14 trucuri pentru a-ți crește productivitatea la job și în viața personală

În noul context în care poate ești propriul manager al timpului tău, îți dorești să fii cât mai eficient astfel încât, după îndeplinirea sarcinilor de serviciu să îți mai rămână timp (și energie!) și pentru familie, prieteni, hobby-uri – sau, pur și simplu, pentru odihnă și relaxare. Opțiunea de a renunța la anumite responsabilități, de a le evita sau de a le amâna poate fi tentantă, ce-i drept îți poți îmbunătăți performanțele și printr-o valorificare mai eficientă a timpului și a energiei. Însă te-ai putea aglomera când revii la lucru. Cum ai putea menții totuși un echilibru în viața ta? Asigură-te de productivitatea muncii tale!

Descoperă acele trucuri prin care îți asiguri productivitatea muncii atât pe plan profesional, cât și în viața personală, mai ales că între cele două domenii ale vieții noastre nu există, de altfel, o linie clară de demarcație.

Ce este productivitatea muncii?

Dacă e să te gândești la definiția din economie, productivitatea muncii este un indicator foarte important, el arătând eficiența efortului depus pentru a ajunge la anumite rezultate. Această teorie se aplică foarte bine în diferite unități de producție, industriale sau nu, acolo unde rezultatele muncii sunt mai ușor cuantificabile, însă poate funcționa și în companii cu diverse tipuri de activitate. Mai mult decât atât, și tu, ca angajat, poți face o evaluare productivității tale, în vederea îmbunătățirii performanțelor personale.

Formula de calcul a productivității muncii

Dată fiind marea varietate a domeniilor de activitate, inclusiv în România, nu putem vorbi, la modul concret, de o metodă de calcul foarte exactă pentru productivitatea muncii. Asta pentru că, în activitatea fiecărei persoane există mai mulți parametri, destul de diferiți, ce pot fi supuși evaluării, în funcție de obiectivele avute în vedere. În general vorbind, însă, productivitatea muncii reprezintă rezultatul raportului dintre volumul unei „producții” și perioada de timp în care aceasta a fost realizată (exprimată în ore, zile, luni sau chiar ani). 

Dacă evaluarea performanțelor unui muncitor dintr-o fabrică este relativ simplă, altfel stau lucrurile dacă activitatea ta este, să spunem, mai abstractă. Și în asemenea cazuri pot fi găsiți, însă, anumiți parametri de evaluat: numărul convorbirilor efectuate într-o anumită perioadă de timp (pentru un operator de call-center), numărul întâlnirilor cu clienți și/sau al vânzărilor realizate (pentru un agent de vânzări), numărul cererilor soluționate (pentru o persoană care lucrează într-un departament de client service), numărul rapoartelor de evaluare realizate (pentru un evaluator) ș.a.m.d.

Cum crești productivitatea la locul de muncă

Iată câteva sfaturi care îți vor îmbunătăți productivitatea la locul de muncă:

Urmărește cât timp petreci pe task-urile zilnice

Un prim pas pentru a-ți crește randamentul la locul de muncă este, desigur, evaluarea performanțelor tale actuale. Urmărește, deci, în mod periodic, de cât timp ai nevoie pentru îndeplinirea sarcinilor zilnice și centralizează rezultatele obținute. Cum totdeauna există loc de mai bine, probabil că și tu vei găsi anumite aspecte ce pot fi îmbunătățite – cum ar fi, spre exemplu, scurtarea ieșirilor la cafea sau evitarea episoadelor de „navigare” pe rețelele de socializare (atunci când asta nu are legătură cu munca ta, desigur).

Fă pauze regulate

La fel ca evitarea „timpilor morți” din activitatea noastră, la fel de importante, în crearea unui program de lucru eficient, sunt și pauzele – nu foarte lungi, dar luate în mod regulat. Acest principiu poate fi destul de greu de pus în practică, mai ales atunci când ești presat de un volum mare de lucru și de termene-limită destul de strânse. Vei descoperi, însă, că pauzele te vor ajuta să-ți reîncarci bateriile,  pentru a reveni cu forțe proaspete la ceea ce ai de făcut. Evită, însă, tentația de a „butona” telefonul în aceste momente de respiro, mai ales dacă obișnuiești să lucrezi la calculator – optează, mai degrabă, pentru o ieșire la aer, acolo unde este posibil.

Lucrează în intervale de 90 de minute

Fie că îți dai seama, fie că nu, o perioadă prea îndelungată de efort intens, intelectual sau nu, îți va scădea puterea de concentrare: nimeni nu poate lucra la capacitate maximă fără oprire, iar, în timp, randamentul tău va avea de suferit. Faptul că elevii au, în timpul școlii, un program structurat pe lecții de câte 40-50 de minute, cu scurte pauze între acestea, nu este deloc întâmplător. Deși capacitatea de concentrare a adulților este, evident, mai crescută, și aceștia pot beneficia de împărțirea sarcinilor de lucru pe „bucăți”, un interval de timp recomandat pentru fiecare dintre acestea fiind de 90 de minute.

