Ce să faci dacă ești pentru prima oară manager

Ești team leader sau manager pentru prima oară și vrei să arăți că-ți meriți pe deplin locul în ierarhia companiei? Este perfect normal, dar pentru a ajunge pe culmile marilor succese trebuie să faci pași mici, mai ales dacă ești într-o echipă nouă.

Există mai multe situații în care te poți trezi liderul unei echipe. Se poate întâmpla natural, în cadrul echipei în care deja lucrezi, prin intermediul unei promovări. Alternativ, se poate întâmpla la o cu totul altă companie în care vii ca manager al unui grup de oameni pe care nu îl cunoști.

Oricare ar fi situația, sigur vrei să impresionezi, dar din dorința de a demonstra prea multe lucruri, riști să îți afectezi echipa. Ca să-ți fie mai lină tranziția către un rol de manager, îți venim în întâmpinare cu toate informațiile de care trebuie să ții cont la început de drum. În continuarea articolului, vorbim despre care sunt atribuțiile unui manager, care sunt greșelile pe care trebuie să le eviți, dar și cum să gestionezi eficient o echipă.

Ce face un manager?

Liderul este persoana care nu doar gestionează oamenii din echipă, ci are și rolul de a-i motiva astfel încât aceștia să aducă cele mai bune rezultate. Printre atribuțiile unui manager se mai numără:

• Selecția și recrutarea de noi angajați,
• Formarea și dezvoltarea celor actuali, 
• Gestionarea provocărilor legate de performanță, 
• Luarea deciziilor și rezolvarea conflictelor interne, 
• Efectuarea de evaluări de performanță,
• Traducerea obiectivelor companiei în obiective individuale,
• Monitorizarea performanței și inițierea acțiunilor pentru consolidarea rezultatelor,
• Monitorizarea cheltuielilor și bugetelor, 
• Planificarea și stabilirea obiectivelor viitoare ale echipei și ale companiei. 

Care mai sunt functiile managerului?

Pe lângă atribuțiile menționate anterior, managerii au cinci funcții principale: de planificare, de organizare, de distribuire a sarcinilor, de conducere și de control.

Prima funcție, cea de planificare, implică identificarea modului de realizare a unui anumit obiectiv. Dacă, spre exemplu, obiectivul unei organizații este de a îmbunătăți vânzările, atunci rolul managerului este de a decide care sunt pașii necesari pentru a atinge acest scop. Mai exact, trebuie să facă un plan de acțiune bine pus la punct. Pentru asta, liderul are nevoie de bune abilități de rezolvare a problemelor, dar și capacitatea de a lua decizii eficiente. 

După ce creează planul, managerul trebuie să-și organizeze echipa și resursele necesare pentru desfășurarea activităților. În această etapă, managerul împreună cu restul  managementului reunește resursele fizice, financiare și umane, astfel încât obiectivul companiei să poate fi îndeplinit. 

Apoi, după ce managerul cunoaște nevoile, el poate să decidă chiar să recruteze noi persoane, dacă este nevoie de abilități inexistente în companie. Tot în cadrul acestei etape, sunt distribuite și sarcinile per fiecare angajat din echipă.  

Un manager bun face mai mult decât să planifice, să organizeze și să-și asume responsabilitatea pentru un proiect. Acesta trebuie să-și gestioneze echipa. Ce înseamnă asta? Conducerea implică motivarea, comunicarea, îndrumarea și încurajarea oamenilor. 

După ce trece prin toți pașii anteriori, misiunea managerului nu este finalizată. Acesta trebuie să verifice în mod constant rezultatele în raport cu obiectivele stabilite. 

Ce inseamna management?

Majoritatea managerilor care fac parte din board-ul unei companii, trec prin pașii descriși anterior. Timpul pe care îl petrec însă pe fiecare în parte depinde de câte persoane au în subordine, dar și de specificul companiei în care lucrează. Scopul managementului este de a se asigura că toate activitățile au loc în conformitate cu standardele și că obiectivele vor fi atinse.

Ce abilități trebuie să dețină un viitor manager

Comunicare

Liderii eficienți trebuie să știe să comunice clar și transparent atât verbal, cât și în scris. Această abilitatea te va ajuta să stabilești o relație de încredere cu oamenii din echipă. De aceea, încearcă să fii tot timpul disponibil și să asculți fiecare persoană atunci când are nemulțumiri. 

