară: Primul pas către reducerea costurilor este înlocuirea imprimantelor vechi cu echipamente cu jet de cerneală, iar această tendinţă a început să se vadă în rândul companiilor din România, chiar dacă este încă la început. O imprimantă cu tehnologie axată pe reducerea costurilor nu va cauza probleme angajaților legate de mentenanță. Așadar, angajații vor fi mai productivi și vor putea printa mult mai mult, la costuri mult mai reduse. Dacă ar fi diminuat numărul de documente printate, costurile nu ar fi reduse, din contră, acest lucru ar avea efecte negative asupra productivității angajaților.