Impune-ți propriile deadline-uri

Pentru a evita stresul creat de exigențele impuse de alții, ideal ar fi să-ți stabilești propriile termene-limită, având grijă să lași un timp între finalizarea efectivă a unei sarcini de lucru și deadline-ul prevăzut în mod „oficial”. Pe lângă confortul psihic sporit pe care îl vei resimți nefiind nevoit să lucrezi frecvent în contratimp, vei putea să și verifici, în tihnă, felul în care ți-ai îndeplinit task-ul, pentru ca apoi să corectezi eventualele „scăpări” sau greșeli.

Refuză să participi la meeting-urile unde nu este nevoie de tine

Mai ales în marile companii (dar nu numai!), pe agenda de lucru săptămânală se găsesc destul de multe ședințe. Pentru a asigura o cât mai bună comunicare între diferitele departamente, poate exista tendința ca în cadrul acestor întâlniri să fie incluse destul de multe persoane. Acesta este motivul pentru care ar trebui să verifici, de fiecare dată, în ce măsură prezența ta într-o ședință este cu adevărat necesară – iar, în caz că nu este, nu te sfii să spui că nu poți participa. Vei avea, astfel, mai mult timp, dar și mai multă energie, pentru sarcinile de lucru care sunt cu adevărat prioritare.

Renunță la multitasking

Unii se mândresc cu faptul că pot face mai multe lucruri deodată – iar adevărul este că, uneori, fiecare dintre noi trebuie să facă asta. Dacă ai în vedere, însă, creșterea productivității muncii, acest lucru nu este tocmai recomandat. Trecerea de la o sarcină la alta presupune, întotdeauna, un efort de adaptare – din când în când, asta nu constituie o problemă, dar lucrurile devin mai dificile atunci când creierul tău trebuie să depună un efort prelungit și obosește. Vei descoperi, astfel, că realizarea „simultană” a unor task-uri ți-a luat chiar mai mult decât în mod obișnuit – și că, pe deasupra, te simți și mai obosit. Mai multe despre acest subiect poți afla din lucrarea Focus: Motivația ascunsă a performanței, de Daniel Goleman.

Redu la minimum orice formă de întrerupere

Bineînțeles că, pentru a te putea concentra cât mai bine asupra unei sarcini de lucru, ar trebui și să eviți, pe cât posibil, întreruperile. Dacă ai propriul tău birou, informează-ți colegii că nu vrei să fii deranjat (cu excepția urgențelor, desigur) pentru un anumit interval de timp. Cu o comunicare eficientă, respectarea liniștii și a efortului de muncă individual poate deveni un obicei și în spațiile de lucru open space – sau, de ce nu, chiar acasă. 

Închide notificările inutile de pe smartphone

În această epocă a tehnologiei, un telefon de tip smartphone nu are doar avantaje, ci și dezavantaje: el este, nu de puține ori, o sursă de întreruperi și un motiv de distragere a atenției – ceea ce are, desigur, și un impact asupra productivității muncii. De aceea, pentru a evita orice factori perturbatori în timpul lucrului, nu uita să oprești notificările de tipul celor de pe WhatsApp (sau alte rețele similare). Dacă lucrezi adesea sub presiunea timpului și ești mai sensibil la zgomot, o soluție ar fi chiar să-ți păstrezi telefonul pe modul silențios, verificând, din când în când, eventualele apeluri și mesaje primite.

Notificările de pe telefonul mobil pot fi un serios factor perturbator, mai ales atunci când lucrezi sub presiunea timpului.

Profită de drumul până la birou

În marile orașe, drumul între casă și birou (și invers!) poate dura destul de mult: în București, spre exemplu, acesta ajunge, frecvent, la două ore pe zi dus-întors (sau chiar mai mult). Asta înseamnă că, într-o lună cu 20 de zile lucrătoare, acest timp petrecut zilnic în trafic se ridică la un total de patruzeci de ore – adică echivalentul a încă o săptămână de lucru! Dacă este nevoie ca în această perioadă să mergi la birou și te deplasezi cu un mijloc de transport în comun, îți poți asigura productivitatea muncii, îndeplinind în timpii „morți” anumite sarcini, precum verificarea mailurilor sau contactarea telefonică a unor clienți. Desigur că, dacă te afli la volan, ar trebui să eviți activitățile care ți-ar distrage atenția! 