O atitudine deschisă și pozitivă ajută și la crearea unui mediu de lucru sănătos. Gesturile simple, precum încurajarea, recunoașterea realizărilor și interesul pentru starea de spirit a oamenilor, asigură crearea unui mediu de lucru plăcut, dar și a unei relații bune cu echipa.

Adaptare la schimbare 

Un manager bun este adaptabil și flexibil când vine vorba de schimbări. Atunci când este pus în fața unor obstacole, el ar trebui să aibă capacitatea de a reacționa rapid. Stresul nu îl împiedică pe manager să ia deciziile corecte pentru echipă și pentru companie.

Negociere

Abilitățile de negociere sunt o parte esențială a fiecărui manager. Deoarece, managerul negociază atât cu membrii echipei, cât și cu furnizorii, clienții sau chiar superiorii. Vestea bună este că abilitatea de negociere poate fi învățată. Câteva idei despre cum să faci asta, găsești în acest articol!

Transparență

Pentru a construi o cultură organizațională solidă, un manager trebuie să fie transparent. Echipele eficiente au nevoie de manageri în care pot avea încredere, chiar și în situațiile mai dificile pentru companie.

Coaching

Un lider trebuie să cunoască nevoile de dezvoltare a oamenilor, dar și cum îi poate ajuta astfel încât aceștia să-și îndeplinească obiectivele individuale. În acest context, abilitățile de coaching sunt esențiale și te pot ajuta să sprijini echipa și să identifici angajații cu potențial.

Greșeli de evitat ca manager la început de drum

Nu comunică eficient obiectivele

Pentru a transmite cât mai clar obiectivele companiei, viziunea, dar și task-urile care trebuie realizate, un manager trebuie să dețină bune abilități de comunicare. Acestea îl pot ajuta atât în relația cu membrii echipei, cu clienții, cât și cu persoanele cărora trebuie să le raporteze rezultatele. O comunicare deficitară duce la o performanțe scăzute, crearea așteptărilor nerealiste, dar și un moral scăzut în rândul echipei. 

Ca să-ți fie mai ușor să comunici trebuie să fii cât mai clar, concis, empatic și încrezător. Iar pentru început, îți poți nota gândurile înainte de conversațiile importante. În acest mod te vei asigura că nu omiți niciun punct important. 

În ceea ce privește mesajele scrise, ar fi bine să nu trimiți, e-mail-urile imediat după ce le-ai scris. Îți poți lua o pauză de câteva minute, după care să recitești mesajul. S-ar putea să vezi lucrurile dintr-o altă perspectivă. Mai multe despre cum să-ți dezvolți abilitățile de comunicare află aici: Bariere de comunicare: cum le depășim?

Nu stabilește prioritățile

În calitate de lider, managerul trebuie să stabilească atât priorități individuale, cât și pentru fiecare membru al echipei pe care o gestionează. Eșecul în stabilirea priorităților poate duce la depășirea termenelor limită, la livrări eșuate, dar poate mulțumi și clienții. Pentru a pune la punct prioritățile e important să înțelegi din deplin activitățile care urmează să fie desfășurate, dar și obiectivele de afaceri. 

Intră în prea multe detalii

Odată ce delegi sarcinile, trebuie să stai cât mai departe de ele. Oamenii vor fi mai fericiți dacă le vei oferi autonomie. Mai mult, ca manager, este aproape imposibil să ții pasul cu activitățile ce au loc pentru realizarea fiecărui proiect. Deși este important să urmărești progresul angajaților și să te asiguri că proiectele sunt pe calea cea bună, cu cât te vei adânci în detalii, cu atât este mai ușor să ajungi în capcana micromanagementului. Mai multe despre micromanagement și efectele negative a acestui tip de gestionare a oamenilor, am vorbit în acest articol: Micromanagement sau delegare?  

Uită să gândească în termeni de echipă

O altă provocare cu care se confruntă managerii aflați la început de drum este imposibilitatea de a gândi în termeni de echipă. Deși, știm cât de mare este efortul din spatele unei persoane care a preluat un rol de manager, acesta ar trebui să nu uite că echipa este cea care așteaptă să fie lăudată și remunerată pentru rezultate. 

Un manager bun știe că succesul individual nu înseamnă nimic, dacă echipa este nemulțumită și va depune eforturile necesare pentru a se asigura că fiecare membru știe cât de valoros este.

