Eficacitate sau eficiență: o lecție despre Time Management

Timpul este o convenție. Avem 365 de zile pe an, 7 zile pe săptămână, 24 de ore pe zi. Din acest punct de vedere nu se mai poate negocia nimic. Oricât ne-am dori, nu putem transforma cele 24 de ore ale zilei în 25 și nici nu putem da o lege arbitrară care să reorganizeze anul în 368 de zile.

Ideea de Time Management conține o promisiune – soluția miraculoasă a unui timp (a se citi răgaz) găsit la momentul oportun. Mai simplu spus, Time Mangement presupune organizarea timpului astfel încât să ne încadrăm în timpul dat sau astfel încât să ne mai rămână… timp. Doar că timpul nu poate fi negociat, reorganizat, restructurat, rearanjat etc.

Cu ce se „ocupă”, de fapt, Time Management-ul?! Îți explică în cele ce urmează Alin Comșa, coach NLP și lector la Fundația Calea Victoriei unde susține cursul Life Management – Time Management. Cum îmi stabilesc obiectivele?.

Care este diferența dintre eficacitate și eficiență?

Informațiile ce țin de acest domeniul Time Management-ului privesc în primul rând idei care se pot aplica organizării activității și mai ales ierarhizării acestei activități. Iar unul dintre principiile de bază în Time Management ține de sublinierea și înțelegerea diferenței dintre eficacitate și eficiență. Eficacitatea presupune atingerea țintei sau ajungerea la rezultat. Dacă obiectivul este vânzarea unui imobil, se numește că suntem eficace în momentul în care am reușit efectiv vânzarea imobilului. Eficiența însă ține de profitul pe care l-am obținut prin vânzarea acelui imobil. În cazul în care prețul obținut în urma vânzării este mai mic decât investiția făcută, este clar că elementul numit eficiență dispare. Așadar, în organizarea activității este nevoie să acordăm atenție, în același timp, nu doar eficacității, ci și eficienței. Este nevoie să luăm în calcul investiția de timp, energie, bani etc. pentru a lua o decizie care să ne dea premisa unei eficacități eficiente.

Un alt aspect important în Time Management este cel legat de importanță

Foarte des întâlnesc oameni care îmi spun că simt că nu fac ceea ce trebuie cu timpul lor, îmi spun că nu fac lucruri importate și că din această cauză nu pot fi mulțumiți, oricâte obiective îndeplinesc prin munca de zi cu zi. Maslow a arătat că locul spre care tindem prin natura noastră umană este cel aflat în vârful celebrei sale piramide. Autorealizarea! Din păcate, în lumea grăbită în care trăim, nu mai avem timp să ne oprim pentru a ne gândi la lucrurile cu adevărat importante. Din această cauză, sentimentul de nepuțință și de neîmplinire se găsește în mințile și sufletele multor oameni. În același registru se petrec lucrurile și la birou. Uneori se creează impresia că o zi întreagă a trecut fără niciun rezultat și cu toate că ne-am străduit din răsputeri, nu avem liniștea mintală sau psihică a unei zile împlinite. De ce? E simplu și greu deopotrivă: nu am alocat timp lucrurilor importante.

Pentru a găsi lucrurile importante care se cer (a se citi trebuie) a fi făcute este nevoie de parcurgerea a 3 mari pași:

Pasul 1: Descoperă ce este important pentru tine / ce este important la jobul tău.
Iată doar câteva întrebari care te vor ajuta să descoperi ariile importante ale muncii tale: Ce anume influențează eficacitatea și eficiența muncii mele? Care sunt cele mai importante aspecte ale activității mele și cât timp aloc pentru acestea? Cum îmi găsesc energia pentru a merge mai departe? Care este cel mai bun interval de timp pentru a-mi desfășura cu succes activitatea de zi cu zi? Ce anume îmi aduce echilibru și eficiență în activitatea pe care o întreprind? Ce anume îmi place să fac în munca mea de zi cu zi?

Pasul 2: Planifică un timp special pentru a întreprinde acțiunile care vor duce la atingerea aspectelor importante pentru tine și pentru jobul tău.

Pasul 3: Repetă în fiecare zi punctul unu și doi.