Fii proactiv, nu reactiv

Când vine vorba de activitatea profesională, majoritatea dintre noi avem tendința să ne concentrăm pe acele sarcini de lucru care ne sunt alocate prin „fișa postului”. Deși a lua inițiativa și a veni cu idei și propuneri noi sunt aspecte ce necesită, în primă fază, un efort creativ suplimentar, pe termen mediu și lung ele pot contribui sensibil la creșterea productivității muncii noastre. Motivul este unul simplu: atunci când lucrăm cu plăcere, pentru un lucru în care credem noi înșine (și care nu ne-a fost impus, doar, din afară), suntem mai eficienți.

Cum crești productivitatea în viața personală

Iată patru trucuri de creștere a productivității pe plan personal:

Planifică ziua cu o seară înainte

Cum lucruri de făcut și sarcini de îndeplinit avem și în viața personală, și aici putem vorbi despre productivitatea muncii și despre creșterea acesteia. La fel ca în multe alte aspecte ale vieții de zi cu zi, primul pas – și poate cel mai important! – este, iarăși, planificarea. Pentru a nu-ți începe ziua stresat, mai ales dacă nu ești genul de persoană matinală, ideal ar fi să-ți stabilești agenda cu o seară înainte. Fii realist în stabilirea timpilor estimați pentru o activitate sau alta și încearcă să renunți la ceea ce nu este cu adevărat necesar, pentru a evita aglomerarea programului tău și eventualele suprapuneri. 

Fă o listă și ține-o la vedere

După ce ți-ai stabilit programul pentru ziua următoare, fă o listă cu ceea ce ai de făcut și păstreaz-o la îndemână (într-un document sau o aplicație în telefon sau, dacă preferi, într-o agendă). Nu uita să precizezi detaliile importante cu privire la respectivele activități, cum ar fi ora la care ai programat o întâlnire sau documentele pe care trebuie să le prezinți în cadrul unei ședințe. La sfârșitul zilei verifică lista pe care ți-ai făcut-o – asta îți va da un sentiment de satisfacție, dar te va ajuta și să vezi unde mai e loc de îmbunătățire în ceea ce privește planificarea.

Un prânz în oraș, într-un ambient plăcut, te va relaxa și îți va stimula creativitatea.

Ia prânzul în oraș, nu la birou sau acasă

Deși prânzul acasă sau la birou este o bună modalitate de a face economii, adevărul este că o ieșire ocazională din rutina zilnică ne poate îmbunătăți foarte mult tonusul psihic, stimulându-ne creativitatea și dându-ne un plus de energie. Nu ezita, deci, să accepți o invitație la prânz din partea colegilor sau prietenilor, măcar din când în când. Acest gen de conexiune socială este foarte important pentru menținerea unui echilibru între viața profesională și cea personală – și contribuie, în mod indirect, la creșterea productivității pe ambele planuri.

Descarcă aplicații care te ajută să te organizezi și să reduci timpul alocat sarcinilor zilnice

Bineînțeles că și facilitățile oferite de un telefon de tip smartphone îți pot fi de ajutor în creșterea productivității muncii. Astfel, pe lângă aplicațiile special concepute pentru gestionarea task-urilor zilnice (precum Smarter Time sau My Daily Planner), poți descărca și alte instrumente utile. Spre exemplu, consultând ofertele săptămânale ale magazinelor alimentare vei ști unde să-ți faci cumpărăturile, în vreme ce comparatoarele de prețuri te vor ajuta să fii la curent cu oferta diferitelor magazine.

Iar, dacă vrei să cumperi sau să închiriezi o locuință, o aplicație specializată, cum este cea dezvoltată de Imobiliare.ro, va contribui și ea la creșterea productivității tale, atât la muncă, cât și în viața personală. Cum anume? Reducând timpul alocat căutării unei proprietăți și ajutându-te să eviți drumurile inutile pentru a viziona imobile care nu corespund, de fapt, cerințelor și nevoilor tale. Cu ajutorul acestui instrument ai acces imediat la mii de anunțuri, fie că te afli în căutarea unei case, a unui apartament, sau, de ce nu, a unui teren. Filtrele avansate de căutare îți permit să selectezi nu doar orașul și zona/zonele care te interesează, ci și suprafața, numărul de camere, etajul, anul de construcție și alte caracteristici ale imobilului dorit. De asemenea, opțiunea Video/Foto 360, o funcționalitate nou dezvoltată, te va ajuta să vezi mai bine cum arată o locuință, înainte de a decide dacă merită sau nu să programezi o vizionare.

Sursă foto: Unsplash.com

Ți-a plăcut articolul despre productivitatea muncii? Citește și:

Burnout sub lupă: ce poți face ca să nu te epuizezi când lucrezi de acasă

3 podcast-uri cu care să-ți îmbunătățești productivitatea