Descoaperă joburile pentru manageri

Nu se preocupă de evaluarea performanțelor

Multe organizații amână sau anulează procesul de evaluare a performanței angajaților. Într-adevăr, acesta nu este singurul indicator care măsoară performanța echipei, totuși, în urma acestui proces au loc măririle de salariu sau avansările. 

Lipsa sau amânarea procesului de evaluare a performanțelor, ar putea afecta oamenii de echipă. Aceștia ar putea să simtă că nu li se acordă suficientă importanță. Dacă timpul și responsabilitățile pe care le ai nu-ți permit să efectuezi o analiză anuală a rezultatelor, poți opta pentru feedback continuu sau one to one-uri trimestriale în care să discutați despre evoluția fiecărui angajat în parte.

Cum să gestionezi oamenii cu succes

Cunoaște-ți oamenii

Pe principiul lui Socrate, „Nosce te ipsum” (Cunoaște-te pe tine însuți), așa va trebui să procedezi și cu echipa. Fă-ți timp să stai de vorbă cu ei, chiar dacă pe unii îi știi deja, și descoperă ce îi motivează atât profesional, cât și personal. Mai mult decât orice altceva, nu uita că ei vor lucra cu tine, nu pentru tine! E o diferență majoră.

Asumă-ți rezultatele, oricare ar fi ele

Lucrezi cu echipa, dar deciziile tu le vei lua în mare parte. Ești organizatorul, ceea ce înseamnă că vei fi nevoit să îți asumi atât succesele, cât și eșecurile. Înțelege că greșelile sunt imposibil de evitat în unele situații, învață tot ce poți prin prisma lor și ajută echipa să dobândească nivelul de autonomie necesar pentru a evolua ca un grup.

Ține-te pe cât posibil de planul inițial!

Dacă ai ales să îți ghidezi echipa spre o anumită țintă, mergi în acea direcție până în pânzele albe și optimizează demersul la nevoie. Nu schimba însă planul peste noapte ca apoi să te aștepți ca echipa să dea randament. În aceeași măsură, nu promite superiorilor mai mult decât pot duce oamenii tăi, oricât de mult vrei să-i impresionezi.

Ai grijă de echipa ta

Succesul echipei se datorează fiecărui individ în parte, așa că dacă unul dintre ei are de suferit, toată echipa va avea de suferit. În calitate de lider, una din principalele tale atribuții este să îți aperi oamenii. Indiferent de direcția din care vin atacurile!

4 cărți pentru viitori lideri 

Ca să descoperi mai multe tactici de a gestiona eficient echipele, îți venim în întâmpinare cu patru cărți ideale pentru viitorii lideri.  

Atomic Habits de James Clear

Cheia succesului pentru orice manager este să învețe continuu lucruri noi. Atomic Habits este o carte minunată pentru liderii care doresc să-și construiască obiceiuri bune, dar și să le elimine pe cele care nu le sunt de folos. Promovarea pe o poziție de manager este o schimbare importantă în carieră și pe cât de importantă, pe atât de provocatoare. Autorul prezintă abordări simple prin care să devii un exemplu pentru echipa ta. 

The Manager’s Path de Camille Fournier

Cartea lui Fournier este ideală pentru ingineri sau pentru oricine are o profesie tehnică și tocmai a devenit manager. Autorul descrie câteva dintre cele mai bune tactici pentru a deveni un manager tehnic excelent. Unele recomandări și sfaturi sunt însă potrivite și pentru managerii din alte domenii. De ce trebuie să fii mentor pentru oamenii tăi? Cum să creezi un mediu de lucru în care oamenii să dorească să lucreze eficient? Care sunt consecințele micromanagementului? Acestea sunt doar câteva întrebări la care răspunde Fournier. 

Now, Discover Your Strengths de Marcus Buckingham și Donald O. Clifton

Autorii scriu despre modul în care să învățăm să ne identificăm punctele slabe și să ne concentrăm pe depășirea lor. Cartea oferă resurse care să te ajute să fructifici atât punctele tale forte, cât și ale echipei.  

Good to Great de Jim Collins

Este o carte de management care descrie tranziția de la a fi un bun manager la a fi unul excelent. Aceasta include punctele principale prin care companiile pot să evolueze: disciplina, simplitatea și oamenii. Toate acestea le vei regăsi discutate în amănunte în cartea lui Jim Collins. 

Vrei să devii manager? Ce trebuie să faci?

