Procrastinarea: cât de benefic este să amâni sarcinile de lucru?

„Poți să-mi dai asta până la sfârșitul zilei?” cam așa sună cele mai multe e-mail-uri sau mesaje pe care le primești zilnic. Deși procrastinarea, amânarea sau întârzierea realizării unei sarcini, poate fi tentantă, află că de multe ori nu e cea mai bună soluție. Există însă soluții de management personal care te pot ajuta să te împrietenești cu timpul și să-l folosești în favoarea ta.

Procrastinarea – să o înțelegem pas cu pas

Faci totul în ultimul moment, întârzii să predai la timp un material sau amâni totul și ceri un alt deadline, mai îndepărtat. Probabil că ți s-a întâmplat asta și cumva scenariul se repetă ori de câte ori primești un task care știi că te solicită.

Într-un studiu recent publicat în Journal of Consumer Research și citat de Harvard Business Review se arată că amânarea, pentru a te bucura de termene mai lungi, nu este întotdeauna și benefică. Te poate determina să crezi că o misiune este mai grea decât este de fapt și să te angajezi cu mai multe resurse în muncă. De multe ori, în pragul deadline-ului ajungi la epuizare. O astfel de abordare duce la întârzieri și la probabilitatea de a renunța. Același studiu mai arată că, atunci când se confruntă cu mai multe termene pentru sarcini care au importanță diferită, oamenii urmăresc în mod regulat sarcini mai puțin importante cu termene mai scurte (pentru că văd beneficii imediate) decât sarcini mai importante cu termene mai lungi (pentru că beneficiile sunt mai îndepărtate).

Unii cercetători definesc procrastinarea ca o „formă de eșec de autoreglare caracterizată prin întârzierea irațională a sarcinilor, în ciuda consecințelor potențial negative”.

Potrivit lui Joseph Ferrari, profesor de psihologie la Universitatea DePaul din Chicago și autor al cărții ”Still Procrastinating: The No Regret Guide to Getting It Done”, aproximativ 20% dintre adulții din SUA sunt procrastinatori cronici. Și e ușor să te regăsești în portretul unui procastrinator.

Oricât de bine organizat ai fi, de multe ori găsești diferite distrageri: social media, televizorul, cumpărăturile online. Verifici sau răspunzi în mod constant la e-mailuri, mai degrabă decât să lucrezi la un raport important sau la proiectul echipei tale. Așa ajungi să scurtezi din timpul alocat jobului și să te apropii mult mai repede de deadline-urile acelea pe care ți le-ai asumat. Soluția este să le amâni, dar amânarea poate avea un impact major asupra productivității tale, mai ales când tocmai ai început un job nou sau dacă îți dorești o promovare. Cum rezolvi această dilemă? Pornește de la cauzele care duc la amânare, încearcă să te cunoști mai bine și acordă atenție atitudinii viitoare.

Procastinarea are cauzele ei

Adesea amâni o sarcină, considerând că mai ai destul timp pentru a o finaliza, ceea ce poate duce la un fals sentiment de securitate. La baza amânării stă concepția că trebuie să te simți inspirat sau motivat pentru a lucra. Și trăiești cu speranța că vei găsi acel moment magic, de inspirație.

Realitatea este că, dacă aștepți până când te afli într-un cadru adecvat pentru a face anumite sarcini (în special cele nedorite), vei constata, probabil, că timpul potrivit pur și simplu nu vine niciodată pentru că apar noi și noi sarcini. De aceea e bine să nu lași pe mâine ce poți face azi.

Și așteptarea acelui moment de inspirație nu este singurul motiv pentru care amâni ceea ce ai de făcut. Te poți confrunta și cu aceste situații:

Nu știi ce ai de facut
Nu ai motivație să faci
Ești obișnuit să amâni până în ultimul moment
Crezi că lucrezi mai bine sub presiune
Îți lipsește inițiativa de a începe
Ai nevoie de timp pentru a te gândi

Alte cauze care pot duce la procrastinare sunt:

Depresia – Lipsa de speranță, sentimentul de neîncredere în sine și lipsa de energie pot îngreuna începerea și terminarea celei mai simple sarcini. Cel mai bine este să-ți iei un alt task, mai mic, pe care știi că-l poți duce la bun sfârșit și care îți poate readuce încrederea în sine.
Tulburarea obsesiv-compulsivă – Perfecționismul vine la pachet și cu temerea de a face greșeli și cu griji pentru așteptările altora față de tine. Astfel ești tentat să amâni decât să iei o decizie.
ADHD (attention-deficit/hyperactivity disorder – n.r. tulburarea de deficit de atenție sau tulburarea de hiperactivitate) – Când ești distras de stimuli externi, dar și de gândurile interne, poate fi greu să începi o sarcină, mai ales dacă această sarcină este dificilă sau nu este interesantă pentru tine.

Tu ce tip de procastinator ești?

