Comunicare la distanță? 10 recomandări pentru a funcționa în echipă!

De-a lungul timpului, echipele au fost instruite să înlocuiască managerii, să preia inițiativa, să asiste la dezvoltarea conducerii și chiar „să salveze regina”. Însă munca în echipă parcă nu funcționează atât bine când toți membrii echipei se mută de la birou acasă.

Chiar dacă nu ai un rol de conducere tot ai putea să participi activ la îmbunătățirea modului de comunicare al echipei din care faci parte. Iată 10 sfaturi de la care ai putea porni!

Propune reguli care pot ajuta echipa să funcționeze mai bine

Ai remarcat că durează destul de mult până când colegii tăi răspund la un e-mail? Poți propune crearea unui grup pe Discord sau alte platforme gratuite de comunicare cu ajutorul cărora să discutați mai rapid anumite sarcini. Cu o astfel de soluție vei economisi timp prețios și elimini si potențialele neînțelegeri.

Pune întrebările potrivite cât mai repede posibil

Nu aștepta să ți se adune un șir nesfârșit de nelămuriri. Caută să rezolvi cât mai repede tot ce-ți e neclar pentru a putea merge mai departe și pentru a nu avea timpi morți. E important să te asiguri că ai înțeles pe deplin ce ai de făcut pentru a te putea concentra mai apoi pe sarcina respectivă.

Nu presupune că oamenii știu deja tot ce știi tu

Chiar dacă faceți parte din aceeași echipă de ceva vreme asta nu înseamnă că toți colegii tăi știu exact ce faci tu și ar putea prelua oricând anumite acțiuni ale tale. Mai bine îți stabilești o discuție privată cu cei care au nevoie de anumite lămuriri pentru a preveni orice potențială eroare.

Fii proactiv

În această perioadă, mai mult ca niciodată, e nevoie să dai dovadă de implicare și să te străduiești să ai o comunicare cât mai bună cu colegii tăi. De asemenea, dacă ai idei ce pot îmbunătăți fluxul anumitor activități ele vor fi negreșit apreciate de superiori.

Recunoaște meritele celorlalți

Un rol important în funcționarea echipei ca întreg îl are recunoașterea publică a contribuției fiecărui membru în cadrul echipei. Astfel că dacă un coleg te ajută cu ceva sau are o contribuție serioasă într-o anumită privință ar trebui să-l celebrezi deschis.

Optează pentru un ton prietenos în comunicare

E o perioadă grea, presărată cu multe noutăți și situații stresante, pentru toți cei alături de care lucrezi. Dacă unul dintre ei nu are rezultate așa bune ca-n trecut sau comite vreo greșeală nu e momentul potrivit să ai o atitudine pasiv-agresivă. Atât managerii, cât și oamenii din echipă ar trebui să încerce abordări ceva mai relaxate în astfel de momente.

Reguli de bază în comunicarea la distanță: fii consecvent, clar și concis

Indiferent de modul în care comunicați în echipă atunci când lucrați la distanță, nu vei greși dacă te concentrezi pe aceste trei C-uri. Consecvența înseamnă că oamenii știu cum și când vei comunica și ce tipuri de mesaje furnizezi. Un mesaj clar este simplu de recepționat și se leagă de fapte concrete. A fi concis înseamnă să nu te pierzi printre cuvinte. Indiferent dacă scrii un e-mail sau dai un telefon, nu uita că și colegul tău este ocupat și nu trebuie să-i consumi timp prețios.

Fă-ți timp și pentru o comunicare personală

Atunci când lucrați în același birou acestea discuții vin de la sine, dar în momentul în care toată munca se mută la distanță e important să mai porți periodic și conversații personale, care n-au nicio legătură cu biroul. E important ca echipa să rămână unită chiar și-n astfel de situații pentru a înlocui pauzele de birou în care ieșeați la o cafea/țigară/prânz. Poți crea și un grup pe Facebook sau Discord dedicat discuțiilor informale în cadrul căruia să faceți schimb de gif-uri și meme-uri.

Arată-le colegilor tăi că se pot baza pe tine

Acesta este unul dintre cele mai importante sfaturi de comunicare pentru toți cei care lucrează la distanță. Fă ceea ce spui că vei face! Fii de încredere! Asigură-te că toți cei din echipa ta știu că pot conta pe tine, indiferent de unde lucrezi. Este esențial să fii de încredere atunci când ți se oferă privilegiul de a lucra remote. Așadar, dacă te numeri printre cei care mai pot continua cu telemunca, asigură-te că-ți îndeplinești toate sarcinile cât mai bine posibil.

Trebuie să știi și când să te oprești

Programul de lucru este delimitat mult mai clar atunci când lucrezi la birou. Munca de la distanță estompează de multe ori linia dintre job și viața personală. De aceea, e important să trasezi tu niște limite foarte clare și când vine vorba de comunicare dar și de alte sarcini. Nu accepta ședințe stabilite în afara orelor de lucru și decide din ce moment al zilei nu vei mai fi accesibil. Dacă vei începe să răspunzi la mail-uri seara sau în weekend sunt șanse mari să rămâi cu acest obicei și după ce se va încheia perioada de lucru remote.

Dacă faci asta pentru că sarcinile s-au înmulțit peste măsură de când ai început să lucrezi de acasă poate că n-ar strica să faci o trecere în revistă și a joburilor remote disponibile în acest moment pe ejobs.ro.