Managerii sunt responsabili pentru coordonarea și supravegherea multor proiecte ale companiei și a sarcinilor de zi cu zi ale angajaților din echipă. Au o importanță deosebită în menținerea succesului unei organizații. Nu oricine poate deveni manager, iar ca să obții un astfel de job, e nevoie de mult efort în spate. Iată câțiva pași pe care să-i faci ca să devii manager!

Află ce presupune și dacă ți se potrivește

Înainte de a aplica pentru o poziție de manager sau pentru a face demersuri în compania în care lucrezi, cercetează ce presupune un astfel de rol, ca să știi la ce să te aștepți și să te pregătești corespunzător. Poți afla mai multe urmărind acest articol, dar și din resurse precum cunoștințele care se află pe un astfel de rol, fișele de post ale managerilor, dar poți apela și la consiliere în carieră. Poți cerceta și informal, observând managerii din jurul tău, îi poți întreba mai multe despre experiențele lor zilnice sau îi poți ruga să-ți arate care le sunt responsabilitățile. 

Vorbește cu superiorul tău 

Dacă aspiri la un rol de manager, e important să-i subliniezi și superiorului tău acest aspect. El te poate ghida către primii pașii pe care poți să-i faci pentru a-ți atinge scopul. Totodată, acesta îți poate oferi resursele de învățare necesare. Nu vei avea niciodată șansa de a fi manager dacă nu vei transmite superiorilor că ești pregătit să preiei și să-ți asumi mai multe responsabilități. 

Menționează obiectivele pe termen lung și întreabă dacă ai putea fi luat în considerare pentru o poziție, dacă va exista una disponibilă în viitorul apropiat. Dacă răspunsul superiorului este nu, atunci întreabă-l ce poți să faci, ce poți să înveți și cum să te dezvolți, ca să fii potrivit pentru o astfel de poziție. Despre cum să faci față discuțiilor mai stresante cu managerul tău, am povestit mai multe în acest articol!

Fii mentorul unor colegi noi

Întreabă-ți managerul actual dacă există oportunități de a deveni mentor pentru un coleg nou. Mentorarea unei persoane poate fi o metodă bună de a arăta că ești capabil să înveți alți oameni și că poți dezvolta relații interpersonale solide.

Dezvoltă-ți abilitățile

În calitate de manager nu vei avea prea mult timp liber la job, iar responsabilitatea ta va crește. Din acest motiv, este important să-ți consolidezi abilitățile pentru a te asigura că ești pregătit să pornești la drum. Evaluează-ți abilitățile pe care le ai deja și discută cu cei care deja sunt manageri, pentru a afla care sunt laturile pe care trebuie să le îmbunătățești.

Cere feedback constant

Roagă colegii și managerul să-ți evalueze performanțele de care ai dat dovadă până în momentul actual. Ar fi bine să-i întrebi ce părere au despre felul tău de a răspunde la situații conflictuale, cum li se pare că reacționezi la stres și dacă consideră că ești capabil să gestionezi un proiect ș.a.m.d. În acest mod, vei putea să identifici care sunt punctele tale forte, dar și la ce ar trebui să mai lucrezi. 

Investește timp și efort în succesul companiei

Managementul unei companii își dorește oameni care vin cu idei noi pentru a îmbunătăți procesele de lucru. Astfel, următorul demers este să fii cât mai proactiv și să gândești concepte, idei atât la nivel de echipă, de departament, cât și la nivel de companie. Cu siguranță, superiorii tăi vor remarca eforturile tale și te vor lua în considerare în momentul în care va există o poziție de manager disponibilă în companie. 

Managerii sunt cei care își motivează, responsabilizează oamenii și au grijă de starea lor emoțională de la job. Dincolo de toate responsabilitățile pe care le au, liderii trebuie să fii mereu alături de echipă. Să identifice oamenii care doresc să plece din organizație și să încerce să-i păstreze aproape. Nu toți sunt născuți pentru o astfel de meserie, de aceea trebuie să te gândești bine dacă vei reuși să faci față unui astfel de post sau nu. 

Dacă ai toate ingredientele necesare la tine și țintești o poziție de manager, intră pe eJobs.ro și aplică la joburile potrivite pentru tine.  

Ți-a plăcut articolul despre primul rol de manager? Citește și:

Vrei să obții o promovare în această perioadă? Iată ce trebuie să faci!

Patru motive pentru care orice angajat are nevoie de un mentor?

Cum te ajută începuturile în carieră