Desigur și personalitatea este cea care-și spune cuvântul când vorbim de procrastinare. Nu e rău să te privești într-un mod curios și să înțelegi mai bine ce rol joci în această poveste:

Perfecționistul: Amână sarcinile din frica de a nu fi capabil să le finalizezi perfect
Visătorul: Amână sarcinile pentru că știe că nu este capabil să acorde atenție detaliilor
Sfidătorul: Nu crede că cineva ar trebui să-i dicteze programul
Îngrijoratul: Amână sarcinile din frica schimbării, nu-i place să iasă din confortul „cunoscutului”
Producătorul de crize: Amână pentru că-i place să lucreze sub presiune
Cel care face prea mult: Preia prea mult și se luptă cu găsirea timpului pentru a începe și finaliza sarcinile

Procrastinarea și efectele ei

Tendința de a amâna și de a-ți face probleme pentru asta devine îngrijorătoare când începe să aibă efecte asupra vieții profesionale și personale. Te poți confrunta cu sentimente și stări diferite, deloc benefice pentru psihicul tău:

Vinovăție. Îți sunt cunoscute gânduri precum „Nu ar fi trebuit să pierd atât de mult timp?”.

Stres: Ai o grămadă de sarcini pe care le-ai lăsat în urmă din cauza amânării și nu prea mai poți dormi pentru că te gândești că trebuie începute acum.

Eficiență mai scăzută: Când petreci mult timp cu task-uri administrative, irosești și din timpul sarcinilor de job cu adevărat importante. Astfel atenția scade și intervine și oboseala.

Colegi de serviciu sau superiori supărați: Oamenilor nu le place ca alți oameni să-i încurce în munca lor. Acest lucru generează de obicei critici și dezaprobări, iar în cazuri extreme poate duce chiar la pierderea locului de muncă.

Rușine: Tendința de a te compara cu alți colegi, care poate nu amână sarcinile, nu e deloc sănătoasă. Vei avea dorința de a te ascunde și de a amâna și task-uri viitoare.

Spirala procrastinării: Amâni task-urile și ajungi la situația în care nu primești bonusuri, prime. Dezamăgirea duce la amânarea altor task-uri. Astfel intri într-o spirală de auto-mustrări, stimă de sine scăzută și eficiență scăzută.

Idei pentru a ține procrastinarea la distanță

Desigur că nu poți scăpa de pe o zi pe alta de obiceiul de a amâna sarcinile și poate nu depinde mereu de tine această amânare. Dar poți lucra cu pași mici pentru a nu ajunge în situația Producătorului de crize sau în situația Celui care își ia toate sarcinile asupra lui și apoi nu-și mai găsește timp pentru ele:

Creează o listă de to-do-uri: Te va ajuta să știi ceea ce ai de făcut și să pui un deadline în dreptul fiecărei sarcini

Notează-ți prioritățile: Dacă îți începi ziua gândindu-ne câte lucruri ai de făcut, este destul de stresant și s-ar putea să te simți într-o mini criză. În schimb dacă-ți aranjezi sarcinile în ordinea priorităților, este mai ușor să le abordezi și să-ți atingi obiectivele.

Ia totul step-by-step: Descompune sarcinile în pași mici și ușor de gestionat, astfel încât să nu pară atât de copleșitoare.

Recunoaște semnalele procrastinării: Acordă atenție oricăror gânduri de amânare și fă tot posibilul să reziști tentației. Încearcă pe cât posibil să-ți muți atenția asupra sarcinilor tale și să stai câteva minute concentrat asupra lor.

Elimină tot ce-ți distrage atenția: Identifică ce activitate sau ce aplicație de social media îți consumă timp și dezactivează sursele de distragere.

Premiază-te: Când termini la timp un task din lista activități la timp, acordă-ți câteva momente să te feliciți și să te răsplătești cu ceva ce-ți face plăcere.

Și totuși procrastinarea are avantajele ei…

Ne-am concentrat pe dezavantajele procrastinării și pe ce putem face pentru a nu mai amâna task-urile. Cu toate acestea, dacă schimbi unghiul prin care o privești, procrastinarea poate avea beneficiile sale.

Îți oferă timp de ate gândi, de a te detașa: Întreruperea unei sarcini ne poate ajuta să realizăm că nu am luat-o pe o cale corectă sau potrivită pentru noi. Detașarea este importantă pentru a reveni asupra lucrului cu o perspectivă diferită.

Încurajează creativitatea: Poți fi unul dintre acei procrastinatori activi care amână intenționat munca pentru mai târziu pentru a-și lăsa mintea să rătăcească. Astfel poți trece de lucrurile obișnuite și ajungi la idei neașteptate. În domeniile creative mai mult timp înseamnă un briefing mai bun, o cercetare mai bună și produse mai bune. Leonardo Da Vinci, de exemplu, a fost un renumit procrastinat. Se crede că a lucrat la cunoscuta Mona Lisa între 1503 și 1517.

Permite echilibrul emoțional: Să amâni puțin deadline-urile și să-ți dedici timpul unor activități care-ți plac poate avea efecte bune asupra psihicului tău.

Poate cea mai eficientă lecție când vine vorba de procrastinarea sarcinilor de lucru este să nu te concentrezi pe ceea ce ai amânat în trecut, ci pe viitor. Dacă simți că petreci mai mult timp în social media decât să lucrezi, obiectivul este să nu te pedepsești pentru asta, ci să încerci să revii cu blândețe la sarcinile tale și să dedici ceva mai mult timp finalizării acestora. Și, da, e în regulă să le amâni dacă știi că timpul în plus pe care ți-l acorzi îți va fi cu folos. Doar de tine depinde cum alegi să abordezi sarcinile viitoare. Atitudinea este cea care te poate ajuta să gestionezi mai bine timpul și să-l folosești în favoarea ta.