• 12 Dec. 2019
  • 3 min

E-mailul Out of Office. Cum să-l personalizezi

out of office message

Este unul dintre e-mailurile pe care le scrii cu satisfacție și gândul deja în vacanță. Pentru a-ți păstra relațiile cât mai cordiale, ai nevoie de personalizarea mesajului.

Ultima zi la birou înainte de o vacanță binemeritată se termină cu gândul la clienți și parteneri care ar putea să te sune dacă nu le răspunzi repede la e-mail. Și cum vrei câteva zile liniștite cu plimbări, multe cadouri și câteva cărți bune, un Out of Office Message te salvează de apelurile urgente. Ai fi tentat să setezi un Out Of Office Message cu textul și structura împrumutate de la colegi sau parteneri:

Dear sender,
Thank you for your message. I will be out of the office until July 30th. I will reply to your messages upon my return. For urgent matters, please contact my colleague, Elena, e-mail… Thank you! (trad. Dragă expeditorule, Mulțumesc pentru mesaj. Nu voi fi la birou până pe 30 iulie. Voi răspunde la mesajul tău când revin din vacanță. Pentru probleme urgente, te rog să o contactezi pe colega mea, Elena, la e-mailul… Mulțumesc!)

Iată structura unui Out of Office Message:

– Mulțumești pentru mesaj. Arăți respect pentru expeditor și pentru timpul său. Poate fi un potențial client și, la scurt timp după ce revii din vacanță, să semnezi și un nou contract
– Menționezi motivul lipsei de la birou. Este important să precizezi că ești în vacanță și nu doar că lipsești de la birou. Oamenii vor înțelege mai ușor situația.
– Menționezi perioada când vei lipsi de la birou: 23 decembrie – 6 ianuarie (inclusiv).
– Precizezi cum vei comunica:  Dacă preferi să răspunzi urgențelor specifică forma de comunicare (e-mail sau telefon) astfel încât să setezi așteptări corecte oamenilor.
– Oferi datele de contact ale persoanei care preia activitatea ta pe timpul vacanței. Specifică și funcția, specializarea persoanei care îți va ține locul astfel încât expeditorul să-și dea seama ușor dacă este în măsură să-i răspundă la întrebări.

Toate informațiile practice pot fi abil incluse într-un Out of Office Message simpatic care să arate personalitatea ta. Desigur, acesta merită ales dacă lucrezi într-un domeniu creativ și îți cunoști bine contactele.

 

Out of office Message care te poate ajuta să înveselești comunicarea:

 

1) Titlu: 404: Marketing Managerul nu a fost găsit 
M-au trimis de la birou într-o săptămână sabatică. Ne revedem pe 6 ianuarie :). 

2) Sunt în vacanță din 24 decembrie până pe 3 ianuarie. Ai grijă de căsuța mea de e-mail și alege cu înțelepciune mesajele pe care mi le trimiți. Reține că m-ai trimis deja un e-mail :).

3) Nu sunt la birou în perioada X. Bucură-te de liniște.

4) Căsuța mea de e-mailuri este asistentul meu care îmi ține locul în timpul vacanței. Voi găsi, probabil, 1.000 de e-mailuri. Dacă revii cu un kind reminder, gândește-te cum m-ai determina  să-l deschid.

6) Tocmai ai primit acest e-mail. Destinatarul tocmai se bucură de două săptămâni sabatice, caută idei noi pe plajă, în hamac.

7) Mulțumesc că te-ai gândit la mine și mi-ai scris. Eu, între timp, am fugit de la birou. Dar îți las un video simpatic aici, să-ți fac poftă de vacanțe. Poate ne vedem la un vin fiert la Anu’ și La Mulți Ani:).

8)  Dragă, expeditorule,
Tocmai am primit mesajul tău și chiar am intuit câteva dintre curiozitățile tale, așa că m-am gândit să fac un scurt QA (questions & answers, trad. – întrebări și răspunsuri):
Q: Unde ești plecat? A: După peste 150 de zile lucrate anul acesta, ce tare, am descoperit că am și zile de concediu. Merit și eu o vacanță.
Q: Când revii? A: Imediat ce mă relaxez și mă plimb cât vreau. Parchez din nou la birou 8 ianuarie.
Q: Cine îți ține locul? A: Colega mea, Elena, e-mail…

Avem și un cadou pentru o vacanță liniștită: instrucțiunile „Cum setez un e-mail Out of Office Message” pe: Outlook.com , Gmail. 

 

Ți-a plăcut articolul despre Out-of-Office Message? Citește și despre: 

Bucură-te de concediu ca să fii #HappyLaJob

 

A fost util articolul? 3

    Leave a Reply