E-mailul Out of Office. Cum să-l personalizezi pentru vacanța de vară

Dacă îți dorești să ai o vacanță fără e-mailuri urgente și notificări, setează un e-mail Out of Office Message care binedispune și mobilizează și colegii, managerii, clienții să-ți respecte timpul pentru relaxare.

Ultima zi la birou înainte de o vacanță binemeritată se termină cu gândul la clienți și parteneri care ar putea să te sune dacă nu le răspunzi repede la e-mail. Chiar înainte de a închide laptopul, programează un e-mail Out of Office Message care te salvează de apelurile urgente. Și chiar poți să renunți la mesajul Out Of Office Message clasic cu textul și structura împrumutate de la colegi sau parteneri:

Mulțumesc pentru mesaj! Nu voi fi la birou până pe 4  septembrie. Voi răspunde la mesajul tău când revin din vacanță. Pentru probleme urgente, te rog să o contactezi pe colega mea, Elena, la e-mailul… Mulțumesc!)

Iată structura unui Out of Office Message:

– Mulțumești pentru mesaj. Arăți respect pentru expeditor și pentru timpul său. Poate fi un potențial client și, la scurt timp după ce revii din vacanță, să semnezi și un nou contract
– Menționezi motivul lipsei de la birou. Este important să precizezi că ești în vacanță și nu doar că lipsești de la birou. Oamenii vor înțelege mai ușor situația.
– Menționezi perioada când vei lipsi de la birou: de ex.  21 august – 4 septembrie (inclusiv).
– Precizezi cum vei comunica:  Dacă preferi să răspunzi urgențelor specifică forma de comunicare (e-mail sau telefon), astfel încât să setezi așteptări corecte oamenilor.
– Oferi datele de contact ale persoanei care preia activitatea ta pe timpul vacanței. Specifică și funcția, specializarea persoanei care îți va ține locul astfel încât expeditorul să-și dea seama ușor dacă este în măsură să-i răspundă la întrebări.

Toate informațiile practice pot fi incluse și într-un e-mail Out of Office Message simpatic care să arate personalitatea ta. Desigur, acesta se justifică ales dacă lucrezi într-un domeniu creativ și îți cunoști bine contactele.

7 idei pentru un Out of office Message amuzant:

Începem șirul e-mailurilor out of office cu cel al colegei noastre, Ela Ilieși, Senior SEO Manager eJobs Group.

1) Bună,

Probabil nu ai aflat, dar în perioada 14-21 iunie 2023 sunt în concediu de odihnă.

Mai exact, sunt in Creta încercând să mă prefac că locuiesc aici și că asta e viața mea de zi cu zi.

Dacă cererea ta e urgentă, i-o poti transmite și sefului meu, pentru a-i aminti ce importantă sunt. 

Mulțumesc!

2) Titlu: 404: Marketing Managerul nu a fost găsit
M-au trimis de la birou într-o săptămână sabatică. Ne revedem pe 4 septembrie :). 

3) Sunt în vacanță din 21 august până pe 4 septembrie 2023. Ai grijă de căsuța mea de e-mail și alege cu înțelepciune mesajele pe care mi le trimiți. Reține că m-ai trimis deja un e-mail :).

4) Nu sunt la birou în perioada X. Bucură-te de liniște!

5) Tocmai ai primit acest e-mail. Destinatarul se bucură de o binemeritată vacanță, caută idei noi pe munte, în hamac.

6) Mulțumesc că te-ai gândit la mine și mi-ai scris! Eu, între timp, am fugit de la birou pe o plajă din Grecia. Dar îți las un video simpatic aici, să-ți fac poftă de relaxare și distracție.

7)  Dragă, expeditorule,
Tocmai am primit mesajul tău și chiar am intuit câteva dintre curiozitățile tale, așa că m-am gândit să fac un scurt QA (questions & answers, trad. – întrebări și răspunsuri):
Q: Unde ești plecat? A: După aproximativ 90 de zile lucrate anul acesta, am descoperit că am și zile de concediu. Merit și eu o vacanță.
Q: Când revii? A: Imediat ce mă relaxez și mă plimb cât vreau. Parchez din nou la birou pe 4 septembrie.
Q: Cine îți ține locul? A: Colega mea, Elena, e-mail…

Avem și un cadou pentru o vacanță liniștită: instrucțiunile „Cum setez un e-mail Out of Office Message” pe: Outlook.com și  Gmail

Ți-a plăcut articolul despre Out-of-Office Message? Citește și despre: 

Zile libere 2023. Când să planifici următoarea minivacanță